Wie hoch ist die Verpflegungspauschale?

Bei Inlandsreisen 28 € für einen vollen Reisetag und 14 € für An- und Abreisetage. belege.ai setzt die Tage automatisch an; werden Mahlzeiten gestellt, kürzt es entsprechend.

Gehören Zahlungen mit der Firmenkarte in die Reisekostenabrechnung?

Nein. Was du mit der Firmenkarte zahlst, ist bereits eine Transaktion und bekommt dort seinen Beleg. In die Reisekostenabrechnung kommen nur privat verauslagte Kosten, die dir erstattet werden.

Reisekostenabrechnung im Chat erstellen

Reisekosten abrechnen heißt sonst: Tabelle bauen, Pauschalen nachschlagen, Belege sortieren. belege.ai macht das im Chat — du nennst die Eckdaten, den Rest rechnet es aus.

Beispiel: So entsteht eine Reisekostenabrechnung im Chat

Ich war zwei Wochen auf Kreta beruflich — habe ich Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?

Ja — wenn die Reise beruflich veranlasst war, hast du Anspruch. Für die Abrechnung brauche ich: Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit, den Ort, den geschäftlichen Anlass und ob Mahlzeiten gestellt wurden.

04.05., 15:00 Flug Düsseldorf → Heraklion, zurück am 18.05. um 19:30. Ort: Abaton Island Resort, Anlass: Artist-in-Residence-Programm, Anreise: Flug.

Angelegt ✅ Für Kreta / Griechenland ergibt sich mit Frühstückskürzung ein Verpflegungsmehraufwand von 415,20 €:
· 04.05. Anreisetag: 24,00 €
· 05.–17.05. volle Tage mit Frühstück: je 28,80 €
· 18.05. Abreisetag mit Frühstück: 16,80 €
Soll ich dir die Reisekosten-PDF erstellen?

Reise anlegen

Du sagst dem Agent, dass du eine Reise abrechnen willst, und nennst Reiseziel, geschäftlichen Anlass sowie Abreise- und Rückreisezeitpunkt. belege.ai legt daraus die Reise an und erzeugt automatisch die einzelnen Reisetage für die Verpflegungspauschale.

Verpflegungspauschale und Mahlzeiten

Für Inlandsreisen setzt belege.ai 28 € pro vollem Reisetag und 14 € für An- und Abreisetage an. Wurde eine Mahlzeit gestellt — etwa ein Hotelfrühstück oder ein Geschäftsessen —, markierst du das, und die Pauschale wird automatisch gekürzt: Frühstück um 5,60 €, Mittag- und Abendessen um je 11,20 €.

Weitere Kosten erfassen

Privat verauslagte Kosten ergänzt du gezielt — etwa Fahrtkosten (Kilometerpauschale, ÖPNV, Flug), Übernachtung (Hotel, Parken, Maut) oder sonstige Nebenkosten. Was du bereits mit der Firmenkarte gezahlt hast, gehört nicht hierher, sondern ist schon eine Transaktion mit eigenem Beleg.

Belege anhängen und PDF erzeugen

Hotelrechnung, Ticket oder Parkbeleg hängst du an die Reise an — sie erscheinen als Anlagen im fertigen PDF. Zum Schluss erzeugt belege.ai die Reisekostenabrechnung als PDF, inklusive Pauschalen, Kosten und Anlagen. Hast du eine Faksimile-Unterschrift hinterlegt, wird sie automatisch eingefügt.