Bewirtungsbeleg
Der Bewirtungsbeleg ist der Eigenbeleg, der Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe einer geschäftlich veranlassten Bewirtung nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nachweist; abziehbar sind davon 70 % als Betriebsausgabe, die Vorsteuer zu 100 %.
Der Bewirtungsbeleg ist der Eigenbeleg, mit dem ein Unternehmer nachweist, dass ein Essen geschäftlich veranlasst war: Er hält Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen fest. Rechtsgrundlage ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG; bei einer Bewirtung in einer Gaststätte wird der Beleg zusammen mit der maschinellen Bewirtungsrechnung aufbewahrt. Fehlt er oder ist er unvollständig, streicht das Finanzamt die Kosten vollständig – nicht nur die 30 Prozent, sondern den gesamten Betrag.
Rechtsgrundlage und Stand 2026
§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG erklärt Bewirtungsaufwendungen für nicht abziehbar, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen. Satz 2 verlangt einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Satz 3 erleichtert das für die Bewirtung in einer Gaststätte: Dort genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zu Anlass und Teilnehmern, die Rechnung ist beizufügen. Konkretisiert wird die Norm durch R 4.10 Abs. 5 bis 9 EStR und durch das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033), das die Fassung vom 30. Juni 2021 ersetzt und für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025 gilt. Für ältere Bewirtungen bleibt die frühere Verwaltungsauffassung maßgeblich.
Die 70-Prozent-Grenze trifft nur die geschäftliche Bewirtung, also die Bewirtung von Personen, zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden sollen. Die rein betriebliche Bewirtung eigener Arbeitnehmer bleibt zu 100 Prozent abziehbar; die Einzelheiten stehen unter Bewirtungsaufwendungen.
Pflichtangaben auf dem Beleg
| Angabe | Bewirtung in einer Gaststätte | Bewirtung außerhalb, z. B. im Betrieb |
|---|---|---|
| Ort der Bewirtung | ergibt sich aus der Rechnung | auf dem Eigenbeleg |
| Tag der Bewirtung | ergibt sich aus der Rechnung | auf dem Eigenbeleg |
| Teilnehmer, jeweils mit vollem Namen | auf dem Eigenbeleg | auf dem Eigenbeleg |
| Konkreter Anlass | auf dem Eigenbeleg | auf dem Eigenbeleg |
| Höhe der Aufwendungen | ergibt sich aus der Rechnung | auf dem Eigenbeleg |
| Unterschrift oder elektronische Genehmigung | erforderlich | erforderlich |
| Maschinelle Rechnung des Betriebs | beizufügen | entfällt, stattdessen Einkaufsbelege |
Der Anlass muss die geschäftliche Veranlassung erkennen lassen. „Arbeitsessen“ oder „Besprechung“ reichen dem Prüfer nicht; erwartet wird der Bezug zu einem konkreten Geschäft, Projekt oder Vertrag. Bei den Teilnehmern zählt jede anwesende Person, auch der bewirtende Unternehmer und mitgereiste eigene Mitarbeiter. Wer die Angaben regelmäßig braucht, arbeitet am schnellsten mit einer Bewirtungsbeleg-Vorlage oder dem Bewirtungsbeleg-Generator.
Anforderungen an die Bewirtungsrechnung
Die Rechnung des Bewirtungsbetriebs muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Welche Angaben sie tragen muss, hängt vom Gesamtbetrag ab; bis 250 Euro brutto gilt die Erleichterung für die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.
| Angabe auf der Bewirtungsrechnung | bis 250 € brutto | über 250 € brutto |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs | Pflicht | Pflicht |
| Ausstellungsdatum | Pflicht | Pflicht |
| Leistungsbeschreibung nach Menge und Art | Pflicht | Pflicht |
| Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) | Pflicht | Pflicht |
| Rechnungsbetrag | Pflicht | Pflicht |
| Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | – | Pflicht |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | – | Pflicht |
| Name des Bewirtenden | – | Pflicht |
Bei der Leistungsbeschreibung ist das BMF deutlich geworden: Die Sammelangabe „Speisen und Getränke“ mit einer Gesamtsumme reicht für den Betriebsausgabenabzug nicht. Positionen wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ und aus sich heraus verständliche Abkürzungen sind dagegen nicht zu beanstanden. Beim Leistungszeitpunkt genügt ein Verweis in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“; eine handschriftliche Ergänzung oder ein Datumsstempel reichen ausdrücklich nicht.
