Eigenbeleg
Ein Eigenbeleg ist ein selbst ausgestellter Ersatzbeleg für eine betriebliche Ausgabe, deren Originalbeleg fehlt oder nie existiert hat; er sichert den Betriebsausgabenabzug, berechtigt aber nicht zum Vorsteuerabzug.
Ein Eigenbeleg – auch Ersatzbeleg genannt – ist ein vom Steuerpflichtigen selbst erstellter Nachweis über eine betriebliche Ausgabe, für die kein Fremdbeleg vorliegt. Er hält fest, wer wann wofür wie viel bezahlt hat, und begründet, warum der Originalbeleg fehlt.
Der Eigenbeleg ist in keinem Gesetz ausdrücklich geregelt. Er folgt aus dem Belegprinzip der ordnungsgemäßen Buchführung: Keine Buchung ohne Beleg. Wo ein Fremdbeleg fehlt, tritt der Eigenbeleg an seine Stelle und macht die Betriebsausgabe glaubhaft.
Wann ein Eigenbeleg zulässig ist
- Es gibt systembedingt keinen Beleg: Parkautomat ohne Bonausgabe, Münzautomat, Trinkgeld, Straßenbahnticket aus dem Automaten ohne Ausdruck.
- Der Beleg ist verloren oder unlesbar: Thermobon verblasst, Beleg auf der Reise abhandengekommen.
- Der Aussteller stellt keinen Beleg aus: Privatperson als Zahlungsempfänger, Kleinstbeträge auf Märkten.
- Interne Vorgänge ohne Fremdbeleg:Privatentnahme von Waren, Einlage privater Gegenstände ins Betriebsvermögen, Abschreibung eines Fehlbestands.
Vor jedem Eigenbeleg lohnt der Versuch, den Originalbeleg doch noch zu beschaffen – viele Anbieter stellen Zweitschriften im Kundenkonto bereit. Genau dieses Nachfassen bei Anbietern und Portalen übernimmt belege.ai automatisiert; wie es manuell geht, beschreibt die Seite Belege nachträglich beschaffen.
Muster-Feldschema: Was auf einen Eigenbeleg gehört
| Feld | Inhalt | Warum das Finanzamt es sehen will |
|---|---|---|
| Zahlungsempfänger | Name und, soweit bekannt, Anschrift des Empfängers | Beleg dafür, dass das Geld an einen echten Dritten geflossen ist |
| Art der Aufwendung | konkrete Bezeichnung, z. B. „Parkgebühr Kundentermin Musterfirma“ | Sammelbegriffe wie „Spesen“ lassen die betriebliche Veranlassung offen |
| Datum der Ausgabe | Tag der Zahlung, nicht der Tag, an dem der Eigenbeleg geschrieben wird | Zuordnung zum richtigen Wirtschaftsjahr |
| Betrag | Bruttobetrag; keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen | Ein Steuerausweis ohne Originalrechnung wäre unzutreffend |
| Zahlungsweg | bar aus der Kasse, Karte, Bankkonto mit Datum des Auszugs | Verprobung gegen Kassenbuch und Kontoauszug |
| Betrieblicher Anlass | Projekt, Kunde, Termin oder Fahrtziel | Nachweis der betrieblichen Veranlassung nach § 4 Abs. 4 EStG |
| Grund für den Ersatzbeleg | warum kein Original vorliegt, z. B. „Automat gibt keinen Beleg aus“ | Ohne Begründung wirkt der Eigenbeleg wie eine nachträgliche Konstruktion |
| Belegnummer | Nummer aus dem eigenen Belegkreis, z. B. EB-2026-014 | Verknüpfung mit der Buchung, siehe Belegnummer |
| Datum und Unterschrift | Ausstellungsdatum und Unterschrift des Ausstellers | GoBD verlangen den verantwortlichen Aussteller als Belegangabe |
Fertige Formulare mit genau diesen Feldern stehen als Eigenbeleg-Vorlage und als Ersatzbeleg-Vorlage bereit.
