Ratgeber
Praxis-Artikel rund um Belege und Rechnungseingang: Rechnungen aus Gmail, Outlook und Portalen einsammeln, Belege mit dem Konto abgleichen, Bewirtungsbelege, Eigenbelege, Spesen, E-Rechnung und GoBD — geschrieben für Selbstständige und Unternehmer:innen, die ihre Buchhaltung lieber heute als morgen erledigt hätten.
Neu im Ratgeber
Rechnungen aus Gmail automatisch sammeln: Suche, Filter und KI
Rechnungen aus Gmail sammeln: Suchoperatoren finden sie, Filter sortieren neue, Skripte speichern Anhänge in Drive – ein KI-Agent holt auch Links und Mailtexte.Outlook-Rechnungen automatisch sammeln: Regeln, Power Automate, KI
Rechnungen aus Outlook automatisch sammeln: Serverregeln sortieren, Power Automate speichert Anhänge in OneDrive, ein KI-Agent sucht pro Zahlung auch Links.Belegabgleich: So gleichst du Rechnungen und Kontoumsätze ab
Belegabgleich Schritt für Schritt: Jeder Kontoumsatz bekommt seinen Beleg oder eine Begründung – mit Status, Abgleichsschlüsseln und Regeln für Sonderfälle.Belege für den Steuerberater organisieren: Monats-Checkliste
Was dein Steuerberater jeden Monat braucht, bis wann und auf welchem Weg: Checkliste mit Fristen der Voranmeldung, Übergabewegen und einer Ausnahmeliste.Rechnung nur als Link in der E-Mail? So kommst du sicher ans PDF
Rechnung nur als Link statt PDF-Anhang? Die Mail ist nicht die Rechnung: So sicherst du PDF und XML rechtzeitig, holst sie aus Portalen und meidest Phishing.Doppelte Rechnungen vermeiden: Dubletten erkennen und abfangen
Doppelte Rechnungen entstehen über Mail, Portal und Upload. So erkennst du Dubletten, korrigierst doppelt gezogene Vorsteuer und holst Doppelzahlungen zurück.
Banking-Integration
Wie belege.ai aus Banktransaktionen automatisch fehlende Belege erkennt, Rechnungen aus E-Mail und Portalen einsammelt und Buchungen DATEV-fertig für den Steuerberater vorbereitet.
Einführung und häufige Fragen- Bewirtungsbeleg automatisch aus Banktransaktion erstellen
- Bewirtungsbeleg per Telegram erstellen — in 30 Sekunden
- Belege automatisch erfassen 2026: KI, OCR & Bankabgleich
- Amazon, eBay & Etsy in der Buchhaltung: Auszahlungen, Gebühren und Abrechnungen zuordnen
- Amex nach DATEV: Kreditkartenabrechnung in der Buchhaltung
- Miles & More Kreditkarte: Abrechnung, Belege und DATEV
Rechnungseingang & E-Mail
Rechnungen aus Gmail, Outlook und anderen Postfächern automatisch einsammeln, Download-Links und Kundenportale abarbeiten, Duplikate abfangen, mit dem Konto abgleichen und vollständig an den Steuerberater übergeben.
Einführung und häufige Fragen- Rechnungen aus Gmail automatisch sammeln: Suche, Filter und KI
- Outlook-Rechnungen automatisch sammeln: Regeln, Power Automate, KI
- Belegabgleich: So gleichst du Rechnungen und Kontoumsätze ab
- Belege für den Steuerberater organisieren: Monats-Checkliste
- Rechnung nur als Link in der E-Mail? So kommst du sicher ans PDF
- Doppelte Rechnungen vermeiden: Dubletten erkennen und abfangen
- Rechnungen aus GMX, WEB.DE und IONOS automatisch sammeln (IMAP)
- E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten: Alias, Gruppe, Postfach
Software-Vergleich und Alternativen
belege.ai im Vergleich zu sevDesk, Lexware Office, GetMyInvoices und anderen Tools: wann sich eine Buchhaltungssoftware lohnt und wann ein Beleg-Agent die bessere Ergänzung ist.
Einführung und häufige Fragen- sevDesk Alternative 2026: Belege automatisch sammeln statt selbst suchen
- Lexware Office Alternative 2026: automatische Belegerfassung, die wirklich automatisch ist
- GetMyInvoices Alternative 2026: Belege bank-getrieben statt portal-getrieben
- Amex-Belege automatisch sammeln: GetMyInvoices vs. transaktionsgetrieben
Fehlende Belege finden
Fehlende Belege vor dem Jahresabschluss systematisch finden: Bankbuchungen prüfen, Rechnungen aus Postfach und Portalen nachziehen und Eigenbelege nur als sauberen Notbehelf nutzen.
Einführung und häufige Fragen- Fehlende Belege beim Jahresabschluss — so findest du sie alle
- Nur ein Kassenbon? So bekommst du nachträglich eine richtige Rechnung vom Händler
- Booking.com-Hotelrechnung fehlt? So holt der KI-Agent sie automatisch beim Hotel
- Airbnb-Rechnung für die Geschäftsreise: so bekommst du einen Beleg mit Umsatzsteuer
- E-Ticket ist keine Rechnung: so bekommst du die Flugrechnung für die Buchhaltung
- Mietwagen-Rechnung fehlt? So bekommst du den Beleg von Sixt, Europcar & Co.
