Lexikon · 116 Begriffe

Belege-Lexikon

Die wichtigsten Begriffe rund um Belege, Rechnungen, Bewirtung, Reisekosten und Buchhaltung – kurz, korrekt und finanzamt-konform erklärt.

Belege & Rechnungen

Beleg

Ein Beleg ist der Nachweis für einen Geschäftsvorfall – Rechnung, Quittung, Kassenbon, Kontoauszug oder Eigenbeleg – und Grundlage jeder Buchung: Nach dem Belegprinzip der GoBD gilt „keine Buchung ohne Beleg“.

Rechnung

Eine Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird; nur mit den Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG berechtigt sie zum Vorsteuerabzug.

E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931, die sich automatisch verarbeiten lässt – eine reine PDF gilt dagegen als sonstige Rechnung.

E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht verpflichtet inländische Unternehmen im B2B-Bereich: empfangen müssen sie E-Rechnungen seit dem 01.01.2025, ausstellen ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) beziehungsweise ab 2028 (alle übrigen).

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist die bundeseinheitliche Adressierungsnummer öffentlicher Auftraggeber, die nach § 5 ERechV in jeder E-Rechnung an den Bund im Feld Käuferreferenz (BT-10) stehen muss.

Elektronischer Beleg (E-Beleg)

Ein elektronischer Beleg ist ein digital empfangener oder digitalisierter Nachweis eines Geschäftsvorfalls – etwa eine PDF-Rechnung –, der bei GoBD-konformer, unveränderbarer Aufbewahrung dem Papierbeleg gleichsteht.

Quittung

Eine Quittung ist das schriftliche Empfangsbekenntnis über eine erhaltene Leistung (§ 368 BGB); sie ist ein vollwertiger Buchungsbeleg, berechtigt zum Vorsteuerabzug aber nur, wenn sie zugleich die Pflichtangaben einer Rechnung enthält.

Kleinbetragsrechnung

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung bis 250 € brutto, für die nach § 33 UStDV nur fünf Pflichtangaben genügen und die trotz Bruttoausweis in einer Summe zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt.

Eigenbeleg

Ein Eigenbeleg ist ein selbst ausgestellter Ersatzbeleg für eine betriebliche Ausgabe, deren Originalbeleg fehlt oder nie existiert hat; er sichert den Betriebsausgabenabzug, berechtigt aber nicht zum Vorsteuerabzug.

Barbeleg

Ein Barbeleg ist der Nachweis über eine bar bezahlte Ausgabe oder Einnahme – etwa Kassenbon, Quittung oder Tankbeleg – und dient zugleich als Buchungsbeleg für die Kasse und als Grundlage für Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.

Belegnummer

Die Belegnummer ist die eindeutige, nachvollziehbar vergebene Kennung eines Belegs, die ihn mit seiner Buchung verknüpft; sie ist nach den GoBD eine Pflichtangabe und nicht identisch mit der Rechnungsnummer nach § 14 Abs. 4 UStG.

Originalrechnung

Die Originalrechnung ist das vom leistenden Unternehmer ausgestellte Erstexemplar einer Rechnung – auf Papier oder elektronisch; sie ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug und im empfangenen Format aufzubewahren.

Zahlungsnachweis

Ein Zahlungsnachweis belegt, dass eine Zahlung tatsächlich geflossen ist – etwa per Kontoauszug, Überweisungsbeleg oder Kassenbon – und ergänzt die Rechnung beim Nachweis von Betriebsausgaben.

Peppol

Peppol ist ein internationales, standardisiertes Netzwerk, über das Unternehmen und Behörden elektronische Rechnungen und andere Geschäftsdokumente sicher über zertifizierte Access Points austauschen.

EN 16931

Die EN 16931 ist die europäische Norm, die das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung festlegt; sie ist die gemeinsame Grundlage der deutschen Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Anzahlungsrechnung

Eine Anzahlungsrechnung fordert eine Teilzahlung vor der vollständigen Leistung an; die Umsatzsteuer entsteht bereits mit Vereinnahmung der Anzahlung und wird in der späteren Schlussrechnung wieder verrechnet.

Dauerrechnung

Eine Dauerrechnung ist eine einmalig ausgestellte Rechnung für regelmäßig wiederkehrende, gleichbleibende Leistungen wie Miete oder Leasing; der Zahlungsnachweis dient als monatlicher Beleg.

