Lexikon · 53 Begriffe
Belege-Lexikon
Die wichtigsten Begriffe rund um Belege, Rechnungen, Bewirtung, Reisekosten und Buchhaltung – kurz, korrekt und finanzamt-konform erklärt.
Belege & Rechnungen
Beleg
Ein Beleg ist der schriftliche Nachweis (z. B. Rechnung oder Quittung) für einen Geschäftsvorfall – es gilt der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“.
Rechnung
Eine Rechnung ist das Dokument, mit dem ein Unternehmer über eine Lieferung oder Leistung abrechnet; ihre Pflichtangaben regelt § 14 UStG und sind Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), das eine automatische Verarbeitung erlaubt – eine reine PDF gilt nicht als E-Rechnung.
E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht verpflichtet inländische Unternehmen im B2B-Bereich: E-Rechnungen empfangen müssen sie seit dem 1. Januar 2025, verpflichtend ausstellen ab 2027 (Umsatz über 800.000 €) bzw. ab 2028 (alle übrigen).
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Adressierungsnummer, die in einer E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber (B2G) angegeben werden muss, damit die Rechnung an die richtige Behörde geleitet wird.
Elektronischer Beleg (E-Beleg)
Ein elektronischer Beleg (E-Beleg) ist ein digital empfangener oder digitalisierter Nachweis eines Geschäftsvorfalls – etwa eine PDF-Rechnung –, der bei GoBD-konformer, unveränderbarer Aufbewahrung dem Papierbeleg steuerlich gleichgestellt ist.
Quittung
Eine Quittung ist die schriftliche Bestätigung, dass eine Zahlung empfangen wurde; sie dient als Beleg, ersetzt eine Rechnung für den Vorsteuerabzug aber nur, wenn sie deren Pflichtangaben enthält.
Kleinbetragsrechnung
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung bis 250 € brutto, für die nach § 33 UStDV reduzierte Pflichtangaben genügen und die trotzdem zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Eigenbeleg
Ein Eigenbeleg ist ein selbst ausgestellter Ersatzbeleg, mit dem eine betriebliche Ausgabe nachgewiesen wird, wenn der Originalbeleg fehlt oder verloren ging.
Barbeleg
Ein Barbeleg ist der Beleg für eine bar bezahlte Ausgabe – etwa ein Kassenbon oder eine Quittung – und dient als Nachweis für die Buchung und den Betriebsausgabenabzug.
Belegnummer
Die Belegnummer ist eine eindeutige, fortlaufende Kennzeichnung eines Belegs, die ihn mit der zugehörigen Buchung verknüpft und die Nachvollziehbarkeit der Buchführung sichert.
Originalrechnung
Die Originalrechnung ist das vom Aussteller erstellte Erstexemplar einer Rechnung; sie ist im Original (Papier oder elektronisch) aufzubewahren und Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
Zahlungsnachweis
Ein Zahlungsnachweis belegt, dass eine Zahlung tatsächlich geflossen ist – etwa per Kontoauszug, Überweisungsbeleg oder Kassenbon – und ergänzt die Rechnung beim Nachweis von Betriebsausgaben.
Peppol
Peppol ist ein internationales, standardisiertes Netzwerk, über das Unternehmen und Behörden elektronische Rechnungen und andere Geschäftsdokumente sicher über zertifizierte Access Points austauschen.
EN 16931
Die EN 16931 ist die europäische Norm, die das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung festlegt; sie ist die gemeinsame Grundlage der deutschen Formate XRechnung und ZUGFeRD.
Anzahlungsrechnung
Eine Anzahlungsrechnung fordert eine Teilzahlung vor der vollständigen Leistung an; die Umsatzsteuer entsteht bereits mit Vereinnahmung der Anzahlung und wird in der späteren Schlussrechnung wieder verrechnet.
Dauerrechnung
Eine Dauerrechnung ist eine einmalig ausgestellte Rechnung für regelmäßig wiederkehrende, gleichbleibende Leistungen wie Miete oder Leasing; der Zahlungsnachweis dient als monatlicher Beleg.
