Eigenbeleg
Eigenbeleg erstellen, wenn der Originalbeleg fehlt: Pflichtangaben, Grenzen beim Vorsteuerabzug, typische Fehler und wie du Ersatzbelege GoBD-nah in deine Buchhaltung einordnest.
Der Eigenbeleg ist der Notbehelf der Buchhaltung: ein selbst erstellter Beleg für eine Ausgabe, für die kein Fremdbeleg vorliegt oder beschafft werden kann. Er ist zulässig, aber er ist kein Freibrief — und er ersetzt keine Rechnung.
Was ein Eigenbeleg kann und was nicht
| Eigenbeleg | Ordnungsgemäße Rechnung | |
|---|---|---|
| Betriebsausgabenabzug | möglich, wenn die Ausgabe glaubhaft ist | ja |
| Vorsteuerabzug | nein | ja |
| Typische Fälle | Trinkgeld, Parkgebühr am Automaten, verlorener Kassenbon, Portokosten | alle Leistungen zwischen Unternehmern |
Damit ist auch die wirtschaftliche Grenze klar: Bei einer Ausgabe von 119 € brutto kostet der Eigenbeleg statt der Rechnung 19 € Vorsteuer. Bei einem Parkschein von 2,50 € ist das egal, bei einer Hotelrechnung nicht — dort lohnt sich der Aufwand, die Rechnung tatsächlich nachzufordern.
Pflichtangaben
- Empfänger der Zahlung mit vollständiger Anschrift
- Art der Aufwendung und geschäftlicher Grund
- Datum der Ausgabe und Betrag
- Datum der Belegerstellung und eigene Unterschrift
- Nach Möglichkeit ein Nachweis für die Höhe — Preisliste, Kontoauszug, Screenshot
Ein Eigenbeleg wird umso glaubwürdiger, je näher er zeitlich an der Ausgabe liegt und je konkreter der Anlass beschrieben ist. Häufen sich Eigenbelege oder erreichen sie größere Beträge, ist das in einer Prüfung ein Ansatzpunkt — nicht weil Eigenbelege unzulässig wären, sondern weil sie dann das Ordnungssystem insgesamt in Frage stellen.
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Häufige Fragen
Wann ist ein Eigenbeleg zulässig?
Wenn ein Fremdbeleg fehlt und nicht mehr beschafft werden kann, die Ausgabe aber betrieblich veranlasst und glaubhaft ist. Typisch sind Trinkgeld, Parkgebühren am Automaten oder ein verlorener Kassenbon.
Kann ich aus einem Eigenbeleg Vorsteuer ziehen?
Nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung des leistenden Unternehmers voraus. Ein Eigenbeleg rettet nur den Betriebsausgabenabzug.
Was muss auf einem Eigenbeleg stehen?
Empfänger der Zahlung mit Anschrift, Art und geschäftlicher Grund der Aufwendung, Datum und Betrag der Ausgabe sowie Erstellungsdatum und eigene Unterschrift. Ein Nachweis über die Höhe stützt den Beleg zusätzlich.
Gibt es eine Betragsgrenze für Eigenbelege?
Eine feste gesetzliche Grenze gibt es nicht. Je höher der Betrag und je häufiger Eigenbelege vorkommen, desto kritischer sieht die Betriebsprüfung sie — bei größeren Beträgen lohnt es sich, die Rechnung nachzufordern.
Was ist der Unterschied zwischen Eigenbeleg und Ersatzbeleg?
Die Begriffe werden weitgehend synonym verwendet. Gemeint ist in beiden Fällen ein selbst erstellter Beleg, der einen fehlenden Fremdbeleg ersetzt.