Proformarechnung

Eine Proformarechnung ist ein vorläufiges, unverbindliches Dokument (etwa für Zoll, Vorauszahlung oder Warenmuster) – sie ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.

Buchungsbeleg

Ein Buchungsbeleg ist der Nachweis, auf dem eine einzelne Buchung beruht; er verknüpft Geschäftsvorfall und Buchungssatz und ist nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO seit 2025 acht Jahre aufzubewahren.

Belegarten

Belegarten teilen Belege nach ihrer Herkunft ein: Fremdbelege kommen von außen in den Betrieb (Eingangsrechnungen, Kontoauszüge), Eigenbelege entstehen im Betrieb selbst (Ausgangsrechnungen, Kassenberichte, Lohnlisten).

Leistungszeitraum

Der Leistungszeitraum gibt an, wann eine Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wurde; die Angabe ist nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG Pflichtangabe jeder Rechnung, wobei nach § 31 Abs. 4 UStDV die Nennung des Kalendermonats genügt.

UBL (Universal Business Language)

UBL (Universal Business Language) ist ein XML-Standard der Organisation OASIS für Geschäftsdokumente; UBL 2.1 ist als ISO/IEC 19845 normiert und eine der beiden Syntaxen, in denen eine E-Rechnung nach EN 16931 ausgedrückt werden darf.

CII (Cross Industry Invoice)

CII (Cross Industry Invoice) ist das XML-Rechnungsformat von UN/CEFACT; es ist neben UBL die zweite von EN 16931 zugelassene Syntax und bildet den strukturierten Teil von ZUGFeRD und Factur-X.

BT-Felder (Business Terms)

BT-Felder sind die Business Terms der Norm EN 16931 — die durchnummerierten Informationselemente einer E-Rechnung, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer oder BT-10 für die Käuferreferenz; zusammengehörige Felder bündelt die Norm in Business Groups (BG).

Bewirtung

Bewirtungsbeleg

Der Bewirtungsbeleg ist der Eigenbeleg, der Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe einer geschäftlich veranlassten Bewirtung nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nachweist; abziehbar sind davon 70 % als Betriebsausgabe, die Vorsteuer zu 100 %.

Elektronische Genehmigung (Bewirtungsbeleg)

Die elektronische Genehmigung ist die dokumentierte digitale Freigabe eines Bewirtungsbelegs, die nach dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 die Unterschrift ersetzt, wenn Genehmigender, Zeitpunkt und Unveränderbarkeit elektronisch festgehalten sind.

Bewirtungsaufwendungen (nicht abziehbar)

Nicht abziehbare Bewirtungsaufwendungen sind die 30 % der geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten, die nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG den Gewinn nicht mindern dürfen; der Vorsteuerabzug bleibt davon unberührt.

Repräsentationskosten

Repräsentationskosten sind Aufwendungen für das gesellschaftliche Ansehen eines Unternehmens; berühren sie die Lebensführung und sind sie unangemessen, dürfen sie den Gewinn nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG nicht mindern.

Reisekosten & Spesen

Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung stellt die vier Kostenblöcke einer beruflichen Auswärtstätigkeit zusammen – Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten – und ist Grundlage für die steuerfreie Erstattung nach § 3 Nr. 16 EStG.

Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand sind die gesetzlichen Pauschalen für die Verpflegung auf einer Auswärtstätigkeit – 2026 im Inland 28 € je vollem Kalendertag und 14 € am An-/Abreisetag sowie bei über acht Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a EStG).

Spesen

Spesen sind der umgangssprachliche Sammelbegriff für beruflich veranlasste Auslagen auf Auswärtstätigkeiten – Fahrt, Verpflegung, Übernachtung, Nebenkosten –, die der Arbeitgeber nach § 3 Nr. 16 EStG im Rahmen der gesetzlichen Pauschalen steuerfrei erstatten darf.

Kilometerpauschale

Die Kilometerpauschale erlaubt es, Fahrtkosten einer Dienstreise mit dem privaten Pkw ohne Einzelnachweis mit 0,30 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer anzusetzen – nicht zu verwechseln mit der Entfernungspauschale für den Arbeitsweg.

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind die übrigen Kosten einer Auswärtstätigkeit neben Fahrt, Übernachtung und Verpflegung – etwa Parkgebühren, Maut, Gepäck oder berufliche Telefonkosten – und sind ausschließlich in nachgewiesener Höhe abziehbar (R 9.8 LStR).