Proformarechnung
Eine Proformarechnung ist ein vorläufiges, unverbindliches Dokument (etwa für Zoll, Vorauszahlung oder Warenmuster) – sie ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Bewirtung
Bewirtungsbeleg
Ein Bewirtungsbeleg weist geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nach; davon sind 70 % als Betriebsausgabe abziehbar.
Elektronische Genehmigung (Bewirtungsbeleg)
Die elektronische Genehmigung ist die digitale Freigabe eines Bewirtungsbelegs, die nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG und dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 die handschriftliche Unterschrift ersetzt, wenn der Genehmigende eindeutig identifiziert und der Vorgang unveränderbar protokolliert wird.
Bewirtungsaufwendungen (nicht abziehbar)
Als nicht abziehbare Bewirtungsaufwendungen gelten die 30 % der geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten, die nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG den Gewinn nicht mindern dürfen.
Repräsentationskosten
Repräsentationskosten sind Aufwendungen für das gesellschaftliche Ansehen eines Unternehmers; soweit sie die Lebensführung berühren und unangemessen sind, dürfen sie den Gewinn nach § 4 Abs. 5 EStG nicht mindern.
Reisekosten & Spesen
Reisekostenabrechnung
Eine Reisekostenabrechnung stellt die Kosten einer Geschäftsreise zusammen – Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand und Nebenkosten – zur Erstattung und steuerlichen Geltendmachung.
Verpflegungsmehraufwand
Verpflegungsmehraufwand sind gesetzliche Pauschalen für die Verpflegung auf Auswärtstätigkeiten – im Inland 28 € pro vollem Tag und 14 € am An-/Abreisetag oder bei über 8 Stunden Abwesenheit.
Spesen
Spesen sind ein Sammelbegriff für beruflich veranlasste Aufwendungen wie Reise-, Verpflegungs- und Bewirtungskosten, die ein Mitarbeiter verauslagt und erstattet bekommt.
Kilometerpauschale
Die Kilometerpauschale erlaubt es, Fahrtkosten auf einer Geschäftsreise mit dem privaten Pkw ohne Einzelnachweis mit 0,30 € je gefahrenem Kilometer anzusetzen.
Reisenebenkosten
Reisenebenkosten sind die übrigen Kosten einer Geschäftsreise neben Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten – etwa Parkgebühren, Maut, ÖPNV-Tickets oder berufliche Telefonkosten – und sind in nachgewiesener Höhe abziehbar.
Übernachtungspauschale
Die Übernachtungspauschale erlaubt Arbeitgebern, Übernachtungskosten bei einer Auswärtstätigkeit im Inland mit 20 € pro Nacht steuerfrei zu erstatten; beim Werbungskostenabzug zählen dagegen nur die tatsächlichen Kosten.
Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch weist die betriebliche und private Nutzung eines Firmenwagens lückenlos nach und dient als Alternative zur pauschalen 1-%-Regelung; es muss zeitnah, geschlossen und GoBD-konform geführt werden.
Umsatzsteuer & Vorsteuer
Vorsteuer
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die einem Unternehmer auf Eingangsrechnungen berechnet wird und die er – bei ordnungsgemäßer Rechnung – von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen kann.
Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)
Die Umsatzsteuer ist eine Steuer auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen; der Regelsteuersatz beträgt in Deutschland 19 %, der ermäßigte Satz 7 %.
Reverse Charge (§ 13b UStG)
Reverse Charge bezeichnet die Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG: Nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger schuldet und erklärt die Umsatzsteuer.
Kleinunternehmerregelung
Nach § 19 UStG müssen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen, wenn ihr Umsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überstieg und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt; im Gegenzug ist kein Vorsteuerabzug möglich.
Einfuhrumsatzsteuer
Die Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) ist die Umsatzsteuer auf die Einfuhr von Waren aus dem Drittland; sie wird vom Zoll erhoben und kann vom vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmer als Vorsteuer abgezogen werden.
OSS-Verfahren (One-Stop-Shop)
Das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) erlaubt es, die Umsatzsteuer auf grenzüberschreitende B2C-Verkäufe in andere EU-Länder zentral über eine einzige Meldung zu erklären, statt sich in jedem Land einzeln registrieren zu müssen.
