Brauche ich Belege für die Verpflegungspauschale?

Nein. Die Verpflegungspauschale ist ein gesetzlicher Pauschbetrag und wird nicht per Einzelbeleg nachgewiesen — du musst keine Restaurant- oder Supermarktquittungen sammeln. Belege brauchst du nur für Übernachtung, Fahrtkosten und sonstige Reisekosten.

Bekomme ich die Pauschale auch ohne eigene Ausgaben?

Ja. Die Verpflegungspauschale hängt allein von Reisedauer und -ziel ab, nicht davon, ob und wie viel du tatsächlich ausgegeben hast — auch wenn du z. B. im Tausch gearbeitet und nichts bezahlt hast. Gestellte Mahlzeiten (etwa Hotelfrühstück) werden aber abgezogen.

Zählt ein Feiertag oder ein gemischt privat/geschäftlicher Tag mit?

Maßgeblich ist die berufliche Veranlassung und die Abwesenheitsdauer, nicht ob es ein Werktag ist. Reine Privattage zählen nicht. Bei gemischten Reisen entscheidet der berufliche Schwerpunkt — im Zweifel klärt das dein Steuerberater.

Wann habe ich Anspruch auf Reisekosten & Verpflegungspauschale?

Die häufigste Frage rund um Reisekosten ist nicht „wie rechne ich ab", sondern „darf ich das überhaupt?". Hier die Grundlagen — wann eine Reise zählt, wie hoch die Pauschalen sind und was du nachweisen musst.

Wann ist es eine Geschäftsreise?

Reisekosten kannst du absetzen, wenn du beruflich oder betrieblich veranlasst auswärts unterwegs bist — also vorübergehend weg von deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte. Typische Fälle: Kundentermine und Akquise vor Ort, Messen, Projektarbeit beim Kunden, Drehs oder Aufträge in einer anderen Stadt oder im Ausland.

Entscheidend ist der geschäftliche Anlass, nicht der Wochentag — auch eine Anreise an einem Feiertag zählt, wenn der Zweck beruflich ist. Bei gemischt privat/geschäftlichen Reisen kommt es auf den Schwerpunkt an.

Verpflegungspauschale im Inland

Für die Verpflegung rechnest du nicht mit Einzelbelegen, sondern mit gesetzlichen Pauschbeträgen ab. Im Inland gilt (§ 9 Abs. 4a EStG):

28 € für einen vollen Reisetag (24 Stunden Abwesenheit)
14 € für An- und Abreisetag sowie für eintägige Reisen mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit

Wird dir eine Mahlzeit gestellt — etwa Hotelfrühstück oder ein Geschäftsessen —, wird die Pauschale gekürzt: Frühstück um 5,60 €, Mittag- und Abendessen um je 11,20 €. belege.ai rechnet das automatisch, sobald du die gestellten Mahlzeiten markierst (siehe Reisekostenabrechnung erstellen).

Auslandsreisen: länderabhängige Sätze

Bei Reisen ins Ausland gelten andere, länderabhängige Pauschalen — für viele Ziele höher als im Inland. Sie werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt; für Reisen ab dem 1. Januar 2026 gilt das BMF-Schreiben vom 5.12.2025 mit einer Ländertabelle für Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen.

Für eine Reise nach Griechenland (z. B. Kreta), Spanien (z. B. Mallorca), in die Slowakei oder in die Vereinigten Arabischen Emirate (Dubai) setzt belege.ai automatisch den passenden Satz aus der amtlichen Tabelle an — du musst nichts nachschlagen. Sag dem Agent einfach Reiseziel und Zeitraum.

Brauche ich dafür Belege?

Verpflegung: keine Einzelbelege. Die Verpflegungspauschale ist ein Pauschbetrag — du sammelst dafür keine Quittungen. Belege brauchst du nur für Übernachtung, Fahrtkosten und sonstige Reisekosten, die du tatsächlich verauslagt hast. Auch wenn du im Tausch gearbeitet und nichts bezahlt hast, steht dir die Verpflegungspauschale zu.