Ein Bewirtungsbeleg wird nur anerkannt, wenn er vollständig ist. belege.ai führt dich durch die Pflichtangaben und kümmert sich um die elektronische Genehmigung — hier, was dahintersteckt.
Die Pflichtangaben
Ein vollständiger Bewirtungsbeleg enthält:
- Tag der Bewirtung
- Ort / Restaurant
- Teilnehmer — alle Anwesenden namentlich, inklusive dir selbst
- Anlass — der konkrete geschäftliche Grund
- Höhe der Aufwendungen — Speisen und Getränke, Trinkgeld separat ausgewiesen
Bei einer Bewirtung in der Gaststätte gehört die maschinell erstellte Bewirtungsrechnung dazu. Schickst du das Foto im Chat, hängt belege.ai sie dem Dossier an.
Der geschäftliche Anlass
Der häufigste Grund für Ärger mit dem Finanzamt: ein zu vager Anlass. „Geschäftsgespräch" genügt nicht. Beschreibe konkret, worum es ging — etwa „Projektabstimmung neues Vertriebs-Setup mit der Müller GmbH". belege.ai fragt nach, wenn die Angabe zu allgemein ist.
Die elektronische Genehmigung
Wenn du im Chat auf Bestätigen drückst oder im Web auf Jetzt freigeben, hält belege.ai denselben Vorgang fest: Zeitpunkt, die genehmigende Handlung und eine Prüfsumme über den Beleginhalt (Teilnehmer und Belege). Ändert sich später eine Pflichtangabe, verfällt die Genehmigung und muss erneuert werden.
Rechtsgrundlage
Rechtlicher Rahmen: Bewirtungsbelege benötigen eine elektronische Genehmigung nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG in Verbindung mit dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025. Bestätigen im Chat und Jetzt freigeben im Web erfüllen diese Anforderung — eine handschriftliche Unterschrift ist dafür nicht nötig.