Gelangensbestätigung
Die Gelangensbestätigung ist der Nachweis, dass die Ware einer innergemeinschaftlichen Lieferung tatsächlich in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt ist – Voraussetzung für die Umsatzsteuerbefreiung.
Buchhaltung & Aufbewahrung
GoBD
Die GoBD sind die Verwaltungsregeln des BMF zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Verfahrensdokumentation
Eine Verfahrensdokumentation ist die nach den GoBD geforderte schriftliche Beschreibung, wie Belege und Daten erfasst, verarbeitet, archiviert und gesichert werden – so, dass ein sachverständiger Dritter die Abläufe nachvollziehen kann.
Ersetzendes Scannen
Ersetzendes Scannen ist das Digitalisieren von Papierbelegen mit anschließender Vernichtung der Originale; nach den GoBD ist es zulässig, wenn der Scan bild- und inhaltsgleich ist, unveränderbar archiviert wird und eine Verfahrensdokumentation existiert.
Betriebsausgabe
Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind; sie mindern den steuerlichen Gewinn und müssen durch einen Beleg nachgewiesen werden.
Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen – für Buchungsbelege und Rechnungen sind es seit 2025 acht Jahre, für andere Unterlagen wie Geschäftsbriefe sechs Jahre.
§ 147 AO
§ 147 AO regelt die steuerlichen Aufbewahrungspflichten – welche Unterlagen wie lange (sechs, acht oder zehn Jahre) und in welcher Form aufzubewahren sind.
Ordnungsgemäße Buchführung (GoB)
Eine ordnungsgemäße Buchführung erfasst alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet, sodass sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit zurechtfindet (§ 238 HGB).
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist die vereinfachte Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG: Gewinn = Betriebseinnahmen − Betriebsausgaben; sie steht Freiberuflern und nicht buchführungspflichtigen Gewerbetreibenden offen.
Skonto
Skonto ist ein Preisnachlass, den der Verkäufer bei Zahlung innerhalb einer kurzen Frist gewährt (z. B. „2 % bei Zahlung binnen 14 Tagen“); er mindert nachträglich Entgelt und Vorsteuer.
Kontierung
Kontierung ist das Zuordnen eines Geschäftsvorfalls zu den richtigen Buchhaltungskonten (Soll und Haben), bevor er gebucht wird – die Grundlage jedes Buchungssatzes.
DATEV-Buchungsstapel (EXTF)
Ein DATEV-Buchungsstapel ist eine CSV-Datei im DATEV-Format (EXTF), mit der gesammelte Buchungssätze – ein Geschäftsvorfall je Zeile – an die DATEV-Buchhaltung bzw. den Steuerberater übergeben werden.
Geschenke & Aufmerksamkeiten
Geschenke an Geschäftspartner sind nur als Betriebsausgabe abziehbar, wenn sie je Empfänger und Jahr 50 € nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG); Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer aus persönlichem Anlass bleiben bis 60 € brutto steuerfrei.
Sachbezugsfreigrenze
Die Sachbezugsfreigrenze erlaubt Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern Sachbezüge wie Gutscheine oder Tankkarten bis 50 € im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei zu gewähren.
Kasse & Kassenführung
Z-Bon (Tagesendsummenbon)
Der Z-Bon ist der Tagesabschluss einer Registrierkasse: ein fortlaufend nummerierter Endsummenbon mit Tagesumsatz getrennt nach Steuersätzen, Zahlarten und Stornos, der als Beleg für die Tagesbuchung dient und lückenlos aufzubewahren ist.
TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
Die TSE ist die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die jede elektronische Kasse in Deutschland nach § 146a AO haben muss: Sie signiert jeden Kassenvorgang fälschungssicher und macht nachträgliche Manipulationen erkennbar.
Kassennachschau
Die Kassennachschau nach § 146b AO ist eine unangekündigte Prüfung der Kassenführung durch das Finanzamt während der Geschäftszeiten — inklusive Datenzugriff (DSFinV-K), Kassensturz und möglichem Übergang zur Außenprüfung.
DSFinV-K
Die DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) ist das standardisierte Exportformat, in dem jede elektronische Kasse ihre Einzelaufzeichnungen für Kassennachschau und Betriebsprüfung bereitstellen muss.