Übernachtungspauschale

Die Übernachtungspauschale erlaubt es Arbeitgebern, eine Übernachtung auf Auswärtstätigkeit im Inland mit 20 € steuerfrei zu erstatten; für den Werbungskosten- und Betriebsausgabenabzug zählen dagegen ausschließlich die tatsächlichen Kosten.

Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch weist die betriebliche und private Nutzung eines Firmenwagens lückenlos nach und ist die Alternative zur pauschalen 1-Prozent-Regelung; es muss zeitnah, in geschlossener Form und ohne nachträgliche Änderungsmöglichkeit geführt werden.

Umsatzsteuer & Vorsteuer

Vorsteuer

Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die einem Unternehmer auf Eingangsrechnungen berechnet wird und die er nach § 15 UStG – bei ordnungsgemäßer Rechnung – von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen kann.

Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)

Die Umsatzsteuer ist die Steuer auf Lieferungen und sonstige Leistungen im Inland; der Regelsteuersatz beträgt nach § 12 UStG 19 %, der ermäßigte Satz 7 % – seit dem 1. Januar 2026 auch für Speisen in der Gastronomie.

Reverse Charge (§ 13b UStG)

Reverse Charge bezeichnet die Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG: Nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger schuldet und erklärt die Umsatzsteuer; die Rechnung wird ohne Steuerausweis gestellt.

Kleinunternehmerregelung

Nach § 19 UStG sind die Umsätze eines Kleinunternehmers seit 2025 echt steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet; im Gegenzug entfällt der Vorsteuerabzug.

Einfuhrumsatzsteuer

Die Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) ist die Umsatzsteuer auf die Einfuhr von Waren aus dem Drittland; sie wird vom Zoll erhoben und ist beim vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmer nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 UStG als Vorsteuer abziehbar.

OSS-Verfahren (One-Stop-Shop)

Das OSS-Verfahren nach § 18j UStG erlaubt es, die Umsatzsteuer auf grenzüberschreitende B2C-Verkäufe in andere EU-Länder zentral beim Bundeszentralamt für Steuern zu erklären, statt sich in jedem Bestimmungsland einzeln registrieren zu müssen.

Gelangensbestätigung

Die Gelangensbestätigung nach § 17b UStDV ist der Belegnachweis, dass die Ware einer innergemeinschaftlichen Lieferung tatsächlich in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt ist – Voraussetzung für die Umsatzsteuerbefreiung.

Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG erlaubt es Unternehmern, die auf Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer von der eigenen Steuerschuld abzuziehen — Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung über eine Leistung für das Unternehmen.

Ist-Besteuerung

Bei der Ist-Besteuerung nach § 20 UStG entsteht die Umsatzsteuer erst, wenn der Kunde bezahlt hat; sie ist auf Antrag unter anderem für Betriebe mit einem Gesamtumsatz bis 800.000 € im Vorjahr und für nicht buchführungspflichtige Freiberufler zulässig.

Soll- und Ist-Versteuerung

Soll- und Ist-Versteuerung unterscheiden den Zeitpunkt, zu dem die Umsatzsteuer entsteht: bei der Soll-Versteuerung mit Ablauf des Zeitraums der Leistungsausführung, bei der Ist-Versteuerung nach § 20 UStG erst mit dem Zahlungseingang.

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bezeichnet die Umkehr der Steuerschuld nach § 13b UStG; der Satz ist zugleich die nach § 14a Abs. 5 UStG vorgeschriebene Pflichtangabe auf einer solchen Rechnung.

Innergemeinschaftliche Lieferung

Eine innergemeinschaftliche Lieferung ist der Warenverkauf an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat; sie ist nach § 4 Nr. 1 Buchst. b in Verbindung mit § 6a UStG steuerfrei, wenn USt-IdNr., Zusammenfassende Meldung sowie Beleg- und Buchnachweis stimmen.

Innergemeinschaftlicher Erwerb

Beim innergemeinschaftlichen Erwerb nach § 1a UStG versteuert der Käufer den Wareneinkauf aus einem anderen EU-Land selbst und kann die Erwerbsteuer bei voller Abzugsberechtigung nach § 15 Abs. 1 Nr. 3 UStG zugleich als Vorsteuer abziehen.

Differenzbesteuerung

Bei der Differenzbesteuerung nach § 25a UStG versteuert ein Wiederverkäufer nur die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis — typisch beim Handel mit Gebrauchtwaren, die ohne Umsatzsteuer eingekauft wurden.

