Dokumentation — belege.ai
Handbuch
Schritt-für-Schritt-Anleitungen — vom ersten Telegram-Chat bis zum komplexen Use-Case wie „Bewirtungsbeleg automatisch an DATEV Unternehmen Online senden".
Empfohlen · Kompletter Use-Case
Bewirtungsbeleg automatisch per E-Mail an DATEV Unternehmen Online
Geschäftsessen im Chat erfassen, per Telegram genehmigen und das fertige Dossier an die DATEV-Upload-Mail schicken — inklusive Routing-Regel für Kasse vs. Kreditkarte.
Anleitung lesen →01Im Chat erfassen
02Per Telegram genehmigen
03An DATEV senden✓
Kapitel
01Erste SchritteKonto einrichten, Telegram-Bot verbinden und die ersten Transaktionen einlesen — alles, was du am ersten Tag brauchst.7 Anleitungen →02Belege automatisch findenWie belege.ai Rechnungen aus E-Mail-Postfach und Anbieter-Portalen einsammelt, automatisch zuordnet und fehlende Belege aufspürt.7 Anleitungen →03BewirtungsbelegeGeschäftsessen finanzamt-konform dokumentieren: Pflichtangaben, elektronische Genehmigung per Telegram und die Faksimile-Unterschrift.3 Anleitungen →04Reisekosten & SpesenReisekostenabrechnungen mit Verpflegungspauschale, gestellten Mahlzeiten und mehreren Reisenden — direkt im Chat erstellt.3 Anleitungen →05IntegrationenLexware, sevDesk, Stripe und Open-Banking-Konten verbinden, damit belege.ai Daten und Belege automatisch synchronisiert.7 Anleitungen →06Export & SteuerberaterMonats- und Sammel-Exporte, Share-Links für den Steuerberater und der Weg zu DATEV Unternehmen Online.2 Anleitungen →
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01Erste Schritte
- So funktioniert belege.ai — der ÜberblickWie belege.ai entlang deiner Kontobewegungen arbeitet: Umsätze kommen per Open Banking, Lexware oder CSV rein, der Agent holt die Belege selbst aus Postfach und Anbieter-Portalen, ordnet sie zu — und fragt per Telegram nur dort, wo es ohne dich nicht geht.
- Was der Agent kann — und was nichtKonkret, womit dich der belege.ai-Agent im Telegram-Chat unterstützt: Transaktionen, Belegsuche per Postfach und Browser-Login, Bewirtungs- und Eigenbelege, Reisekosten, Export und ausgehende E-Mails — und wo bewusst die Grenze liegt.
- Telegram-Bot mit deinem Konto verbindenDen Bot @dibelegbot in zwei Minuten mit deinem Konto verknüpfen — am Handy per Verbinden-Link, am Desktop per QR-Code. Inklusive der häufigsten Stolperfalle: nur den Bot zu öffnen reicht nicht.
- Per Sprachnachricht statt tippenUnterwegs keine Lust zu tippen? Sprich dem Bot einfach eine Telegram-Sprachnachricht — er versteht sie und arbeitet damit, ob Anlass eines Geschäftsessens oder die Eckdaten einer Reise.
- Transaktionen einlesen — automatisch oder per CSVDamit belege.ai weiß, zu welchen Ausgaben Belege fehlen, braucht es deine Umsätze. Automatisch per Open Banking, Lexware oder Qonto — oder per CSV-Upload deiner Kontoauszüge (Revolut, Deutsche Bank, Sparkasse, N26, ING u. a.).
- Den Stand deiner Buchhaltung im Chat abfragenFrag den Agent einfach, wie viele Belege noch fehlen oder wie ein Monat steht — statt selbst zu zählen. Die nützlichsten Fragen und wie der Status funktioniert.
- Team und Organisation einrichtenWenn mehrere Personen Belege erfassen oder du mehrere Standorte bzw. Gesellschaften führst: So legst du eine Organisation mit Venues an, lädst Kolleg:innen per Link ein und vergibst Rollen — Admin oder nur Belege hochladen.
02Belege automatisch finden
- Wie der Agent Belege automatisch findetE-Mail-Suche, Browser-Login ins Anbieter-Portal und automatische Zuordnung: So holt belege.ai zu jeder Transaktion die Rechnung — inklusive 2FA über den Telegram-Chat und Sammelsuche für einen ganzen Monat.
- Belege als Foto oder PDF hochladen und auslesen lassenBeleg im Chat schicken oder über die Web-App hochladen (PDF/JPG/PNG, bis 16 MB), automatisch auslesen und zuordnen lassen — inklusive mehrseitiger Sammel-PDFs aufsplitten und versehentlich getrennte Belege wieder zusammenführen.
- E-Mail-Postfach verbinden (Gmail, Outlook, IMAP)Postfach für die automatische Belegsuche anbinden: Gmail und Outlook per Login, jedes andere Postfach per IMAP mit Host, Port und App-Passwort. Inklusive der typischen Fehler bei der Freigabe.
- Belege per E-Mail an belege.ai weiterleitenDu hast eine eigene belege.ai-Eingangsadresse. Leite Lieferantenrechnungen einfach dorthin weiter — sie werden automatisch ausgelesen und der passenden Buchung zugeordnet.
