Seit der E-Rechnungspflicht ist die Archivierung nicht nur ein Ablageproblem. Bei strukturierten Rechnungen trägt der XML-Teil die steuerlich relevanten Daten. Wer nur einen Screenshot oder ein gerendertes PDF behält, verliert unter Umständen das Original.
Strukturierten Teil erhalten
Die aktuelle BMF-FAQ zur E-Rechnung erläutert: Bei einer E-Rechnung ist zumindest ihr strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt im ursprünglichen Format vorliegt. Die aktuelle GoBD-Änderung konkretisiert die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungen und den Datenzugriff.
Praktische Checkliste
- Original übernehmen: Speichere die empfangene XML-Datei beziehungsweise den strukturierten Teil einer hybriden Rechnung unverändert.
- Lesbarkeit sichern: Halte zusätzlich eine menschenlesbare Ansicht bereit, damit Fachbereich und Buchhaltung die Rechnung prüfen können.
- Vorgang verknüpfen: Verbinde Rechnung, Zahlung, Freigabe und Korrekturen in einem nachvollziehbaren Vorgang.
Häufiger Fehler
Nur das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung abzulegen. Der strukturierte XML-Teil gehört ebenfalls zum aufbewahrungspflichtigen Originalbestand.
So behält belege.ai den Überblick
belege.ai verknüpft Banktransaktion, eingegangene Rechnung und gegebenenfalls Korrekturen zu einem Vorgang. Fehlt ein Beleg oder ist eine Angabe auffällig, bleibt die Buchung sichtbar, bis sie geklärt ist. So wird die Prüfung Teil des laufenden Prozesses statt einer hektischen Suche vor dem Jahresabschluss.