Nicht steuerbare Umsätze

Nicht steuerbare Umsätze fallen mangels eines Tatbestandsmerkmals des § 1 UStG gar nicht erst unter das deutsche Umsatzsteuerrecht — anders als steuerfreie Umsätze, die nach § 4 UStG steuerbar, aber von der Steuer befreit sind.

Reihengeschäft

Beim Reihengeschäft nach § 3 Abs. 6a UStG schließen mehrere Unternehmer Liefergeschäfte über denselben Gegenstand ab, der unmittelbar vom ersten Lieferer zum letzten Abnehmer gelangt — nur eine Lieferung der Reihe ist die bewegte und kann steuerfrei sein.

Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist die unterjährige Steueranmeldung nach § 18 UStG, in der ein Unternehmer die geschuldete Umsatzsteuer abzüglich der Vorsteuer selbst berechnet und bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums übermittelt.

Dauerfristverlängerung

Die Dauerfristverlängerung nach §§ 46 bis 48 UStDV verschiebt Abgabe und Zahlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung dauerhaft um einen Monat; wer monatlich meldet, leistet dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres.

Zusammenfassende Meldung (ZM)

In der Zusammenfassenden Meldung nach § 18a UStG meldet ein Unternehmer dem Bundeszentralamt für Steuern seine innergemeinschaftlichen Lieferungen und sonstigen Leistungen an EU-Unternehmer — bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums.

Buchhaltung & Aufbewahrung

GoBD

Die GoBD sind die Verwaltungsregeln des BMF (Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025) zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation ist die nach den GoBD geforderte schriftliche Beschreibung, wie Belege und Daten erfasst, verarbeitet, archiviert und gesichert werden – so, dass ein sachverständiger Dritter die Abläufe nachvollziehen kann.

Ersetzendes Scannen

Ersetzendes Scannen ist das Digitalisieren von Papierbelegen mit anschließender Vernichtung der Originale; nach den GoBD ist es zulässig, wenn der Scan bild- und inhaltsgleich ist, unveränderbar archiviert wird und eine Verfahrensdokumentation existiert.

Betriebsausgabe

Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind; sie mindern den steuerlichen Gewinn und müssen durch einen Beleg nachgewiesen werden.

Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind: seit 2025 acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, sechs Jahre für Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 3 AO).

§ 147 AO

§ 147 AO regelt die steuerlichen Aufbewahrungspflichten – welche Unterlagen aufzubewahren sind, wie lange (zehn, acht oder sechs Jahre), in welcher Form und wie die Finanzbehörde auf die Daten zugreifen darf.

Ordnungsgemäße Buchführung (GoB)

Eine ordnungsgemäße Buchführung erfasst alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet, sodass sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit zurechtfindet (§ 238 HGB).

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist die vereinfachte Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG: Gewinn = Betriebseinnahmen − Betriebsausgaben; sie steht Freiberuflern und nicht buchführungspflichtigen Gewerbetreibenden offen.

Skonto

Skonto ist ein Preisnachlass, den der Verkäufer bei Zahlung innerhalb einer kurzen Frist gewährt (z. B. „2 % bei Zahlung binnen 14 Tagen“); er mindert nachträglich Entgelt und Vorsteuer nach § 17 UStG.

Kontierung

Kontierung ist das Zuordnen eines Geschäftsvorfalls zu Soll- und Haben-Konto eines Kontenrahmens wie SKR 03 oder SKR 04; erst mit Kontierungsvermerk und Verbuchung wird ein Beleg zum Buchungsbeleg im Sinne der GoBD.

DATEV-Buchungsstapel (EXTF)

Ein DATEV-Buchungsstapel ist eine CSV-Datei im DATEV-Format (EXTF), mit der gesammelte Buchungssätze – ein Geschäftsvorfall je Zeile – an die DATEV-Buchhaltung bzw. den Steuerberater übergeben werden.

Geschenke & Aufmerksamkeiten

Geschenke an Geschäftspartner sind nur als Betriebsausgabe abziehbar, wenn sie je Empfänger und Jahr 50 € nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG); Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer aus persönlichem Anlass bleiben bis 60 € brutto steuerfrei.

