Ein Eigenbeleg wird in sevDesk wie ein normaler Ausgabenbeleg erfasst. Der entscheidende Unterschied steckt nicht im Upload, sondern in der Steuer: Der Eigenbeleg kann eine glaubhafte Betriebsausgabe dokumentieren, berechtigt allein aber grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. So legst du ihn sauber an, verknüpfst ihn mit der Zahlung und vermeidest eine doppelte oder steuerlich falsche Buchung.
Kurz gesagt
Für einen sevDesk Eigenbeleg erstellst du zunächst ein PDF mit allen Pflichtangaben. In sevDesk öffnest du anschließend Belege → Ausgabe erfassen, lädst das PDF hoch, ergänzt Kategorie und Zahlung und wählst beim reinen Eigenbeleg grundsätzlich „Kein Vorsteuerabzug“. sevDesk beschreibt den Eigenbeleg selbst als Ersatz für eine fehlende Rechnung oder Quittung und erfasst ihn wie einen normalen Beleg (sevDesk-Wissensdatenbank: Eigenbeleg).
Bevor du diesen Weg gehst, versuche immer zuerst, das Original im Postfach oder Anbieterportal zu finden oder eine Zweitschrift anzufordern. Das rettet nicht nur den besseren Nachweis, sondern häufig auch die Vorsteuer.
Wann ein Eigenbeleg in sevDesk richtig ist
Ein Eigenbeleg ist ein Notbehelf, kein Ersatz für einen bequemen Download. Er passt vor allem dann, wenn die Ausgabe betrieblich und der Höhe nach glaubhaft ist, aber objektiv kein Fremdbeleg mehr zu bekommen ist. Typische Fälle sind ein verlorener Parkschein, nicht quittiertes Trinkgeld oder ein Automat, der keinen Beleg ausgegeben hat.
Bei einer normalen Lieferantenrechnung ist die Reihenfolge anders: Kundenkonto prüfen, Postfach durchsuchen, beim Anbieter eine Kopie anfordern — erst danach Eigenbeleg. Eine detaillierte Entscheidungshilfe findest du in Beleg verloren — was tun?.
Sonderfall Bewirtung: Ein allgemeiner Eigenbeleg ersetzt keinen maschinell erstellten Restaurantbeleg. Fehlt der Bewirtungsbeleg, fordere zuerst eine Ersatzkopie beim Restaurant an. Erfinde nicht aus der Kartenbuchung allein einen steuerlich vollwertigen Bewirtungsbeleg.
Diese Angaben braucht der Eigenbeleg
Die offizielle sevDesk-Anleitung nennt für einen korrekten Eigenbeleg insbesondere:
- Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift,
- Art der Aufwendung und den konkreten betrieblichen Anlass,
- Datum der Ausgabe,
- Betrag und, soweit möglich, einen zusätzlichen Nachweis zur Höhe,
- Grund, warum der Originalbeleg fehlt,
- Erstellungsdatum und Unterschrift.
Schreibe beim Grund nicht nur „Beleg fehlt“, sondern dokumentiere den tatsächlichen Vorgang, zum Beispiel: „Parkscheinautomat gab keinen Beleg aus“ oder „Ersatzkopie am 08.08.2026 beim Anbieter angefragt, nicht mehr verfügbar“. Kontoauszug, Preisübersicht oder Korrespondenz mit dem Anbieter bleiben als ergänzende Nachweise am Vorgang.
Du kannst dafür die kostenlose Eigenbeleg-Vorlage als PDF oder Excel nutzen. Entscheidend ist, dass die Angaben vollständig, nachvollziehbar und später nicht still überschrieben werden; § 146 AO verlangt vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen.
Eigenbeleg in sevDesk erfassen — Schritt für Schritt
- Originalsuche dokumentieren. Notiere kurz, wo du gesucht oder wann du eine Zweitschrift angefordert hast.
- Eigenbeleg als PDF erstellen. Fülle die Pflichtangaben aus und unterschreibe den Beleg.
- In sevDesk hochladen. Öffne „Belege“, wähle „Ausgabe erfassen“ und lade das PDF in der Belegmaske hoch. Alternativ akzeptiert sevDesk Drag-and-drop, App und E-Mail-Import (sevDesk-Wissensdatenbank: Belege erfassen).
- Daten prüfen. Kontrolliere Zahlungsempfänger, Belegdatum, Betrag, Belegnummer und Kategorie. Automatische Belegerkennung hilft beim Auslesen, ersetzt aber nicht deine Prüfung.
- Ohne Vorsteuer buchen. Wähle für den reinen Eigenbeleg grundsätzlich die Umsatzsteuerregelung „Kein Vorsteuerabzug“ und das passende Aufwandskonto.
- Zahlung zuordnen. Verknüpfe den fertigen Beleg mit der passenden Bank- oder Kartentransaktion. So bleibt „keine Buchung ohne Beleg“ auch im Zahlungsabgleich nachvollziehbar.
Der wichtige Unterschied: Betriebsausgabe ja, Vorsteuer nein
Ein Eigenbeleg kann die betriebliche Ausgabe glaubhaft machen. Er ist aber keine Rechnung des leistenden Unternehmers. Für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG musst du grundsätzlich eine nach §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzen. Deshalb darfst du die auf dem verlorenen Original möglicherweise enthaltene Umsatzsteuer nicht einfach aus dem Bruttobetrag herausrechnen und als Vorsteuer buchen.
Beispiel: Für einen betrieblichen Parkvorgang über 11,90 € ist kein Beleg mehr erhältlich. Der Eigenbeleg kann die 11,90 € als Aufwand dokumentieren. Ohne ordnungsgemäße Rechnung buchst du aber keine 1,90 € Vorsteuer heraus. Im Zweifel entscheidet dein Steuerberater anhand des konkreten Falls.
Eigenbelege automatisch an sevDesk übergeben
Mit belege.ai beginnt der Ablauf nicht beim leeren Formular, sondern bei der offenen Banktransaktion. Der Agent sucht zuerst nach dem Original — im Postfach, im Anbieterportal und in bereits verbundenen Belegquellen. Nur wenn diese Suche erfolglos bleibt, schlägt er einen Eigenbeleg vor und fragt dich nach dem betrieblichen Anlass und dem konkreten Grund für den fehlenden Fremdbeleg.
Nach deiner Bestätigung erzeugt belege.ai das PDF aus Transaktionsdatum, Betrag, Zahlungsempfänger und deinen Angaben. Bei verbundener sevDesk-Integration und aktiviertem automatischen Buchen wird der Eigenbeleg anschließend an sevDesk übertragen und der Ausgabe zugeordnet. Dadurch bleibt der Vorgang einmalig: ein Dokument, eine Zahlung, eine nachvollziehbare Buchung — kein zweiter manueller Upload.
Fünf typische Fehler
- Zu früh aufgeben: Eine Portal-Rechnung oder Zweitschrift wäre noch verfügbar.
- Grund zu allgemein: „Verloren“ erklärt nicht, warum der Originalbeleg nicht mehr beschaffbar ist.
- Vorsteuer herausrechnen: Der Eigenbeleg allein erfüllt die Rechnungsvoraussetzung des § 15 UStG nicht.
- Doppelt buchen: Erst Eigenbeleg manuell hochladen und denselben Vorgang später noch einmal per Integration übertragen.
- Bewirtung gleich behandeln: Für geschäftliche Bewirtung ersetzt der allgemeine Eigenbeleg den Restaurantbeleg nicht.