Nutzt der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, werden nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit einer TSE abgesicherte Rechnungen anerkannt. Eine handschriftliche Quittung aus einem solchen Betrieb schließt die Bewirtungsaufwendungen vollständig vom Betriebsausgabenabzug aus. Erkennbar ist die ordnungsgemäße Aufzeichnung an Transaktionsnummer, Seriennummer des Systems oder des Sicherheitsmoduls, oft als QR-Code.
Trinkgeld und die 250-Euro-Schwelle
Ein Beispiel: Die Rechnung lautet über 249,00 Euro, dazu kommen 20,00 Euro Trinkgeld. Für die Frage, ob eine Kleinbetragsrechnung vorliegt, zählt der Rechnungsbetrag – die Rechnung bleibt also unter 250 Euro und braucht weder Steuernummer noch Rechnungsnummer noch den Namen des Bewirtenden. Für den Betriebsausgabenabzug gehört das Trinkgeld dagegen zu den Bewirtungsaufwendungen und wird in die 70/30-Aufteilung einbezogen. Weist die Rechnung das Trinkgeld nicht aus, trägt der Bewirtende die Feststellungslast; als Nachweis genügt, wenn der Empfänger den Betrag auf der Rechnung quittiert.
Digital erstellen, verknüpfen, aufbewahren
Seit dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 darf der Beleg vollständig digital entstehen. Die Bewirtungsrechnung kann als E-Rechnung oder in einem anderen elektronischen Format übermittelt oder aus Papier digitalisiert werden; der Eigenbeleg wird digital erstellt oder eingescannt. Statt der Unterschrift tritt dann die elektronische Genehmigung. Bei belege.ai passiert das über eine Bestätigung im Chat, deren Zeitpunkt und Inhalt unveränderbar festgehalten werden. Beide Dokumente müssen digital zusammengeführt oder eindeutig verknüpft sein, etwa über einen Index, einen Barcode oder ein Dokumentenmanagementsystem – lässt sich einer Rechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, ist der Abzug zu versagen. Die Ablage folgt den GoBD, die Aufbewahrungsfrist beträgt als Buchungsbeleg acht Jahre.
Häufige Fehler
- Anlass zu allgemein formuliert, Teilnehmer unvollständig oder nur als Anzahl genannt.
- Beleg erst zum Jahresabschluss ausgefüllt statt zeitnah zur Bewirtung.
- Handschriftliche Quittung aus einem Betrieb mit Registrierkasse akzeptiert.
- Eigenbeleg und Rechnung getrennt abgelegt, ohne dass sich die Zuordnung herstellen lässt.
- Buchung auf einem Sammelkonto statt getrennt nach § 4 Abs. 7 EStG – Details unter Bewirtungskosten buchen.
- Repräsentative Einladungen erfasst, die als Repräsentationskosten gar nicht abziehbar sind.
Häufige Fragen
Reicht der Kassenbon als Bewirtungsbeleg?
Nein. Der Kassenbon ist die Bewirtungsrechnung, nicht der Beleg. Anlass und Teilnehmer müssen zusätzlich auf einem Eigenbeleg festgehalten oder elektronisch auf der Rechnung ergänzt und vom Bewirtenden freigegeben werden.
Was passiert, wenn der Anlass zu allgemein beschrieben ist?
Dann entfällt der gesamte Betriebsausgabenabzug, nicht nur die 30 %. Angaben wie „Geschäftsessen“ oder „Kundenpflege“ sind Allgemeinplätze; genannt werden müssen der Geschäftspartner und das konkrete Thema, etwa eine Vertragsverhandlung zu einem bestimmten Projekt.
Muss ich mich selbst als Teilnehmer aufführen?
Ja. Anzugeben sind alle Teilnehmer mit vollem Namen, also auch der Bewirtende selbst und eigene Mitarbeiter, die mit am Tisch saßen. Eine bloße Zahl oder die Angabe „mit Team“ genügt nicht.
Wie lange muss ich Bewirtungsbelege aufbewahren?
Acht Jahre. Bewirtungsbeleg und Bewirtungsrechnung sind Buchungsbelege, für die seit dem 1. Januar 2025 die auf acht Jahre verkürzte Frist nach § 147 Abs. 3 AO gilt.
Gilt die 70-Prozent-Grenze auch für Trinkgeld?
Ja, Trinkgeld gehört zu den Bewirtungsaufwendungen. Es sollte auf der maschinellen Rechnung ausgewiesen oder vom Empfänger darauf quittiert werden, sonst trägt der Bewirtende die Feststellungslast.
Brauche ich einen Bewirtungsbeleg auch im Ausland?
Ja, § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG unterscheidet nicht zwischen Inland und Ausland. War eine maschinell erstellte Rechnung nachweislich nicht zu erhalten, genügt ausnahmsweise die ausländische Rechnung.