Lexikon · Belege & Rechnungen

E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931, die sich automatisch verarbeiten lässt – eine reine PDF gilt dagegen als sonstige Rechnung.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Alles andere – Papier, PDF, Word, Scan, Foto – ist seit 2025 gesetzlich eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).

Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Sie beschreibt kein Dateiformat, sondern ein semantisches Datenmodell: rund 160 Geschäftsbegriffe, die sogenannten BT-Felder, mit klar definierter Bedeutung. Ein Format gilt als zulässig, wenn es diesem Modell entspricht – oder wenn Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, aus dem sich die Angaben nach EN 16931 richtig und vollständig extrahieren lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG).

Die Formate im Vergleich

ZUGFeRD erfüllt die gesetzlichen Anforderungen ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL – diese enthalten keine vollständige Rechnung. Vertiefend: E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD.

Semantik, Syntax und Validierung

Der Aufbau einer E-Rechnung lässt sich in drei Ebenen denken. Die Semantik liefert EN 16931: Jedes Datenfeld hat eine feste Bedeutung, gruppiert in Business Groups (BG) und Business Terms (BT), etwa BT-2 für das Rechnungsdatum oder BT-10 für die Käuferreferenz. Die Syntax bestimmt, wie diese Felder als XML geschrieben werden – UBL mit sprechenden, ausführlichen Elementnamen oder CII mit kompakteren, tiefer verschachtelten Strukturen. Beide bilden dasselbe Modell ab; die Wahl hängt vom Zielnetz ab, nicht vom Informationsgehalt. Die dritte Ebene ist die Validierung: Neben der reinen Schemaprüfung existieren Regelwerke, die fachliche Bedingungen prüfen, etwa ob bei einer Steuerbefreiung auch ein Befreiungsgrund angegeben ist. Eine Rechnung, die formal wohlgeformtes XML ist, kann daran trotzdem scheitern.

Abgrenzung: was keine E-Rechnung ist

• Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist ein elektronischer Beleg, aber keine E-Rechnung – ihr fehlt der strukturierte Datensatz.
• Ein Scan einer Papierrechnung bleibt ein Abbild, auch bei perfekter Texterkennung.
• Ein ZUGFeRD-PDF ist dagegen beides: E-Rechnung wegen des XML und Bilddatei für das menschliche Auge. Bei Abweichungen zwischen beiden Teilen gilt der strukturierte Datensatz als führend.

Empfangen, prüfen, archivieren

Übermittelt werden E-Rechnungen auf denselben Wegen wie bisher: als E-Mail-Anhang, über ein Kunden- oder Lieferantenportal, per Schnittstelle in ein ERP-System oder über ein Netzwerk wie Peppol, bei dem beide Seiten über zertifizierte Zugangspunkte kommunizieren. Das Gesetz schreibt keinen Kanal vor – nur das Format der Rechnung ist geregelt. Ein Portal, aus dem der Empfänger die Datei selbst herunterladen muss, gilt dabei als zulässige Bereitstellung.

Für den Empfang genügt nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums bereits ein E-Mail-Postfach. Fachlich sinnvoll ist mehr: eine Validierung gegen das Schema und die Prüfregeln des jeweiligen Standards, die Prüfung der Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und eine revisionssichere Ablage. Aufzubewahren ist der strukturierte Teil in seinem Originalformat für acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO); der bildhafte Teil eines Hybridformats nur dann zusätzlich, wenn er weitere oder abweichende steuerlich relevante Angaben enthält. Die übrigen Anforderungen ergeben sich aus den GoBD, insbesondere Unveränderbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit.

→ Ausführlicher Ratgeber-Artikel zum Thema