Reicht der Kassenbon fürs Finanzamt?

Bis 250 € brutto ja: Der Bon gilt als Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, wenn er Name und Anschrift des Händlers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware, Bruttobetrag und Steuersatz enthält. Über 250 € brauchst du eine Rechnung mit deinem Namen und deiner Anschrift, sonst entfällt der Vorsteuerabzug.

Ist der Kartenzahlungsbeleg vom EC-Terminal eine Rechnung?

Nein. Der Terminalbeleg weist nur die Zahlung nach und enthält keinen Umsatzsteuerausweis. Er ist als Zahlungsnachweis nützlich, ersetzt aber weder Kassenbon noch Rechnung.

Wie lange kann ich eine Rechnung nachträglich anfordern?

Die gesetzliche Ausstellungspflicht des Händlers gilt sechs Monate ab Leistung. Auch danach stellen die meisten Händler auf Anfrage noch eine Rechnung aus — je früher du fragst, desto besser, weil Kassensysteme einzelne Bons oft nur begrenzt vorhalten.

Nur ein Kassenbon? So bekommst du nachträglich eine richtige Rechnung vom Händler

Q: Habe ich als Unternehmer ein Recht auf eine Rechnung?

Ja. Bei Leistungen an einen anderen Unternehmer ist der Händler nach § 14 Abs. 2 UStG verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. In der Praxis reicht dafür fast immer eine kurze Anfrage an den Kundenservice oder die Filiale.

Kartenzahlung im Laden, und an der Kasse gab es nur einen Bon: Bis 250 € brutto ist das in Ordnung — der Kassenbon zählt als Kleinbetragsrechnung. Darüber brauchst du für den Vorsteuerabzug eine richtige Rechnung mit deinem Firmennamen. Die gute Nachricht: Als Unternehmer hast du einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass der Händler sie dir nachträglich ausstellt. Hier steht, wie du sie anforderst — mit Mustertext.

Kartenbeleg, Kassenbon, Rechnung: was ist was

An der Ladenkasse entstehen bis zu drei verschiedene Zettel, und steuerlich sind sie nicht gleichwertig:

Kartenzahlungsbeleg (der Schnipsel vom EC-Terminal): nur ein Zahlungsnachweis. Kein Umsatzsteuerausweis, keine Warenpositionen — als Beleg für die Buchhaltung allein wertlos.
Kassenbon: listet die Ware mit Betrag und Steuersatz. Bis 250 € brutto eine vollwertige Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV — darüber nicht mehr.
Rechnung nach § 14 UStG: enthält zusätzlich deinen Namen und deine Anschrift als Leistungsempfänger, eine fortlaufende Rechnungsnummer und die ausgewiesene Umsatzsteuer. Nur damit ist der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG oberhalb der Kleinbetragsgrenze sicher.

Bis 250 €: wann der Kassenbon reicht

Eine Kleinbetragsrechnung muss nur vier Dinge enthalten: Name und Anschrift des Händlers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware sowie den Bruttobetrag mit Steuersatz. Dein eigener Name muss nicht draufstehen. Ein normaler Kassenbon erfüllt das praktisch immer — bis 250 € brutto kannst du ihn also einfach ablegen und die Vorsteuer ziehen.

Ab 250 €: dein Anspruch auf eine Rechnung

Liegt der Bon über 250 €, fehlen für den vollen Vorsteuerabzug deine Daten als Leistungsempfänger. Dann hilft § 14 Abs. 2 UStG: Bei Leistungen an einen anderen Unternehmer ist der Händler verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Du bittest also nicht um einen Gefallen — du machst einen Anspruch geltend. Große Händler kennen das Verfahren; viele Ketten haben dafür eigene Formulare im Kundenservice.

Rechnung nachträglich anfordern: so gehst du vor

Kundenservice oder Filiale kontaktieren — mit Zahlungsdatum, Betrag und der Bitte, eine Rechnung auf deine Firma auszustellen. Den offiziellen Kontakt findest du im Impressum des Händlers.
Nachweise mitschicken: Kassenbon (Foto oder Scan), Zahlungsdatum und Betrag, bei Kartenzahlung ggf. den Kartenauszug als Transaktionsnachweis.
Rechnungsanschrift angeben: Firmenname, Anschrift und — falls vorhanden — USt-IdNr. oder Steuernummer, damit die Rechnung direkt korrekt ausgestellt wird.

Mustertext für die Händler-Anfrage

Diesen Text kannst du direkt übernehmen und die Platzhalter ersetzen:

Betreff: Rechnung zur Kartenzahlung vom [Datum] Guten Tag, am [Datum] habe ich in Ihrer Filiale [Ort] per Karte [Betrag] € gezahlt. Für unsere Buchhaltung benötige ich dazu eine Rechnung auf: [Firmenname] [Straße, PLZ Ort] USt-IdNr. [DE…] Den Kassenbon und den Zahlungsnachweis habe ich angehängt. Bitte senden Sie mir die Rechnung als PDF an diese E-Mail-Adresse. Vielen Dank!

Fallbeispiel: 355 € bei Breuninger, nur ein Bon

So lief es bei einer belege.ai-Kundin: Kartenzahlung über 355 € bei Breuninger, an der Bankbuchung hing nur der Kassenbon. Statt selbst das Impressum zu suchen und eine E-Mail zu formulieren, hat sie es dem Agenten im Telegram-Chat gesagt:

Telegram-Chat mit belege.ai (nachgestellt)

Zur Kartenzahlung bei Breuninger vom 29.04. über 355 € hab ich nur den Kassenbon – ich brauche aber eine richtige Rechnung.

Schnellster Weg: Breuninger Kundenservice oder Filiale kontaktieren und um eine Rechnung zur Kartenzahlung vom 29.04. über 355,00 € auf die GmbH bitten. Mitschicken: Kassenbon, Zahlungsdatum und Betrag, ggf. Kartenauszug. Dazu Rechnungsanschrift und USt-IdNr.

Ich habe dir die fertige Vorlage direkt an dein E-Mail-Postfach geschickt. Offizieller Kontakt laut Breuninger-Impressum ist auch schon drin.

Kleiner Hinweis: Der Beleg, der aktuell an der Buchung hängt, stammt von einem anderen Händler. Das prüfe ich direkt mit – vermutlich ist dort der falsche Beleg zugeordnet.

Der Agent hat die fertige Anfrage samt Rechnungsanschrift und USt-IdNr. direkt in ihr E-Mail-Postfach gelegt — absenden war der einzige verbleibende Handgriff. Und der Hinweis auf den falsch zugeordneten Beleg kam, ohne dass jemand danach gefragt hätte.

So macht es belege.ai automatisch

belege.ai sieht in deinen Bankbuchungen, wo ein Beleg fehlt oder nur ein Kassenbon vorliegt. Bei Beträgen über der Kleinbetragsgrenze bereitet der Agent die Händler-Anfrage vor: offizieller Kontakt aus dem Impressum, fertiger Text mit Zahlungsdatum, Betrag, deiner Rechnungsanschrift und USt-IdNr. — als E-Mail-Vorlage direkt in dein Postfach. Kommt die Rechnung an, ordnet er sie automatisch der richtigen Buchung zu. Wie du fehlende Belege systematisch findest, steht im Artikel Fehlende Belege vor dem Jahresabschluss finden; wenn der Händler nicht mehr reagiert, bleibt als Notbehelf der Eigenbeleg.