Mehrere Reisende und Sammel-Erstattungen abrechnen

Mitreisende hinzufügen, je Person eine eigene Abrechnung erzeugen und eine gemeinsame Erstattung über mehrere Belege sauber aufteilen — so geht's.

Lesezeit: 4 Min.·Aktualisiert: 13.06.2026

Reist ihr zu mehreren oder läuft eine Erstattung gebündelt über das Konto, muss die Abrechnung sauber pro Person aufgeteilt werden. belege.ai übernimmt die Rechnerei.

Beispiel: Reise mit Mitreisenden im Chat

Dienstreise nach Barcelona, 15.–19.04., mit Rubin Lind und mir. Frühstück haben wir an drei Tagen vom Auftraggeber (Adobe) gestellt bekommen.

Perfekt 👍 Ich hab die Barcelona-Reise für euch beide angelegt:
· 15.04.–19.04.2026, Rubin Lind + Lena Lind
· Frühstückskürzung am 16., 17. und 18.04. bei euch beiden
· 19.04. ohne gestelltes Frühstück → volle Abreisepauschale
Soll ich pro Person eine eigene Reisekosten-PDF erzeugen?

Mitreisende hinzufügen

Zu einer Reise fügst du Mitreisende aus deinem Kontakte-Adressbuch hinzu — demselben, das du für Bewirtungsbelege nutzt. Für jede Person erzeugt belege.ai eigene Reisetage, sodass Verpflegungspauschale und Mahlzeitenkürzungen je Person stimmen.

Pro Person eine Abrechnung

Beim Erzeugen des PDFs entscheidest du, für wen: nur für dich, für eine bestimmte mitreisende Person oder für alle. So bekommt jede Person ihre eigene Reisekostenabrechnung, die sie separat einreichen kann.

Sammel-Erstattung über mehrere Belege

Manchmal landet die Erstattung für mehrere Personen als eine einzige Buchung auf dem Konto — etwa 190,40 € für zwei Reisende zu je 95,20 €. In diesem Fall teilst du die eine Transaktion auf die einzelnen Personen-Abrechnungen auf, sodass die Summen zusammenpassen und jede Person ihren eigenen, vollständigen Nachweis erhält.

Häufige Fragen

Bekommt jeder Mitreisende eine eigene Verpflegungspauschale?

Ja. Für jede mitreisende Person legt belege.ai eigene Reisetage an, sodass die Verpflegungspauschale und die Mahlzeitenkürzungen pro Person korrekt berechnet werden.

Eine Buchung deckt die Erstattung für zwei Personen ab — was tun?

Dann teilst du die eine Transaktion auf die einzelnen Personen-Belege auf. Jede Person bekommt ihre eigene Abrechnung, deren Summen zusammen die Buchung ergeben.