Eine Rechnung ist mehr als ein PDF mit Betrag. Fehlen Pflichtangaben, kann der Vorsteuerabzug scheitern und die Buchhaltung muss der Rechnung hinterherlaufen. Diese Checkliste trennt die gesetzlichen Muss-Angaben von sinnvollen Zusatzangaben.
Die gesetzliche Checkliste
§ 14 Abs. 4 UStG nennt unter anderem Namen und Anschriften beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Steuerbefreiung gehört ein entsprechender Hinweis auf die Rechnung.
Praktische Checkliste
- Leistungsempfänger prüfen: Stimmt Firmenname und Anschrift mit dem Unternehmen überein, das die Ausgabe getragen hat?
- Leistung verständlich machen: Eine pauschale Zeile wie „Dienstleistung“ reicht oft nicht. Art und Umfang der Leistung sollten nachvollziehbar sein.
- Beträge abgleichen: Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto müssen rechnerisch zusammenpassen und zur Bankbuchung passen.
Häufiger Fehler
Den Kartenzahlungsbeleg mit der Rechnung zu verwechseln. Er belegt die Zahlung, ersetzt aber weder Leistungsbeschreibung noch Umsatzsteuerausweis.
So behält belege.ai den Überblick
belege.ai verknüpft Banktransaktion, eingegangene Rechnung und gegebenenfalls Korrekturen zu einem Vorgang. Fehlt ein Beleg oder ist eine Angabe auffällig, bleibt die Buchung sichtbar, bis sie geklärt ist. So wird die Prüfung Teil des laufenden Prozesses statt einer hektischen Suche vor dem Jahresabschluss.