GoBD
Die GoBD sind die Verwaltungsregeln des BMF (Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025) zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) legen fest, wie digitale Buchführung, digitale Belege und der Zugriff der Finanzverwaltung auf steuerrelevante Daten auszusehen haben. Sie sind kein Gesetz, sondern die Auslegung der §§ 145 bis 147 AO und der §§ 238 ff. HGB durch die Finanzverwaltung – für Betriebsprüfer bindend und damit in der Praxis der entscheidende Maßstab.
Rechtsgrundlage und aktuelle Fassung
Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (IV A 4 - S 0316/19/10003 :001), das die erste GoBD-Fassung von 2014 abgelöst hat. Geändert wurde es zweimal: durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024 und zuletzt durch das Schreiben vom 14. Juli 2025, das seit dem 14. Juli 2025 anzuwenden ist. Die gesetzliche Basis bleibt § 147 AO für die Aufbewahrung und § 146 AO für die Ordnungsvorschriften; die GoBD füllen diese Normen nur aus und sind eng mit der ordnungsmäßigen Buchführung verzahnt.
Die Grundsätze im Überblick
| Grundsatz | Was dahintersteckt | Typischer Prüfungspunkt |
|---|---|---|
| Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit | Der Weg vom Beleg über Grund- und Hauptbuch bis zum Abschluss muss in beide Richtungen verfolgbar sein | Fehlender Belegverweis auf der Buchung |
| Vollständigkeit | Jeder Geschäftsvorfall wird lückenlos und einzeln erfasst | Lücken in der Belegnummer |
| Richtigkeit | Sachverhalte werden sachlich zutreffend abgebildet | Falsches Sachkonto oder falscher Steuerschlüssel |
| Zeitgerechte Erfassung | Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), übrige Vorfälle zeitnah | Monatelang unerfasste Belegstapel |
| Ordnung | Systematische, wiederauffindbare Ablage | Sammelordner ohne Struktur oder Index |
| Unveränderbarkeit | Spätere Änderungen müssen protokolliert und der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleiben | Fehlende Festschreibung der Buchungen |
Datenzugriff: Z1, Z2 und Z3
§ 147 Abs. 6 AO gibt der Finanzbehörde drei Wege zu den steuerrelevanten Daten. In der Praxis dominiert Z3, weil der Prüfer den Export mit einer Analysesoftware auswerten kann. Die Grundlagen dafür stammen aus den früheren GDPdU, die 2014 in den GoBD aufgegangen sind.
| Zugriffsart | Was die Finanzbehörde verlangen darf | Bedeutung in der Praxis |
|---|---|---|
| Z1 – unmittelbarer Zugriff | Nur-Lese-Zugriff auf das Datenverarbeitungssystem im Betrieb | Kommt vor, setzt ein eigens eingerichtetes Prüferkonto voraus |
| Z2 – mittelbarer Zugriff | Auswertungen nach Vorgaben des Prüfers, ausgeführt vom Unternehmen oder seinem Dienstleister | Selten, weil aufwendig für beide Seiten |
| Z3 – Datenträgerüberlassung | Übergabe der Daten in maschinell auswertbarer Form | Der Regelfall, auch bei der Kassennachschau und beim DSFinV-K-Export |
Was die E-Rechnung geändert hat
Mit der Empfangspflicht für die E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025 hat das BMF die GoBD nachgezogen. Kernaussage der Fassung vom 14. Juli 2025: Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz, also die XML-Datei. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der Bildteil nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält, etwa Buchungsvermerke.
Eingehende Dokumente sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden. Wer eine XRechnung nur als hübsch gerendertes PDF ablegt und die XML-Datei verwirft, hat das Original vernichtet – ein Formatwechsel ist nur zulässig, wenn dabei keine maschinelle Auswertbarkeit und keine Information verloren geht.
Häufige Fehler
- Belege liegen unstrukturiert im E-Mail-Postfach statt in einem Archiv mit Suchfunktion und Schreibschutz.
- Die Verfahrensdokumentation fehlt oder beschreibt einen Prozess, den es so längst nicht mehr gibt.
- Buchungen bleiben unbegrenzt änderbar, weil die Festschreibung im System abgeschaltet ist.
- Papierbelege werden gescannt und vernichtet, ohne dass der Scanprozess beim ersetzenden Scannen dokumentiert ist.
- Vorsysteme wie Kasse, Warenwirtschaft oder Zeiterfassung liefern keine auswertbaren Einzeldaten, sondern nur Summen.
Wer die Anforderungen strukturiert abarbeiten will, findet die praktischen Schritte in unserer GoBD-Checkliste.
Häufige Fragen
Sind die GoBD ein Gesetz?
Nein, die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums und damit Verwaltungsauffassung. Bindend sind sie für die Finanzverwaltung, nicht für die Gerichte. In der Betriebsprüfung sind sie trotzdem der praktische Maßstab, an dem Ihre Buchführung gemessen wird.
Gelten die GoBD auch für die EÜR und für Kleinunternehmer?
Ja. Die GoBD gelten für jeden, der steuerrelevante Aufzeichnungen führt, also auch für Einnahmenüberschussrechner und Kleinunternehmer. Der Umfang der Anforderungen richtet sich aber nach Größe, Komplexität und Systemlandschaft des Betriebs.
Darf ich meine Buchhaltung in Excel führen?
Nur eingeschränkt. Eine reine Tabellenkalkulation erfüllt die Unveränderbarkeit nicht, weil nachträgliche Änderungen weder protokolliert noch erkennbar sind. Als Vorsystem ist Excel zulässig, wenn die Unveränderbarkeit anderweitig gesichert und in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist.
Reicht es, eine PDF-Rechnung auszudrucken und die Datei zu löschen?
Nein. Elektronisch empfangene Rechnungen sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie eingegangen sind. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht, weil dabei die maschinelle Auswertbarkeit und bei strukturierten Formaten der eigentliche Rechnungsinhalt verloren geht.
Muss meine Software GoBD-zertifiziert sein?
Nein, eine GoBD-Zertifizierung gibt es nicht. Testate und Zertifikate Dritter entfalten gegenüber der Finanzbehörde ausdrücklich keine Bindungswirkung. Verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit bleibt immer der Steuerpflichtige selbst.
Was passiert bei einem GoBD-Verstoß?
Schwere formelle Mängel können dazu führen, dass die Buchführung verworfen und der Gewinn nach § 162 AO geschätzt wird. Kleinere Mängel ohne sachliches Gewicht bleiben folgenlos. Entscheidend ist, ob Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit tatsächlich beeinträchtigt sind.