Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von der Größe und auch als Kleinunternehmer. Wer jetzt nur eine PDF ablegt, archiviert nicht rechtssicher. Hier sind die Fristen, die Formate und der GoBD-konforme Weg.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die Rechnungsdaten liegen maschinenlesbar als XML vor, sodass sie ohne Abtippen weiterverarbeitet werden können. In Deutschland sind das vor allem:
- XRechnung – ein reines XML-Format, verbreitet im Behördenumfeld.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – ein Hybrid aus PDF und eingebettetem XML; die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die umsatzsteuerlichen Anforderungen allerdings nicht.
Wichtig: Eine klassische PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Sie bleibt für eine Übergangszeit beim Versand erlaubt, erfüllt die E-Rechnungs-Definition aber nicht.
Die Fristen 2025 bis 2028
Das Wachstumschancengesetz staffelt die Pflicht zeitlich:
- Seit 1.1.2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Der Vorrang der Papierrechnung ist entfallen.
- Bis 31.12.2026: Beim Versand sind Papier- und PDF-Rechnungen weiter erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers).
- Ab 1.1.2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden. Bei bis zu 800.000 Euro gilt die Schonfrist noch bis Ende 2027.
- Ab 1.1.2028: Die Versandpflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze.
Praktisch heißt das: Der Empfang ist längst Pflicht – die meisten unterschätzen genau diesen Teil.
E-Rechnungen empfangen – was du jetzt brauchst
Für den reinen Empfang verlangt das Gesetz keine teure Software: Ein E-Mail-Postfach genügt, um eine E-Rechnung entgegenzunehmen. Entscheidend ist, dass du danach zwei Dinge sicherstellst:
- Auslesen: Die strukturierten Daten (XRechnung/ZUGFeRD) müssen lesbar und prüfbar sein – nicht nur als Bild betrachtet, sondern als Datensatz ausgewertet.
- Archivieren: Die Rechnung muss im Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden (siehe unten).
GoBD-konform archivieren
Nach den GoBD ist die E-Rechnung im Originalformat unveränderbar aufzubewahren – also die strukturierte XML-Datei selbst, maschinell auswertbar, über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte PDF reicht nicht: Die Finanzverwaltung muss die Originaldaten prüfen können.
Konkret bedeutet revisionssicher: nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar und jederzeit wiederauffindbar. Wer E-Rechnungen einfach im Mailpostfach liegen lässt, erfüllt das in der Regel nicht.
Wie belege.ai E-Rechnungen verarbeitet
belege.ai ist auf den Eingang von Belegen spezialisiert – und damit genau auf den Teil der E-Rechnungspflicht, den die meisten übersehen:
- Der Agent empfängt E-Rechnungen automatisch aus deinem verbundenen Postfach (Gmail, Outlook, IMAP).
- Er liest die strukturierten Daten aus und ordnet die Rechnung der passenden Bankbuchung zu.
- Jede Rechnung wird revisionssicher archiviert – mit eingefrorenem Snapshot und SHA-256-Hash – und landet DATEV-fertig im Monats-Paket für den Steuerberater.
Die eigentliche Verbuchung bleibt bei deiner Buchhaltung; belege.ai sorgt dafür, dass die E-Rechnung lückenlos da ist und korrekt abgelegt wird.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist beim Empfang seit 2025 Realität, beim Versand kommt sie gestaffelt bis 2028. Das größte Risiko ist nicht das Ausstellen, sondern das saubere Empfangen und revisionssichere Archivieren der strukturierten Originaldaten. Wer den Belegeingang automatisiert, hat diesen Teil ohne Mehraufwand erledigt.