Beleg
Ein Beleg ist der Nachweis für einen Geschäftsvorfall – Rechnung, Quittung, Kassenbon, Kontoauszug oder Eigenbeleg – und Grundlage jeder Buchung: Nach dem Belegprinzip der GoBD gilt „keine Buchung ohne Beleg“.
Ein Beleg ist der Nachweis dafür, dass ein Geschäftsvorfall tatsächlich stattgefunden hat: eine Eingangsrechnung, eine Quittung, ein Kassenbon, ein Kontoauszug oder ein selbst erstellter Ersatznachweis. Er ist die Brücke zwischen der Wirklichkeit und der Buchführung – ohne Beleg lässt sich eine Buchung nicht überprüfen, und was ein Prüfer nicht überprüfen kann, erkennt er im Zweifel nicht an.
Der Grundsatz dahinter heißt Belegprinzip und wird meist als „keine Buchung ohne Beleg“ zitiert. Er folgt aus § 238 Abs. 1 HGB – Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen – sowie aus §§ 145 und 146 AO und ist in den GoBD im Abschnitt zum Belegwesen (Rz. 61 ff.) ausformuliert.
Belegarten: woher der Beleg kommt, entscheidet
Belege werden nach ihrer Herkunft eingeteilt. Diese Einteilung bestimmt, wie streng die formalen Anforderungen sind und ob aus dem Beleg ein Vorsteuerabzug entsteht. Eine ausführliche Systematik steht unter Belegarten.
| Belegart | Beispiele | Herkunft | Vorsteuerabzug |
|---|---|---|---|
| Fremdbeleg | Eingangsrechnung, Handwerkerrechnung, Kassenbon | von außen | ja, wenn § 14 UStG erfüllt |
| Eigenbeleg | Trinkgeld, verlorener Parkschein, Automatenzahlung | selbst erstellt | nein |
| Bankbeleg | Kontoauszug, Lastschriftavis, Kreditkartenabrechnung | Bank | nein, nur Zahlungsnachweis |
| Kassenbeleg | Z-Bon, Kassenbericht, Barquittung | eigene Kasse | ja, bei Fremdbelegen bis 250 € |
| Interner Beleg | Abschreibungsbuchung, Umbuchung, Lohnjournal | eigene Buchhaltung | nicht einschlägig |
Was auf dem Beleg stehen muss
Die GoBD verlangen in Rz. 77 einen Mindestinhalt, damit ein Dokument überhaupt Belegfunktion erlangt. Ein Beleg braucht danach eine eindeutige Belegnummer, den Belegaussteller und den Belegempfänger, das Belegdatum, eine hinreichende Leistungsbeschreibung sowie Betrag beziehungsweise Mengen- und Wertangaben mit Währung. Damit daraus ein Buchungsbeleg wird, kommen drei buchhalterische Angaben hinzu: die Kontierung, das Ordnungskriterium für die Ablage und das Buchungsdatum. Diese drei dürfen auch elektronisch verknüpft sein – über einen Index, einen Barcode oder einen verbundenen Datensatz – und müssen nicht auf dem Dokument selbst stehen.
Aufbewahrung: acht, zehn oder sechs Jahre
Seit dem 01.01.2025 gilt für Buchungsbelege eine verkürzte Frist. Ein pauschales „alles zehn Jahre“ ist ebenso falsch wie ein pauschales „alles acht Jahre“:
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Buchungsbelege: Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lieferscheine mit Belegfunktion | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG |
| Bücher, Aufzeichnungen (auch Kassenaufzeichnungen), Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| Zollunterlagen nach dem Unionszollkodex | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4a, Abs. 3 AO |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, auch E-Mail | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO |
Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Details und Sonderfälle stehen unter Aufbewahrungsfrist und § 147 AO; welche Ordner Sie konkret vernichten dürfen, rechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner aus.
Rechenbeispiel: was ein fehlender Beleg kostet
Eine Agenturrechnung über 1.190 € brutto (1.000 € netto, 190 € Umsatzsteuer) ist bezahlt, aber nicht auffindbar. In der Betriebsprüfung passiert Folgendes:
- Der Vorsteuerabzug entfällt, weil keine Rechnung nach § 14 UStG vorliegt: 190 €.
- Die Betriebsausgabe von 1.000 € wird gestrichen; bei rund 30 % Ertragsteuerbelastung sind das 300 €.
- Hinzu kommen Nachzahlungszinsen nach § 233a AO ab dem Zinslauf.
Aus einem Beleg über 1.190 € werden so rund 490 € Mehrbelastung – etwa 41 % des Rechnungsbetrags, ohne dass die Leistung je bestritten wurde. Genau deshalb lohnt es sich, Belege laufend statt zum Jahresabschluss zu sammeln; welche Zahlungen bei Ihnen noch ohne Nachweis dastehen, zeigt der Beleglücken-Check, und belege.ai holt fehlende Rechnungen automatisch aus E-Mail-Postfach und Anbieterportalen nach.
Ein Eigenbeleg rettet in der Regel die Betriebsausgabe, nicht aber den Vorsteuerabzug: Vorsteuer setzt eine Rechnung des leistenden Unternehmers voraus. Fordern Sie die Originalrechnung deshalb immer zuerst nach – eine Vorlage dafür steht unter Eigenbeleg-Vorlage, praktische Schritte im Ratgeber Beleg verloren – was tun.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ein Beleg fehlt?
Der Betriebsausgabenabzug und der Vorsteuerabzug können gestrichen werden. Fehlen viele Belege, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen – Schätzungen fallen in der Praxis fast immer zu Lasten des Unternehmens aus.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Buchungsbelege acht Jahre, seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 01.01.2025. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Kassenaufzeichnungen bleiben bei zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs Jahren.
Reicht ein Kontoauszug als Beleg?
Nein, allein nicht. Der Kontoauszug beweist nur die Zahlung, nicht die Leistung. Für den Vorsteuerabzug braucht es zusätzlich eine Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Darf ich Papierbelege nach dem Einscannen vernichten?
Ja, beim sogenannten ersetzenden Scannen – vorausgesetzt, der Scan ist vollständig, lesbar und unveränderbar und der Ablauf ist in einer Verfahrensdokumentation beschrieben. Ausgenommen sind unter anderem notarielle Urkunden, die Eröffnungsbilanz und bestimmte Zollunterlagen.
Wann darf ich einen Eigenbeleg schreiben?
Wenn ein Fremdbeleg objektiv nicht zu beschaffen ist, etwa bei Trinkgeld, verlorenem Parkschein oder Automatenzahlung. Der Eigenbeleg muss Datum, Zahlungsempfänger, Grund und Betrag nennen und unterschrieben sein – Vorsteuer lässt sich daraus nicht ziehen.
Ist ein Angebot oder ein Lieferschein ein Beleg?
Nein, beide dokumentieren keinen abgeschlossenen Geschäftsvorfall mit Wertbewegung. Sie sind Handelsbriefe und unterliegen der sechsjährigen Aufbewahrungsfrist, begründen aber für sich genommen keine Buchung.