Nicht zu jeder Ausgabe gibt es eine Rechnung. Für genau diese Fälle erstellt belege.ai einen Eigenbeleg — einen sauber dokumentierten Ersatznachweis, der die Lücke in deiner Belegablage schließt.
Wenn du den Eigenbeleg willst, sag mir kurz Art der Ausgabe und warum der Originalbeleg fehlt.
Wann ein Eigenbeleg sinnvoll ist
Typische Fälle: ein Parkautomat ohne Quittung, Trinkgeld, eine kleine Barausgabe, ein verlorener Beleg. Wichtig ist, dass der Eigenbeleg die Ausnahme bleibt — wo eine echte Rechnung existiert, holt der Agent zuerst diese (siehe Wie der Agent Belege findet).
So erstellst du ihn
In der Belegsuche legt der Agent keinen Eigenbeleg an, nur weil die Suche leer blieb. Er fragt kompakt: „Kein Beleg für … auffindbar. Eigenbeleg erstellen, Bon scannen, oder ignorieren?“ Erst ein ausdrückliches Ja für genau diese Zahlung oder ein genanntes Bündel erzeugt das PDF. Ein früherer Eigenbeleg oder ein abgebrochener Portal-Lauf zählt nicht als Zustimmung. Ein Geschäftsessen wird kein allgemeiner Eigenbeleg — das ist ein Bewirtungsbeleg.
Ohne passende Bankbuchung kannst du im Telegram-Chat einen eigenständigen Eigenbeleg anlegen. Der Agent braucht Betrag, Datum und Gegenpartei. Später ordnest du ihn einer Zahlung zu; bis dahin steht er für sich.
Am Beleg selbst stehen:
- Art der Aufwendung — was wurde bezahlt?
- Grund — warum fehlt der Originalbeleg?
- Eine kurze Bezeichnung für die Ablage.
Grenzen beim Vorsteuerabzug
Gut zu wissen: Ein Eigenbeleg dokumentiert die Betriebsausgabe, ersetzt aber keine ordnungsgemäße Rechnung. Den Vorsteuerabzug ermöglicht er deshalb in der Regel nicht. Nutze ihn als Notbehelf, nicht als Standard.