Wofür ein Eigenbeleg nicht reicht
- Vorsteuerabzug. § 15 UStG setzt eine Rechnung eines anderen Unternehmers voraus. Ein Eigenbeleg ist keine solche Rechnung – die Umsatzsteuer geht endgültig verloren.
- Bewirtung im Restaurant. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG verlangt die maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete Rechnung des Bewirtungsbetriebs. Der Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern ergänzt sie, ersetzt sie aber nicht.
- Kassenaufzeichnungen. Ein Eigenbeleg heilt keine fehlende Einzelaufzeichnung und keinen fehlenden Z-Bon.
- Systematischer Belegersatz. Wer regelmäßig größere Positionen über Eigenbelege bucht, riskiert eine Hinzuschätzung, weil die Buchführung dann nicht mehr als vollständig gilt.
Rechenbeispiel mit Buchungssatz
Auf einem Kundentermin fallen 12,00 € Parkgebühr an, der Automat gibt keinen Beleg aus. Rechnerisch stecken darin 1,92 € Umsatzsteuer (12,00 € × 19/119) und 10,08 € Entgelt – abziehbar ist davon nichts. Gebucht wird der volle Bruttobetrag als Aufwand:
- SKR03: 4670 Reisekosten Unternehmer 12,00 € an 1000 Kasse 12,00 €
- SKR04: 6670 Reisekosten Unternehmer 12,00 € an 1600 Kasse 12,00 €
Der Eigenbeleg kostet bares Geld: Bei 19 % Umsatzsteuer gehen rund 16 % des Bruttobetrags als nicht abziehbare Vorsteuer verloren. Bei einer verlorenen Rechnung über 1.190 € sind das 190 €. Eine Zweitschrift beim Aussteller anzufordern ist deshalb fast immer die bessere Option als ein Ersatz des Originals durch einen Eigenbeleg.
Aufbewahrung
Der Eigenbeleg ist ein Buchungsbeleg und unterliegt damit der Aufbewahrungsfrist von acht Jahren nach § 147 Abs. 3 AO. Er sollte im selben Ablagesystem liegen wie alle anderen Belege, damit ein sachverständiger Dritter den Vorgang in angemessener Zeit nachvollziehen kann.
Häufige Fragen
Wann darf ich einen Eigenbeleg schreiben?
Immer dann, wenn eine betrieblich veranlasste Ausgabe nachweisbar angefallen ist, aber kein Fremdbeleg zu bekommen ist – etwa beim Parkautomaten ohne Bon, beim Trinkgeld oder wenn der Originalbeleg verloren ging. Vorher sollte man immer versuchen, eine Zweitschrift anzufordern.
Kann ich mit einem Eigenbeleg Vorsteuer ziehen?
Nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung eines anderen Unternehmers mit gesondert ausgewiesener Steuer voraus. Ein selbst geschriebener Beleg erfüllt das nicht, deshalb wird der Bruttobetrag als Aufwand gebucht.
Gibt es eine Betragsgrenze für Eigenbelege?
Nein, das Gesetz nennt keine Grenze. Je höher der Betrag, desto genauer prüft das Finanzamt aber die Glaubhaftmachung – ein hoher Eigenbeleg ohne Zahlungsnachweis auf dem Kontoauszug fällt in der Prüfung fast sicher auf.
Ersetzt ein Eigenbeleg die Restaurantrechnung bei Bewirtung?
Nein. Bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb verlangt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung des Betriebs. Der Eigenbeleg trägt nur die Angaben zu Anlass und Teilnehmern.
Muss ein Eigenbeleg unterschrieben werden?
Ja, der Aussteller sollte ihn mit Datum unterzeichnen. Die GoBD verlangen den verantwortlichen Aussteller als Belegangabe, und die Unterschrift macht die Erklärung zurechenbar.
Wie lange muss ich Eigenbelege aufbewahren?
Acht Jahre wie jeden anderen Buchungsbeleg auch (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.