Eine Ausgabe kann betrieblich veranlasst sein und trotzdem beim Vorsteuerabzug Probleme machen. Der praktische Hebel ist eine Rechnungskontrolle direkt beim Eingang, nicht erst kurz vor dem Jahresabschluss.
Rechnung und Unternehmensbezug gehören zusammen
§ 15 Abs. 1 UStG knüpft den Vorsteuerabzug für bezogene Leistungen unter anderem daran, dass der Unternehmer eine nach §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt. Prüfe daher nicht nur den Betrag, sondern auch Leistungsempfänger, Aussteller und Steuerangaben.
Praktische Checkliste
- Empfänger abgleichen: Die Rechnung muss zum Unternehmen passen, das die Leistung für seine Tätigkeit bezogen hat.
- Steuerangaben lesen: Steuersatz und ausgewiesener Steuerbetrag müssen plausibel sein; bei Steuerbefreiung oder Reverse Charge gelten besondere Hinweise.
- Leistung und Zahlung verbinden: Ordne Rechnung, Bestellung oder Vertrag und Banktransaktion zusammen. Das schafft einen belastbaren Prüfpfad.
Häufiger Fehler
Eine Buchungszeile oder Kreditkartenabrechnung als Ersatz für die Lieferantenrechnung zu behandeln. Sie zeigen die Zahlung, nicht alle Anforderungen an die Rechnung.
So behält belege.ai den Überblick
belege.ai verknüpft Banktransaktion, eingegangene Rechnung und gegebenenfalls Korrekturen zu einem Vorgang. Fehlt ein Beleg oder ist eine Angabe auffällig, bleibt die Buchung sichtbar, bis sie geklärt ist. So wird die Prüfung Teil des laufenden Prozesses statt einer hektischen Suche vor dem Jahresabschluss.