Den Bewirtungsbeleg füllst du im Telegram-Chat oder bei der zugehörigen Zahlung in Zahlungen aus: Restaurant, Ort, davon Trinkgeld, Teilnehmer, Anlass, Kassenbon. Im Moment des Essens ist der Chat der kürzeste Weg; unvollständige Belege schließt du später im Web ab.
Für den Bewirtungsbeleg brauche ich noch:
· Wer war dabei?
· Was war der geschäftliche Anlass?
✓ Bestätigen
Der Ablauf in vier Schritten
- Foto schicken. Fotografiere die Restaurant-Rechnung und schick sie an den Bot. belege.ai liest Datum, Restaurant und Betrag aus. Alternativ erkennt es die Buchung auf deinem Konto und schreibt dich an.
- Anlass beschreiben. Der Bot fragt nach dem geschäftlichen Anlass. Ein konkreter Satz ist wichtig — vage Floskeln akzeptiert das Finanzamt nicht.
- Teilnehmer wählen. Aus deinem Kontakte-Adressbuch wählst du die Anwesenden; neue Personen tippst du einmal ein.
- Genehmigen. Du bestätigst den Beleg per Knopfdruck — fertig.
Teilnehmer verwalten
Alle Anwesenden gehören namentlich auf den Beleg — auch du selbst. Der Bot greift dafür auf dein Kontakte-Adressbuch zu:
- Gäste auswählen: Wähle bekannte Personen direkt aus deinen Kontakten aus.
- Neue Person anlegen: Tippe Namen und — bei Geschäftspartnern — die Firma einmal ein; der Bot merkt sie sich für das nächste Mal.
- Nachträglich ergänzen: Sag einfach „nimm mich noch mit auf" oder „schreib bei Marc die Firma dahinter" — der Bot ergänzt den Teilnehmer und aktualisiert den Beleg.
Hinweis: Teilnehmer sind eine Pflichtangabe. Ändert sich die Teilnehmerliste nach einer Genehmigung, musst du den Beleg erneut bestätigen (siehe unten).
Die Genehmigung per Knopfdruck
Im Telegram-Chat ist die Zusammenfassung mit Bestätigen die elektronische Genehmigung. Ein Daumen-hoch auf genau diese Nachricht zählt ebenfalls. Freier Text wie „Ja passt“ nicht. Im Web-Chat heißt der Knopf ebenfalls Bestätigen. Auf der Belegseite ist es Jetzt freigeben. Beides schreibt denselben Genehmigungsnachweis. Warum das rechtlich zählt, erklärt Pflichtangaben und Genehmigung.
Form-PDF oder vollständiges Dossier
Das PDF ist standardmäßig das vollständige Dossier: Formular plus Belegseiten. Nur wenn du ausdrücklich ein Formular ohne die Originalbelege verlangst, entfällt der Anhang. In der Belegübersicht ist die Bewirtung ein Dokument. Bei einer Bewirtung von Gästen bucht Lexware dieses Dossier mit 70/30-Aufteilung, Trinkgeld eingeschlossen. Eine reine Mitarbeiterbewirtung wird nicht aufgeteilt.
Nachträgliche Änderungen
Wichtig: Änderst du nachträglich eine Pflichtangabe — etwa Teilnehmer, Anlass oder Betrag —, verfällt eine vorherige Genehmigung automatisch. Du bestätigst den Beleg dann einfach erneut, und das PDF wird auf dem aktuellen Stand neu erzeugt.