- PayPal-Rechnung herunterladen: so bekommst du den richtigen Beleg für die Buchhaltung
- Amazon-Rechnung herunterladen: Bestellung, Marketplace & Amazon Business
- Beleg verloren — was tun? So rettest du Betriebsausgabe und Vorsteuer
Bewirtungsbeleg-Grundlagen
Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Pflichtangaben, geschäftlicher Anlass, Teilnehmer, Trinkgeld, Vorsteuer und elektronische Genehmigung so dokumentieren, dass das Finanzamt den Beleg akzeptiert.
Einführung und häufige FragenEigenbeleg
Eigenbeleg erstellen, wenn der Originalbeleg fehlt: Pflichtangaben, Grenzen beim Vorsteuerabzug, typische Fehler und wie du Ersatzbelege GoBD-nah in deine Buchhaltung einordnest.
Einführung und häufige FragenCompliance & Finanzamt
GoBD, digitale Belege, Aufbewahrungspflichten und elektronische Genehmigung: praxisnahe Regeln für finanzamt-konforme Belegablage statt unsicherer PDF-Ordner.
Einführung und häufige Fragen- Bewirtungsbeleg digitale Signatur — was das Finanzamt akzeptiert
- Digitale Belege: sicher, rechtssicher und GoBD-konform aufbewahren
- E-Rechnungspflicht 2025: empfangen, prüfen und GoBD-konform archivieren
- E-Rechnung ab 2027: Musst du dann E-Rechnungen schreiben? Der Entscheidungsbaum
- Reverse-Charge-Rechnung buchen: § 13b bei AWS, Google, Meta & Fiverr
- E-Rechnungsformate: XRechnung, ZUGFeRD und EDI im Überblick
- E-Rechnung empfangen: Was Unternehmen jetzt konkret tun müssen
- E-Rechnung: Diese Ausnahmen gelten wirklich
- E-Rechnung-Checkliste: In 16 Punkten umgestellt
- E-Rechnung und Vorsteuerabzug: Wann ein Formatfehler wirklich Geld kostet
- E-Rechnung für Handwerker: Abschlagsrechnung, Bauleistung, Privatkunde
- E-Rechnung im Verein: Wann die Pflicht greift — und wann nicht
- E-Rechnung für Kleinunternehmer: befreit vom Ausstellen, nicht vom Empfangen
- EDI-Rechnungen: Was aus bestehenden EDI-Verfahren nach der E-Rechnungspflicht wird
- Betriebsprüfung vorbereiten: Ablauf, Unterlagen und die Lücke, die am meisten kostet
- GoBD-Checkliste: 15 Punkte, die bei der Prüfung wirklich zählen
- Pflichtangaben auf Rechnungen: Diese 10 Angaben müssen draufstehen
- Rechnungsnummer vergeben: Was fortlaufend und eindeutig wirklich bedeutet
- Rechnung korrigieren: Wann eine Berichtigung nötig ist und was sie enthalten muss
- Vorsteuerabzug prüfen: Diese Rechnungsfehler kosten Unternehmen Geld
- E-Rechnung archivieren: XML, PDF und ZUGFeRD richtig aufbewahren
- Rechnungen aufbewahren: Fristen, Originalformat und praktische Ablage
Spesenabrechnung
Spesenabrechnung ohne Excel: Reisekosten, Verpflegungspauschalen, Bewirtungsbelege, gestellte Mahlzeiten und Belegnachweise sauber erfassen und steuerbereit abrechnen.
Einführung und häufige FragenKasse & Gastronomie
Kasse und Buchhaltung in Gastronomie und Einzelhandel: Kassennachschau, Kassen-Meldepflicht, Registrierkassenpflicht 2027, Mehrwertsteuer-Umstellung und wie Z-Bons und Karten-Auszahlungen sauber in Lexware & Co. landen.
Einführung und häufige Fragen- Kassennachschau: Was das Finanzamt prüft — und wie du dich vorbereitest
- Kassen-Meldepflicht: Kassensysteme über ELSTER melden — Fristen, Angaben, Folgen
- Registrierkassenpflicht 2027: Wer betroffen ist und was Gastronomen jetzt tun sollten
- 7 % auf Speisen: Die Mehrwertsteuer-Umstellung 2026 in Kasse und Buchhaltung
- Z-Bon in Lexware buchen: So kommt der Kassenabschluss sauber in die Buchhaltung
- Kartenzahlungen zuordnen: Sammel-Auszahlungen von SumUp, Hobex & Co. in der Buchhaltung
- Booking.com-Provision buchen: Kommission, Reverse Charge und Auszahlungen im Hotel
- Mehrwertsteuer im Hotel 2026: Übernachtung, Frühstück, Getränke — was gilt jetzt?
- Betriebsprüfung in der Gastronomie: Prüfungsschwerpunkte und wie du sie entschärfst
- Bonpflicht: Wer einen Beleg ausgeben muss — und was gerade in Bewegung ist