Sachbezugsfreigrenze

Die Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG lässt Sachbezüge wie Gutscheine oder Tankkarten bis 50 € pro Monat und Arbeitnehmer steuer- und beitragsfrei — als Freigrenze, nicht als Freibetrag: ein Cent darüber macht alles steuerpflichtig.

Festschreibung

Die Festschreibung macht erfasste Buchungen unveränderbar: Danach lässt sich eine Buchung nur noch durch eine nachvollziehbare Storno- oder Korrekturbuchung ändern — eine Kernanforderung der GoBD und des § 146 Abs. 4 AO.

GDPdU

GDPdU steht für die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen aus dem Jahr 2001; sie wurden 2015 durch die GoBD abgelöst, der Begriff lebt aber im GDPdU-Datenexport für die Betriebsprüfung weiter.

Rechnungsablage

Rechnungsablage bezeichnet das geordnete Archivieren eingehender und ausgehender Rechnungen, sodass jeder Beleg zur zugehörigen Buchung auffindbar bleibt und über die gesamte Aufbewahrungsfrist unverändert lesbar ist.

Handelsbrief (Geschäftsbrief)

Handels- bzw. Geschäftsbriefe sind alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen — auch E-Mails; empfangene Briefe und Kopien abgesandter Briefe sind nach § 257 HGB und § 147 AO sechs Jahre aufzubewahren.

Betriebseinnahmen

Betriebseinnahmen sind alle Zugänge in Geld oder Geldeswert, die betrieblich veranlasst sind; das EStG definiert sie nicht ausdrücklich, die Rechtsprechung bildet den Begriff spiegelbildlich zur Betriebsausgabe nach § 4 Abs. 4 EStG.

Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht verpflichtet einen Betrieb, laufend Bücher zu führen und jährlich einen Abschluss aufzustellen; sie folgt aus § 238 HGB für Kaufleute und aus § 141 AO ab mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn.

Betriebsausgabenpauschale

Die Betriebsausgabenpauschale erlaubt einzelnen Berufsgruppen, statt der Einzelkosten einen Anteil der Betriebseinnahmen abzuziehen: hauptberuflich schriftstellerisch oder journalistisch 30 %, höchstens 3.600 €; nebenberuflich 25 %, höchstens 900 €.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind betrieblich veranlasste Aufwendungen, die den Gewinn nach § 4 Abs. 5 EStG dennoch nicht mindern dürfen — etwa 30 % der Bewirtungskosten, Geschenke über 50 € je Empfänger und Jahr oder die Gewerbesteuer.

Home-Office-Pauschale

Die Home-Office-Pauschale nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG beträgt 6 € für jeden Kalendertag, an dem die Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt wurde, höchstens 1.260 € im Jahr — das entspricht 210 Tagen.

Investitionsabzugsbetrag (IAB)

Mit dem Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG können Betriebe bis zu 50 % der voraussichtlichen Anschaffungskosten einer geplanten Investition schon vor dem Kauf gewinnmindernd abziehen, sofern der Gewinn 200.000 € nicht übersteigt.

Doppelte Buchführung

Geschäftsvorfälle

Geschäftsvorfälle sind alle Vorgänge, die das Vermögen, die Schulden oder den Erfolg eines Betriebs verändern; nach § 238 Abs. 1 HGB müssen sie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen, also belegt und einzeln gebucht werden.

Buchungssatz

Ein Buchungssatz gibt an, welche Konten ein Geschäftsvorfall berührt, und wird immer in der Form „Soll an Haben“ notiert; die Summe der Soll-Beträge muss dabei stets der Summe der Haben-Beträge entsprechen.

Soll und Haben

Soll und Haben sind die beiden Seiten eines Buchhaltungskontos — Soll ist die linke, Haben die rechte Seite; jede Buchung erfasst denselben Betrag einmal im Soll und einmal im Haben, weshalb beide Summen stets übereinstimmen.

T-Konten

T-Konten sind die vereinfachte Darstellung eines Buchhaltungskontos in Form eines T: links die Soll-, rechts die Haben-Seite — die Differenz beider Seiten ergibt den Saldo, mit dem das Konto abgeschlossen wird.

Bestandskonten

Bestandskonten führen die Posten der Bilanz fort — aktive Bestandskonten das Vermögen, passive das Eigenkapital und die Schulden; anders als Erfolgskonten wirken sich Buchungen auf ihnen nicht auf den Gewinn aus.