- Fehlende Belege vor dem Jahresabschluss findenDer Steuerberater schickt eine Liste offener Buchungen ohne Beleg. Schick sie einfach in den Chat — belege.ai erkennt die Punkte, sagt dir, was schon erledigt ist, und arbeitet die offenen ab.
- Fehlende Rechnung beim Anbieter anfordernWenn ein Eigenbeleg nicht reicht, weil du den Vorsteuerabzug brauchst: belege.ai findet die Rechnungsadresse des Anbieters und formuliert die Anfrage — du schickst sie mit einem Klick ab.
- Eigenbeleg erstellen, wenn der Beleg fehltParkschein verloren, Trinkgeld, Bargeldausgabe ohne Quittung: Mit einem Eigenbeleg dokumentierst du die Ausgabe sauber. So erstellst du ihn per Telegram.
03Bewirtungsbelege
- Bewirtungsbeleg per Telegram erstellenFoto schicken, Anlass und Teilnehmer nennen, per Knopfdruck genehmigen — fertig ist der finanzamt-konforme Bewirtungsbeleg als PDF. Der komplette Ablauf im Chat.
- Pflichtangaben und elektronische GenehmigungWelche Angaben ein Bewirtungsbeleg braucht, damit ihn das Finanzamt akzeptiert — und warum die Bestätigung per Telegram die gesetzlich geforderte elektronische Genehmigung erfüllt.
- Faksimile-Unterschrift einrichten (optional)Eine gedruckte Unterschrift auf Bewirtungsbelegen und Reisekostenabrechnungen ist optional. So hinterlegst du sie in den Einstellungen (Abschnitt Signature) — und was passiert, wenn du keine setzt.
04Reisekosten & Spesen
- Wann habe ich Anspruch auf Reisekosten & Verpflegungspauschale?Wann eine Geschäftsreise zählt, wie hoch die Verpflegungspauschale im In- und Ausland ist und ob du dafür Belege brauchst — mit den amtlichen Sätzen von BMF und Finanzamt.
- Reisekostenabrechnung im Chat erstellenReise anlegen, Verpflegungspauschale automatisch berechnen lassen, gestellte Mahlzeiten kürzen, Belege anhängen — und das fertige PDF erhalten. Schritt für Schritt.
- Mehrere Reisende und Sammel-Erstattungen abrechnenMitreisende hinzufügen, je Person eine eigene Abrechnung erzeugen und eine gemeinsame Erstattung über mehrere Belege sauber aufteilen — so geht's.
05Integrationen
- Lexware Office verbindenbelege.ai mit Lexware Office verknüpfen: Login mit Zwei-Faktor live im Browser-Fenster, regelmäßiger Abgleich der Umsätze und automatisches Hochladen gefundener Belege zurück nach Lexware.
- sevDesk verbindensevDesk mit E-Mail und Passwort anbinden — der Login läuft wie bei Lexware als Live-Browser-Sitzung inklusive Zwei-Faktor. Voraussetzung ist ein Tarif mit Belegerfassung.
- Stripe verbinden und DATEV-Export einrichtenStripe mit einem eingeschränkten API-Schlüssel (rk_live_…) anbinden, damit belege.ai Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen liest — und optional einen monatlichen DATEV-Buchungsstapel (EXTF, Format 700) für den Steuerberater erzeugt.
- Shopify verbindenDeinen Shopify-Shop per Shop-URL und Login (OAuth) anbinden, damit belege.ai Shopify-Bestellungen mit den Shopify-Payments-Auszahlungen abgleichen kann.
- Mollie verbindenMollie per Login (OAuth) anbinden — ein Klick genügt, kein API-Schlüssel. belege.ai holt dann automatisch die Mollie-Gebührenrechnung zu deinen Auszahlungen.
- Bank-Konto per Open Banking verbinden (YAXI)Geschäftskonto über die Open-Banking-Anbindung YAXI verknüpfen, damit neue Umsätze automatisch einlaufen — Bank wählen, anmelden oder freigeben, Bank-Bestätigung bestätigen. Rein lesend, DSGVO-konform in der EU.
- Qonto verbindenQonto-Geschäftskonto über die Qonto-API (Login + Secret Key) anbinden — eigener Weg neben Open Banking, weil Qonto-IBANs nicht über den YAXI-Bankkatalog laufen. Zieht Umsätze und die in Qonto hinterlegten Beleg-Anhänge.
06Export & Steuerberater
- Monats-Export und Share-Link für den SteuerberaterEinen ganzen Monat mit allen Belegen und einer Transaktions-CSV exportieren — als ZIP für dich oder als login-freier Share-Link für den Steuerberater. Auch gefiltert für gezielte Anfragen.
- Bewirtungsbeleg automatisch per E-Mail an DATEV Unternehmen OnlineDer komplette Use-Case: Geschäftsessen erfassen, per Telegram genehmigen und das Dossier per E-Mail an die DATEV-Upload-Mail schicken — inklusive Routing-Regel für Kasse vs. Kreditkarte.