Der Bewirtungsbeleg entsteht komplett im Telegram-Chat — im Moment des Essens, wo die Angaben noch frisch sind, statt Wochen später aus dem Gedächtnis.
Für den Bewirtungsbeleg brauche ich noch:
· Wer war dabei?
· Was war der geschäftliche Anlass?
✓ Bestätigen
Der Ablauf in vier Schritten
- Foto schicken. Fotografiere die Restaurant-Rechnung und schick sie an den Bot. belege.ai liest Datum, Restaurant und Betrag aus. Alternativ erkennt es die Buchung auf deinem Konto und schreibt dich an.
- Anlass beschreiben. Der Bot fragt nach dem geschäftlichen Anlass. Ein konkreter Satz ist wichtig — vage Floskeln akzeptiert das Finanzamt nicht.
- Teilnehmer wählen. Aus deinem Kontakte-Adressbuch wählst du die Anwesenden; neue Personen tippst du einmal ein.
- Genehmigen. Du bestätigst den Beleg per Knopfdruck — fertig.
Teilnehmer verwalten
Alle Anwesenden gehören namentlich auf den Beleg — auch du selbst. Der Bot greift dafür auf dein Kontakte-Adressbuch zu:
- Gäste auswählen: Wähle bekannte Personen direkt aus deinen Kontakten aus.
- Neue Person anlegen: Tippe Namen und — bei Geschäftspartnern — die Firma einmal ein; der Bot merkt sie sich für das nächste Mal.
- Nachträglich ergänzen: Sag einfach „nimm mich noch mit auf" oder „schreib bei Marc die Firma dahinter" — der Bot ergänzt den Teilnehmer und aktualisiert den Beleg.
Hinweis: Teilnehmer sind eine Pflichtangabe. Ändert sich die Teilnehmerliste nach einer Genehmigung, musst du den Beleg erneut bestätigen (siehe unten).
Die Genehmigung per Knopfdruck
Vor der PDF-Erstellung schickt dir der Bot eine Zusammenfassung mit einem Bestätigen-Knopf. Dein Druck darauf ist die gesetzlich geforderte elektronische Genehmigung — belege.ai hält Zeitpunkt und Chat-Bezug revisionssicher fest. Warum das rechtlich zählt, erklärt Pflichtangaben und Genehmigung.
Form-PDF oder vollständiges Dossier
Anschließend bekommst du den Beleg als PDF. Standardmäßig schnell als Formular mit Genehmigungs-Block; auf Wunsch als vollständiges Dossier mit angehängter Quittung — ideal für den Steuerberater oder das Archiv.
Nachträgliche Änderungen
Wichtig: Änderst du nachträglich eine Pflichtangabe — etwa Teilnehmer, Anlass oder Betrag —, verfällt eine vorherige Genehmigung automatisch. Du bestätigst den Beleg dann einfach erneut, und das PDF wird auf dem aktuellen Stand neu erzeugt.