Kontenrahmen (SKR 03, SKR 04)

Ein Kontenrahmen ist ein standardisiertes Verzeichnis aller Buchhaltungskonten einer Branche; in Deutschland dominieren die DATEV-Standardkontenrahmen SKR 03 (nach dem Prozessgliederungsprinzip) und SKR 04 (nach dem Abschlussgliederungsprinzip).

Debitor

Ein Debitor ist ein Kunde, gegen den ein Unternehmen eine Forderung hat; für ihn wird ein eigenes Personenkonto geführt, dessen Saldo automatisch in das Sammelkonto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen fließt.

Kreditor

Ein Kreditor ist ein Lieferant oder Dienstleister, dem ein Unternehmen Geld schuldet; sein Personenkonto sammelt Eingangsrechnungen, Zahlungen und Skontoabzüge und fließt in das Sammelkonto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.

Offene Posten (OPOS)

Offene Posten sind gebuchte, aber noch nicht ausgeglichene Rechnungen; die Offene-Posten-Liste zeigt je Debitor und Kreditor, welche Beträge mit welcher Fälligkeit noch ausstehen.

Durchlaufende Posten

Durchlaufende Posten sind Beträge, die ein Unternehmer im fremden Namen und für fremde Rechnung vereinnahmt und verausgabt; sie gehören nach § 10 Abs. 1 Satz 4 UStG nicht zum Entgelt und sind weder Betriebseinnahme noch Betriebsausgabe.

Eingangsrechnung buchen

Eine Eingangsrechnung wird gebucht, indem Aufwand oder Wareneinkauf zusammen mit der Vorsteuer im Soll und die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten im Haben erfasst wird; die Zahlung ist ein zweiter, eigener Buchungssatz.

Splitbuchung

Eine Splitbuchung verteilt einen einzelnen Zahlungsvorgang auf mehrere Gegenkonten, Steuersätze oder offene Posten; die Summe der Teilbeträge muss dabei exakt dem Zahlungsbetrag entsprechen.

Stapelbuchung

Bei der Stapelbuchung werden Buchungen zunächst in einem Buchungsstapel gesammelt und geprüft, bevor sie durch die Festschreibung unveränderbar in die Buchhaltung übernommen werden (§ 146 Abs. 4 AO).

Eröffnungsbuchung

Mit der Eröffnungsbuchung werden zu Beginn eines Geschäftsjahres die Schlussbestände des Vorjahres auf die Bestandskonten vorgetragen, damit die Eröffnungsbilanz nach § 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB exakt der Schlussbilanz des Vorjahres entspricht.

Abschlussbuchung

Abschlussbuchungen sind die Buchungen am Ende eines Geschäftsjahres, mit denen Abschreibungen, Rechnungsabgrenzungen, Rückstellungen und Bestandsveränderungen erfasst und die Konten in Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung überführt werden.

Wareneingang

Der Wareneingang ist die Annahme und Erfassung gelieferter Waren; gewerbliche Unternehmer müssen ihn nach § 143 AO gesondert aufzeichnen, gebucht wird er auf eigenen Wareneingangskonten zuzüglich Bezugsnebenkosten und Vorsteuer.

Privatentnahme

Eine Privatentnahme liegt vor, wenn ein Unternehmer Geld, Waren, Nutzungen oder Leistungen aus dem Betrieb für private Zwecke entnimmt (§ 4 Abs. 1 Satz 2 EStG); sie mindert das Eigenkapital, nicht aber den Gewinn.

Doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung erfasst jeden Geschäftsvorfall auf zwei Konten — einmal im Soll, einmal im Haben — und ermittelt den Gewinn auf zwei Wegen zugleich: über den Betriebsvermögensvergleich der Bilanz und über die Gewinn- und Verlustrechnung.

Buchungsjournal

Das Buchungsjournal — das Grundbuch der Buchführung — hält alle Buchungen in zeitlicher Reihenfolge fest und weist nach, wann welcher Geschäftsvorfall mit welchem Beleg erfasst wurde (§ 239 Abs. 2 HGB).

Sachkonto

Ein Sachkonto ist ein Konto des Hauptbuchs, auf dem gleichartige Geschäftsvorfälle sachlich gesammelt werden — etwa Bank, Kasse, Bürobedarf oder Erlöse 19 %; seine Nummer stammt aus dem verwendeten Kontenrahmen.

