Nicht zu jeder Ausgabe gibt es eine Rechnung. Für genau diese Fälle erstellt belege.ai einen Eigenbeleg — einen sauber dokumentierten Ersatznachweis, der die Lücke in deiner Belegablage schließt.
· Was war es? (Art der Ausgabe)
· Warum fehlt der Originalbeleg?
Wann ein Eigenbeleg sinnvoll ist
Typische Fälle: ein Parkautomat ohne Quittung, Trinkgeld, eine kleine Barausgabe, ein verlorener Beleg. Wichtig ist, dass der Eigenbeleg die Ausnahme bleibt — wo eine echte Rechnung existiert, holt der Agent zuerst diese (siehe Wie der Agent Belege findet).
So erstellst du ihn
Im Chat sagst du dem Agent, zu welcher Transaktion der Beleg fehlt. Er fragt nach den nötigen Angaben:
- Art der Aufwendung — was wurde bezahlt?
- Grund — warum fehlt der Originalbeleg?
- Eine kurze Bezeichnung für die Ablage.
Daraus erzeugt belege.ai ein Eigenbeleg-PDF mit den erforderlichen Pflichtangaben und ordnet es der Transaktion zu.
Grenzen beim Vorsteuerabzug
Gut zu wissen: Ein Eigenbeleg dokumentiert die Betriebsausgabe, ersetzt aber keine ordnungsgemäße Rechnung. Den Vorsteuerabzug ermöglicht er deshalb in der Regel nicht. Nutze ihn als Notbehelf, nicht als Standard.