Die Rechnungsnummer ist kein hübsches Ordnungssystem, sondern ein Pflichtfeld. Sie muss eine Rechnung eindeutig identifizieren. Dabei sind mehrere Nummernkreise möglich, solange keine Nummer doppelt vergeben wird.
Eindeutig statt zwangsläufig lückenlos
Nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG ist eine fortlaufende Nummer erforderlich, die der Aussteller einmalig vergibt. Das Gesetz verlangt keine reine Zahlenfolge ohne jede Lücke. Wichtig ist ein nachvollziehbares System, das jede Rechnung eindeutig macht.
Praktische Checkliste
- Nummernkreise festlegen: Zum Beispiel getrennt nach Geschäftsjahr, Gesellschaft oder Produkt. Die Bedeutung dokumentierst du intern.
- Storno nicht überschreiben: Eine fehlerhafte Rechnung bleibt nachvollziehbar. Korrigiere sie mit Storno oder Berichtigung statt die Nummer erneut zu verwenden.
- Dubletten verhindern: Prüfe vor dem Versand automatisiert, ob dieselbe Nummer bereits vergeben ist.
Häufiger Fehler
Eine Rechnung zu löschen und dieselbe Nummer später neu zu vergeben. Das zerstört den Prüfpfad und macht Rückfragen unnötig schwer.
So behält belege.ai den Überblick
belege.ai verknüpft Banktransaktion, eingegangene Rechnung und gegebenenfalls Korrekturen zu einem Vorgang. Fehlt ein Beleg oder ist eine Angabe auffällig, bleibt die Buchung sichtbar, bis sie geklärt ist. So wird die Prüfung Teil des laufenden Prozesses statt einer hektischen Suche vor dem Jahresabschluss.