Ein Eigenbeleg ist die Notlösung, wenn der Originalbeleg verloren ist. Das Finanzamt akzeptiert ihn — aber nur in begründeten Ausnahmefällen, mit klaren Pflichtangaben und nicht für jede Ausgabenart. Hier sind die Regeln.
Wann ein Eigenbeleg erlaubt ist
Ein Eigenbeleg darf den Originalbeleg nur ersetzen, wenn der Originalbeleg nicht beschaffbar ist. Das Finanzamt prüft drei Fragen:
- Ist die Ausgabe glaubhaft betrieblich? Wenn die Buchung im Geschäftskonto sichtbar ist und zur Tätigkeit passt, ja.
- Wurde der Originalbeleg mit zumutbarem Aufwand gesucht? E-Mail-Postfach durchsucht, beim Anbieter angefragt, Kunden-Portal geprüft.
- Liegt der Eigenbeleg in einem vertretbaren Größenrahmen? Bei Beträgen über 150 € nimmt das Finanzamt es genauer; bei Bagatellbeträgen unter 35 € ist es kulanter.
Eigenbelege sind eine Ausnahme, kein Standard. Wenn pro Jahr mehr als 5 % deiner Belege Eigenbelege sind, fällt das auf — und kann zu einer Betriebsprüfung führen.
Was ein Eigenbeleg enthalten muss
Mindestangaben für jeden Eigenbeleg:
- Datum der Ausgabe
- Art und Zweck der Ausgabe (konkret, nicht "Spesen")
- Name und Anschrift des Empfängers
- Betrag (brutto, mit Trennung USt wenn bekannt)
- Begründung, warum der Originalbeleg fehlt
- Datum der Erstellung des Eigenbelegs
- Unterschrift
Die Begründung ist der entscheidende Punkt. Akzeptiert wird zum Beispiel: "Originalbeleg im Restaurant nicht ausgehändigt, telefonische Nachfrage am 03.04.2026 ergab keine Rechnungskopie". Nicht akzeptiert: "Beleg nicht mehr auffindbar".
Sonderfall Bewirtung
Bei Bewirtung ist der Eigenbeleg besonders heikel. § 4 Abs. 5 EStG fordert für Bewirtungskosten einen maschinell erstellten Beleg vom Restaurant. Ein reiner Eigenbeleg reicht hier in der Regel nicht.
Praktikable Lösung: Eigenbeleg plus Banktransaktion. Wenn die Restaurant-Buchung im Geschäftskonto sichtbar ist, kann ein gut begründeter Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmer akzeptiert werden — aber dein Steuerberater sollte das vorher prüfen. Mehr Hintergrund in unserem Artikel Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen.
Eigenbeleg automatisch erstellen
belege.ai erstellt Eigenbelege automatisch aus Banktransaktionen, wenn nach 14 Tagen kein Originalbeleg gefunden wurde. Du wirst per Telegram gefragt:
- Was war diese Ausgabe?
- Hast du den Originalbeleg gesucht — wo, mit welchem Ergebnis?
Aus deinen zwei Antworten plus den Bank-Transaktionsdaten generiert belege.ai einen vollständigen, finanzamt-konformen Eigenbeleg als PDF — mit Faksimile-Unterschrift, Begründungstext und Datum-Vermerken. Der manuelle Aufwand pro Eigenbeleg sinkt von 15 Minuten auf unter eine Minute.
Fazit
Eigenbelege sind ein wichtiges Werkzeug für die seltenen Fälle, in denen der Originalbeleg unwiederbringlich weg ist — aber kein Freifahrtschein. Wer mehr als ein paar pro Jahr braucht, sollte am Vorgehen arbeiten, nicht am Notbehelf. Mehr dazu in unserem Artikel zu fehlenden Belegen am Jahresende.