Compliance & Finanzamt
GoBD, digitale Belege, Aufbewahrungspflichten und elektronische Genehmigung: praxisnahe Regeln für finanzamt-konforme Belegablage statt unsicherer PDF-Ordner.
Die GoBD stellen keine hohen technischen Anforderungen, aber sie verlangen Konsequenz: Belege müssen vollständig, zeitgerecht, geordnet, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden. Ein Ordner voller PDFs erfüllt das nicht automatisch — entscheidend ist, ob ein sachverständiger Dritter den Weg vom Beleg zur Buchung und zurück in angemessener Zeit nachvollziehen kann.
Aufbewahrungsfristen seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz
Die Fristen sind seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr einheitlich. Ein pauschales „zehn Jahre" ist ebenso falsch wie ein pauschales „acht Jahre":
| Frist | Gilt für | Grundlage |
|---|---|---|
| 8 Jahre | Buchungsbelege — Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG |
| 10 Jahre | Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz — und Kassenaufzeichnungen | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
| 6 Jahre | Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, einschließlich E-Mail | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB |
Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist. Sie läuft außerdem nicht ab, solange die Festsetzungsfrist offen ist oder eine Außenprüfung läuft. Details und die Übergangsregelung stehen unter Aufbewahrungsfrist; wann welcher Beleg vernichtet werden darf, rechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner aus.
Was in der Prüfung tatsächlich gefragt wird
- Die Verfahrensdokumentation: Wie kommen Belege ins System, wer prüft sie, wie werden sie archiviert?
- Der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO — unmittelbar, mittelbar oder als Datenträgerüberlassung.
- Beim ersetzenden Scannen: der dokumentierte Prozess, nicht der Scanner.
- Die Unveränderbarkeit der Buchungen, in der Praxis die Festschreibung.
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Häufige Fragen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Buchungsbelege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG, seit dem 1. Januar 2025). Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Kassenaufzeichnungen bleiben bei zehn Jahren.
Gelten für E-Mails andere Fristen?
Ja. Geschäftliche E-Mails sind Handels- oder Geschäftsbriefe und unterliegen einer sechsjährigen Aufbewahrungsfrist. Enthält die E-Mail einen Buchungsbeleg, gilt für diesen die achtjährige Frist.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist. Sie läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist offen ist oder eine Außenprüfung läuft.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Grundsätzlich ja, wenn der Scanprozess in einer Verfahrensdokumentation beschrieben und tatsächlich so gelebt wird. Ausgenommen sind Unterlagen, die im Original aufzubewahren sind, etwa Zollbelege oder notarielle Urkunden.
Brauche ich als Einzelunternehmer eine Verfahrensdokumentation?
Ja, sobald steuerrelevante Unterlagen digital verarbeitet oder archiviert werden. Der Umfang richtet sich nach der Größe des Betriebs — für kleine Unternehmen genügen wenige Seiten.