E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht verpflichtet inländische Unternehmen im B2B-Bereich: empfangen müssen sie E-Rechnungen seit dem 01.01.2025, ausstellen ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) beziehungsweise ab 2028 (alle übrigen).
Die E-Rechnungspflicht verpflichtet inländische Unternehmen, untereinander in einem strukturierten elektronischen Format abzurechnen. Rechtsgrundlage ist § 14 Abs. 2 UStG in Verbindung mit den Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz. Erfasst sind ausschließlich Umsätze zwischen Unternehmern, bei denen beide Seiten im Inland ansässig sind – Privatkunden und Auslandsgeschäft bleiben außen vor.
Der Zeitplan im Überblick
| Zeitraum | Empfangen | Ausstellen | Grundlage |
|---|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | Pflicht für alle inländischen Unternehmen | freiwillig; Papier jederzeit, andere E-Formate nur mit Zustimmung | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| 2026 | Pflicht | weiterhin freiwillig – für die meisten Betriebe das letzte volle Übergangsjahr | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| 2027 | Pflicht | Pflicht bei Vorjahresumsatz über 800.000 €; darunter Übergang bis 31.12.2027 | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| 2027 | Pflicht | EDI-Verfahren nach der EU-Empfehlung 94/820/EG noch bis 31.12.2027 zulässig | § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG |
| ab 01.01.2028 | Pflicht | Pflicht für alle inländischen Unternehmen ohne Ausnahme | § 14 Abs. 2 UStG |
Rechenbeispiel: Wer ist wann dran?
- Eine Handelsgesellschaft macht 2026 einen Gesamtumsatz von 950.000 €. Sie liegt über der Grenze und muss ihre B2B-Rechnungen ab dem 01.01.2027 als E-Rechnung ausstellen.
- Ein Handwerksbetrieb kommt 2026 auf 600.000 €. Er darf das gesamte Jahr 2027 weiter Papier oder PDF verwenden und muss erst ab dem 01.01.2028 umstellen.
- Beide müssen unabhängig davon seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen annehmen und acht Jahre archivieren.
Dauerhafte Ausnahmen
Von der Ausstellungspflicht dauerhaft ausgenommen sind:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV),
- Fahrausweise nach § 34 UStDV,
- Rechnungen von Unternehmern, die die Kleinunternehmerregelung anwenden (§ 34a UStDV),
- steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Vermietung, Heilbehandlung oder Finanzdienstleistungen,
- alle Leistungen an Privatpersonen.
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber folgen zusätzlich eigenen Regeln: Dort ist das XRechnung-Format gebräuchlich und die Leitweg-ID vorgeschrieben.
Sonderfall öffentliche Auftraggeber
Unabhängig von der B2B-Pflicht gilt für Rechnungen an den Bund bereits länger eine eigene Regelung: Nach § 3 ERechV müssen Auftragnehmer ihre Rechnungen elektronisch ausstellen und übermitteln. Ausgenommen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 € sowie Fälle, die Sicherheitsbelange betreffen. Zusätzlich verlangt § 5 ERechV Angaben, die es im B2B nicht gibt – allen voran die Leitweg-ID. Die Bundesländer haben eigene Verordnungen mit abweichenden Terminen und Schwellen erlassen.
Was bei Verstößen droht
Ein eigener Bußgeldtatbestand für die E-Rechnung existiert im UStG nicht. Die Folgen treffen die Beteiligten trotzdem an empfindlicher Stelle. Wer trotz bestehender Pflicht keine E-Rechnung ausstellt, hat keine ordnungsgemäße Rechnung erteilt – der Kunde kann eine Korrektur verlangen und Zahlungen zurückhalten. Beim Empfänger steht der Vorsteuerabzug im Feuer, wenn kein formal korrekter Beleg vorliegt. Und wer eingehende E-Rechnungen nicht revisionssicher archiviert, riskiert einen Mangel der ordnungsgemäßen Buchführung mit der Möglichkeit einer Schätzung nach § 162 AO.
Was 2026 konkret zu tun ist
Drei Dinge sind unabhängig von der eigenen Umsatzgrenze fällig. Erstens ein verlässlicher Empfangskanal – ein dediziertes Rechnungspostfach reicht rechtlich, sollte aber nicht das persönliche Postfach eines Mitarbeiters sein. Zweitens eine revisionssichere Archivierung des strukturierten Datensatzes nach den GoBD für acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG); die Ablage regelt Ihre Verfahrensdokumentation. Drittens gepflegte Stammdaten: vollständige Firmierung, Steuernummer oder USt-IdNr. und Leistungsbeschreibungen, die den Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG genügen. Praktische Schritte fasst die E-Rechnung-Checkliste zusammen.
Die Zustimmungslogik ist umgekehrt zur alten Rechtslage: Eine E-Rechnung nach EN 16931 darf ohne Einverständnis des Empfängers gesendet werden, eine PDF dagegen nur mit dessen Zustimmung. Wer im Übergangszeitraum weiter PDF versendet, sollte diese Zustimmung dokumentieren.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 01.01.2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag; andernfalls ab dem 01.01.2028. Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier oder ein anderes elektronisches Format verwenden.
Welcher Umsatz zählt für die 800.000-Euro-Grenze?
Der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr im Sinne des § 19 Abs. 3 UStG. Für Rechnungen des Jahres 2027 ist also der Umsatz des Jahres 2026 maßgeblich – nicht der Umsatz des Empfängers und nicht die Höhe der einzelnen Rechnung.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Nur beim Empfang. Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung übermittelt werden, § 34a UStDV; empfangen müssen aber auch sie E-Rechnungen seit dem 01.01.2025.
Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern, steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sowie sämtliche Leistungen an Privatpersonen.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung annehmen kann?
Der Rechnungssteller hat seine Pflicht mit dem Versand erfüllt; die Rechnung gilt als zugegangen. Wer sie nicht verarbeiten und archivieren kann, riskiert den Vorsteuerabzug und einen GoBD-Mangel – ein Anspruch auf eine Papierkopie besteht nicht.
Gilt die Pflicht auch für ausländische Geschäftspartner?
Nein. Erfasst sind nur Umsätze, bei denen beide Beteiligten im Inland ansässig sind. Für grenzüberschreitende Rechnungen gelten die Regeln des jeweiligen Landes.