Gegenkonto

Das Gegenkonto ist bei einer Buchung das zweite angesprochene Konto: Was auf dem einen Konto im Soll steht, steht auf dem Gegenkonto im Haben — bei „Bürobedarf an Bank“ ist die Bank das Gegenkonto.

SKR 03

Der SKR 03 ist der DATEV-Standardkontenrahmen mit Prozessgliederung: Die Reihenfolge der Konten richtet sich an den betrieblichen Abläufen aus, weshalb betriebliche Aufwendungen in der Kontenklasse 4 und Erlöse in der Kontenklasse 8 liegen.

SKR 04

Der SKR 04 ist der DATEV-Standardkontenrahmen mit Abschlussgliederung: Die Konten folgen dem Aufbau von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, weshalb die Erlöse in der Kontenklasse 4 und die betrieblichen Aufwendungen in den Klassen 5 und 6 stehen.

Privateinlage

Eine Privateinlage liegt vor, wenn ein Unternehmer Geld oder Wirtschaftsgüter aus seinem Privatvermögen in den Betrieb einbringt; sie erhöht das Eigenkapital, ist aber keine Betriebseinnahme und erhöht den Gewinn nicht (§ 4 Abs. 1 EStG).

Jahresabschluss & Bewertung

Inventur

Die Inventur ist die mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden zum Bilanzstichtag (§ 240 HGB); ihr Ergebnis wird im Inventar festgehalten und ist die Grundlage der Bilanz.

Rückstellungen

Rückstellungen sind Verbindlichkeiten, die dem Grunde oder der Höhe nach noch ungewiss sind — etwa für Steuernachzahlungen, Gewährleistungen oder Prozesskosten — und nach § 249 HGB in der Bilanz zu passivieren sind.

Anschaffungskosten

Anschaffungskosten sind nach § 255 Abs. 1 HGB der Kaufpreis eines Vermögensgegenstands zuzüglich aller Nebenkosten und abzüglich Minderungen wie Rabatt, Bonus oder Skonto; sie bilden die Grundlage für Bilanzansatz und Abschreibung.

Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ist ein selbstständig nutzbares, abnutzbares bewegliches Anlagegut, dessen Anschaffungs- oder Herstellungskosten 800 € netto nicht übersteigen und das deshalb nach § 6 Abs. 2 EStG sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden darf.

Anlagevermögen

Zum Anlagevermögen gehören nach § 247 Abs. 2 HGB nur die Gegenstände, die dazu bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen — Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Software oder Beteiligungen; alles Übrige ist Umlaufvermögen.

Buchwert

Der Buchwert ist der Wert, mit dem ein Vermögensgegenstand in den Büchern steht: die Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich aller bisher vorgenommenen Abschreibungen — bei abnutzbaren Anlagegütern auch Restbuchwert genannt.

Forderung

Eine Forderung ist der Anspruch auf Zahlung aus einer bereits erbrachten Leistung; in der Bilanz steht sie im Umlaufvermögen unter „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“, bis der Kunde bezahlt.

Verbindlichkeit

Eine Verbindlichkeit ist eine dem Grunde und der Höhe nach feststehende Schuld gegenüber einem Dritten; sie steht auf der Passivseite der Bilanz und unterscheidet sich dadurch von der ungewissen Rückstellung.

Kasse & Kassenführung

Z-Bon (Tagesendsummenbon)

Der Z-Bon ist der Tagesabschluss einer Registrierkasse: ein fortlaufend nummerierter Endsummenbon mit Tagesumsatz getrennt nach Steuersätzen, Zahlarten und Stornos, der als Kassenaufzeichnung nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO zehn Jahre aufzubewahren ist.

TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)

Die TSE ist die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die jede elektronische Kasse nach § 146a Abs. 1 AO haben muss: Sie signiert jeden Kassenvorgang mit Zeitstempel und Signaturzähler und macht Manipulationen erkennbar.

Kassennachschau

Die Kassennachschau nach § 146b AO ist eine unangekündigte Prüfung der Kassenführung durch das Finanzamt während der üblichen Geschäftszeiten — mit Kassensturz, Datenzugriff und möglichem Übergang zur Außenprüfung ohne Prüfungsanordnung.

DSFinV-K

Die DSFinV-K ist das vom Bundeszentralamt für Steuern veröffentlichte Exportformat, in dem jede elektronische Kasse ihre Stammdaten, Einzelaufzeichnungen und Kassenabschlüsse für Kassennachschau und Betriebsprüfung bereitstellen muss.