Elektronischer Beleg (E-Beleg)
Ein elektronischer Beleg ist ein digital empfangener oder digitalisierter Nachweis eines Geschäftsvorfalls – etwa eine PDF-Rechnung –, der bei GoBD-konformer, unveränderbarer Aufbewahrung dem Papierbeleg gleichsteht.
Ein elektronischer Beleg – kurz E-Beleg, umgangssprachlich digitaler Beleg – ist der elektronische Nachweis eines Geschäftsvorfalls. Dazu zählen die PDF-Rechnung aus dem E-Mail-Postfach, die E-Rechnung im XML-Format, der Kontoauszug aus dem Online-Banking, das Foto eines Kassenbons und der Scan eines Papierbelegs.
Steuerlich ist er dem Papierbeleg gleichgestellt, sofern er die Anforderungen der GoBD erfüllt. Das Format spielt für die Anerkennung keine Rolle – die Aufbewahrung schon.
Abgrenzung: elektronischer Beleg, E-Rechnung und PDF
Die Begriffe werden oft vermischt. Der elektronische Beleg ist der Oberbegriff; die E-Rechnung ist ein enger definierter Sonderfall des Umsatzsteuerrechts:
| Dokument | Strukturierte Daten | E-Rechnung nach § 14 UStG | Einordnung |
|---|---|---|---|
| XRechnung (XML) | ja | ja | E-Rechnung und elektronischer Beleg |
| ZUGFeRD-PDF ab 2.0.1 | ja, eingebettet | ja | Hybridformat, strukturierter Teil ist führend |
| PDF-Rechnung per E-Mail | nein | nein, sonstige Rechnung | elektronischer Beleg, Versand nur mit Zustimmung |
| Gescannte Papierrechnung | nein | nein | elektronischer Beleg, ersetzendes Scannen möglich |
| Foto eines Kassenbons | nein | nein | elektronischer Beleg, Barbeleg |
| Kontoauszug im Online-Banking | teilweise | nein | elektronischer Beleg, aber nur Zahlungsnachweis |
Was die GoBD verlangen
- Originalformat. Der Beleg ist in der Form aufzubewahren, in der er eingegangen ist. Eine Umwandlung ist zulässig, wenn keine inhaltliche Veränderung eintritt und beide Versionen verfügbar bleiben.
- Unveränderbarkeit. Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder zumindest protokolliert sein – vergleichbar der Festschreibung in der Buchhaltungssoftware.
- Nachvollziehbarkeit. Jeder Beleg muss über ein Ordnungskriterium auffindbar und mit der zugehörigen Buchung verknüpft sein; die Zuordnung erfolgt über Belegnummer und Kontierung.
- Maschinelle Auswertbarkeit. In der Betriebsprüfung muss der Datenzugriff möglich sein, siehe GDPdU und § 147 AO.
- Verfahrensdokumentation. Erfassung, Ablage und Archivierung sind schriftlich zu beschreiben, siehe Verfahrensdokumentation.
Belegfunktion: vom Dokument zur Buchung
Eine Datei allein ist noch kein Buchungsbeleg. Belegfunktion entsteht erst, wenn Kontierung, Ordnungskriterium für die Ablage und Buchungsdatum vorhanden sind (GoBD Rz. 77). Beim elektronischen Beleg müssen diese Angaben ausdrücklich nicht auf dem Dokument selbst stehen – zulässig ist auch eine elektronische Verknüpfung, etwa über einen Index, einen Barcode oder einen verbundenen Datensatz in der Buchhaltungssoftware. Genau das macht die digitale Belegablage praktikabel: Der Beleg bleibt unverändert, die Buchungsinformationen liegen daneben. Bricht diese Verknüpfung, verliert der Beleg seine Funktion, obwohl die Datei noch existiert.
Ersetzendes Scannen
Beim ersetzenden Scannen wird ein Papierbeleg digitalisiert und das Original anschließend vernichtet. Zulässig ist das, wenn der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt, vollständig und lesbar ist und der gesamte Ablauf in einer Verfahrensdokumentation beschrieben wurde. Mobile Erfassung, etwa mit dem Smartphone auf Dienstreise, ist ausdrücklich erlaubt. Ausgenommen bleiben Unterlagen, deren Beweiskraft am Original hängt – notarielle Urkunden, die Eröffnungsbilanz, bestimmte Zollunterlagen sowie Wechsel und Schecks.
Aufbewahrung und Fristen
Für elektronische Belege gelten dieselben Fristen wie für Papier: acht Jahre für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG), zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen einschließlich Kassenaufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse und sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe. Bei E-Rechnungen genügt nach dem BMF-Schreiben zur GoBD-Anpassung vom 14.07.2025 die Aufbewahrung des strukturierten Datenteils; der bildhafte Teil eines Hybridformats ist nur zusätzlich zu archivieren, wenn er weitere oder abweichende steuerlich relevante Angaben enthält. Details unter Aufbewahrungsfrist; wann welcher Jahrgang fällt, rechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner aus.
Der häufigste Fehler ist der Ausdruck als vermeintliches Original: Eine per E-Mail erhaltene Rechnung auszudrucken, abzuheften und die Datei zu löschen, verstößt gegen die GoBD. Umgekehrt genügt es nicht, nur die E-Mail zu archivieren – maßgeblich ist der Beleg im Anhang, sofern die E-Mail selbst kein Transportmittel mit eigenem steuerlich relevanten Inhalt ist.
Häufige Fragen
Darf ich eine PDF-Rechnung ausdrucken und die Datei löschen?
Nein. Der elektronische Beleg ist im Originalformat aufzubewahren. Ein Ausdruck ist nur eine Kopie – wird die Datei gelöscht, liegt ein Verstoß gegen die GoBD vor und die Buchführung kann formell beanstandet werden.
Ist ein Foto vom Kassenbon ausreichend?
Ja, mobile Erfassung per Smartphone ist seit der GoBD-Fassung von 2019 ausdrücklich zulässig. Das Bild muss vollständig und lesbar sein und der Ablauf in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
Wie lange muss ich elektronische Belege aufbewahren?
Genauso lange wie Papierbelege: Buchungsbelege acht Jahre, Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Entstehung.
Welche Papierbelege darf ich nicht vernichten?
Unterlagen, deren Beweiskraft an das Original gebunden ist: notarielle Urkunden, die Eröffnungsbilanz, bestimmte Zollunterlagen sowie Wertpapiere wie Wechsel und Schecks. Sie sind auch nach dem Scannen im Original aufzubewahren.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF ohne eingebetteten strukturierten Datensatz ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung. Sie ist zwar ein elektronischer Beleg, erfüllt aber die Anforderungen des § 14 Abs. 1 UStG an eine E-Rechnung nicht.
Reicht eine Ablage in Ordnern auf dem Server?
In der Regel nicht. Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit; ein gewöhnliches Dateisystem erlaubt spurloses Überschreiben und Umbenennen und genügt diesen Anforderungen allein nicht.