Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist die bundeseinheitliche Adressierungsnummer öffentlicher Auftraggeber, die nach § 5 ERechV in jeder E-Rechnung an den Bund im Feld Käuferreferenz (BT-10) stehen muss.
Die Leitweg-ID ist eine bundeseinheitliche Kennung, mit der elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung adressiert werden. Sie sorgt dafür, dass eine E-Rechnung über ein Rechnungseingangsportal wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder die OZG-konforme Plattform (OZG-RE) automatisch bei der richtigen Stelle landet – vergleichbar mit einer Postleitzahl für Behörden.
Bei Rechnungen an Bundesbehörden ist ihre Angabe zwingend: § 5 Abs. 1 ERechV verlangt zusätzlich zu den umsatzsteuerlichen Bestandteilen eine Leitweg-Identifikationsnummer, die Bankverbindungsdaten, die Zahlungsbedingungen sowie eine De-Mail- oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Nach § 5 Abs. 2 ERechV kommen Lieferantennummer und Bestellnummer hinzu, sofern der Auftraggeber sie bei der Beauftragung übermittelt hat.
Aufbau der Leitweg-ID
Die Kennung besteht aus bis zu drei durch Bindestriche getrennten Teilen:
| Bestandteil | Länge | Zeichen | Pflicht |
|---|---|---|---|
| Grobadressierung | 2 bis 12 Stellen | Ziffern | ja |
| Feinadressierung | bis 30 Stellen | A–Z und 0–9 | nein |
| Prüfziffer | 2 Stellen | Ziffern | ja |
Die Grobadressierung folgt dem amtlichen Regionalschlüssel: zwei Stellen für Bund oder Bundesland, eine Stelle für den Regierungsbezirk, zwei für den Landkreis und drei, vier oder sieben für Gemeindeverband beziehungsweise Gemeinde. Die Feinadressierung vergibt die Behörde selbst und nutzt sie, um innerhalb des Hauses Ämter, Referate oder Kostenstellen zu unterscheiden. Die zweistellige Prüfziffer wird nach ISO/IEC 7064 im Modulo-97-10-Verfahren berechnet – dasselbe Prinzip wie bei der IBAN. Eine vollständige Leitweg-ID sieht damit zum Beispiel so aus: 04011000-12345ABCXYZ-86.
Wo die Leitweg-ID in der Rechnung steht
Übertragen wird sie im Business Term BT-10 (Buyer reference / Käuferreferenz) der Norm EN 16931. Damit steht sie in allen normkonformen Formaten zur Verfügung: in der XRechnung, in ZUGFeRD ab Version 2.0 und in Peppol BIS Billing 3.0. In der XRechnung ist BT-10 ein Pflichtfeld – eine Rechnung ohne gültigen Wert fällt bereits in der Schemaprüfung des Portals durch. Welche weiteren Felder die Norm kennt, zeigt die Übersicht der BT-Felder; die technischen Ausprägungen unterscheiden sich je nach Syntax UBL oder CII.
Wann Sie eine Leitweg-ID brauchen
Die Pflicht folgt nicht aus dem Umsatzsteuerrecht, sondern aus dem Vergaberecht des Bundes: Nach § 3 ERechV müssen Auftragnehmer ihre Rechnungen an Bundesbehörden elektronisch ausstellen und übermitteln; ausgenommen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 € und Fälle mit Sicherheitsbelangen. Wer unter die Pflicht fällt, reicht die Rechnung über ein Rechnungseingangsportal ein – der Bund betreibt dafür die ZRE für die unmittelbare Bundesverwaltung und die OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung und angeschlossene Länder. Die Einreichung ist über Web-Upload, E-Mail oder das Peppol-Netzwerk möglich; in allen Wegen ist die Leitweg-ID der Schlüssel zur Zustellung. Die Bundesländer regeln ihre Rechnungseingänge in eigenen Verordnungen, verwenden aber dasselbe Nummernschema.
Häufige Fehler
- Prüfziffer stimmt nicht. Sie darf nicht selbst gebildet oder aus einer anderen Rechnung übernommen werden – die Behörde liefert die vollständige ID inklusive Prüfziffer.
- Feinadressierung weggelassen. Sie ist zwar formal optional, wird von vielen Häusern aber vergeben, um die zuständige Stelle zu treffen. Ohne sie landet die Rechnung im allgemeinen Eingang und wird langsamer bearbeitet.
- Verwechslung mit anderen Nummern. USt-IdNr., Kundennummer, Vergabenummer und Bestellnummer haben eigene Felder und ersetzen die Leitweg-ID nicht.
- Alte ID nach Umstrukturierung. Behörden ändern ihre Leitweg-IDs bei Zusammenlegungen; bei Daueraufträgen lohnt eine jährliche Kontrolle der Stammdaten.
Hinterlegen Sie die Leitweg-ID direkt im Kundenstammsatz statt sie pro Rechnung abzutippen. Sie ändert sich selten, und der häufigste Ablehnungsgrund im Rechnungseingangsportal ist ein Tippfehler in diesem einen Feld – nicht ein inhaltlicher Mangel der Rechnung.
Häufige Fragen
Woher bekomme ich die Leitweg-ID?
Vom Auftraggeber selbst. Die Behörde teilt sie mit der Bestellung, im Vertrag oder in den Vergabeunterlagen mit. Ein vollständiges öffentliches Verzeichnis aller Leitweg-IDs gibt es nicht.
Brauche ich eine Leitweg-ID auch im B2B?
Nein. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen wird das Feld Käuferreferenz nicht für die Adressierung benötigt. Manche Konzerne nutzen es freiwillig für eine interne Kostenstelle oder Bestellreferenz.
In welchem Feld der XRechnung steht die Leitweg-ID?
Im Feld Käuferreferenz, dem Business Term BT-10 der EN 16931. Es ist in der XRechnung ein Pflichtfeld und steht auch in ZUGFeRD ab Version 2.0 sowie in Peppol BIS Billing 3.0 zur Verfügung.
Was passiert bei einer falschen Leitweg-ID?
Das Rechnungseingangsportal weist die Rechnung ab, weil die Prüfziffer nicht aufgeht oder kein Empfänger zugeordnet werden kann. Die Rechnung gilt dann als nicht eingegangen und die Zahlungsfrist läuft nicht an.
Ist die Leitweg-ID dasselbe wie eine Kundennummer?
Nein. Sie adressiert die empfangende Stelle im Behördennetz, nicht Sie als Lieferant. Lieferantennummer und Bestellnummer sind eigene Angaben und nach § 5 Abs. 2 ERechV zusätzlich anzugeben, wenn der Auftraggeber sie mitgeteilt hat.
Gilt die Leitweg-ID auch für Länder und Kommunen?
Ja, das Schema ist bundeseinheitlich und bildet über den Regionalschlüssel Bund, Länder, Regierungsbezirke, Landkreise und Gemeinden ab. Die konkreten Verfahrensregeln legen die Länder in eigenen E-Rechnungsverordnungen fest.