Lexikon
Belege-Lexikon
Die wichtigsten Begriffe rund um Belege, Bewirtung, Reisekosten und Buchhaltung – kurz, korrekt und finanzamt-konform erklärt.
Beleg
Ein Beleg ist der schriftliche Nachweis (z. B. Rechnung oder Quittung) für einen Geschäftsvorfall – es gilt der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“.
Elektronischer Beleg (E-Beleg)
Ein elektronischer Beleg (E-Beleg) ist ein digital empfangener oder digitalisierter Nachweis eines Geschäftsvorfalls – etwa eine PDF-Rechnung –, der bei GoBD-konformer, unveränderbarer Aufbewahrung dem Papierbeleg steuerlich gleichgestellt ist.
Bewirtungsbeleg
Ein Bewirtungsbeleg weist geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nach; davon sind 70 % als Betriebsausgabe abziehbar.
Eigenbeleg
Ein Eigenbeleg ist ein selbst ausgestellter Ersatzbeleg, mit dem eine betriebliche Ausgabe nachgewiesen wird, wenn der Originalbeleg fehlt oder verloren ging.
Verpflegungsmehraufwand
Verpflegungsmehraufwand sind gesetzliche Pauschalen für die Verpflegung auf Auswärtstätigkeiten – im Inland 28 € pro vollem Tag und 14 € am An-/Abreisetag oder bei über 8 Stunden Abwesenheit.
GoBD
Die GoBD sind die Verwaltungsregeln des BMF zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Reisekostenabrechnung
Eine Reisekostenabrechnung stellt die Kosten einer Geschäftsreise zusammen – Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand und Nebenkosten – zur Erstattung und steuerlichen Geltendmachung.
Kleinbetragsrechnung
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung bis 250 € brutto, für die nach § 33 UStDV reduzierte Pflichtangaben genügen und die trotzdem zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Vorsteuer
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die einem Unternehmer auf Eingangsrechnungen berechnet wird und die er – bei ordnungsgemäßer Rechnung – von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen kann.
Spesen
Spesen sind ein Sammelbegriff für beruflich veranlasste Aufwendungen wie Reise-, Verpflegungs- und Bewirtungskosten, die ein Mitarbeiter verauslagt und erstattet bekommt.
Bewirtungsaufwendungen (nicht abziehbar)
Als nicht abziehbare Bewirtungsaufwendungen gelten die 30 % der geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten, die nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG den Gewinn nicht mindern dürfen.