Ordnungsgemäße Buchführung (GoB)
Eine ordnungsgemäße Buchführung erfasst alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet, sodass sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit zurechtfindet (§ 238 HGB).
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind der Maßstab, an dem Finanzamt und Betriebsprüfung jede Buchhaltung messen. Sie verlangen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden und dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann (§ 238 Abs. 1 HGB). Ein Teil dieser Grundsätze steht ausformuliert im Gesetz, ein Teil ist gewohnheitsrechtlich anerkannt und durch Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen ausgefüllt.
Die einzelnen Grundsätze im Überblick
| Grundsatz | Was er verlangt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Vollständigkeit | Kein Geschäftsvorfall darf fehlen, jeder wird einzeln aufgezeichnet | § 239 Abs. 2 HGB, § 146 Abs. 1 AO |
| Richtigkeit | Sachverhalt, Betrag, Konto und Steuersatz sind inhaltlich zutreffend | § 239 Abs. 2 HGB |
| Zeitgerechtigkeit | Zeitnahe Erfassung, Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO |
| Ordnung | Systematische Verbuchung und wiederauffindbare Ablage | § 239 Abs. 2 HGB, § 145 AO |
| Unveränderbarkeit | Spätere Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht verwischen | § 239 Abs. 3 HGB, § 146 Abs. 4 AO |
| Nachvollziehbarkeit | Prüfbarkeit in beide Richtungen: vom Beleg zum Abschluss und zurück | § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB |
| Belegprinzip | Keine Buchung ohne Beleg, jede Buchung ist belegmäßig unterlegt | § 238 HGB, GoBD |
Wen die GoB binden
Handelsrechtlich gilt die Buchführungspflicht für Kaufleute nach § 238 HGB; § 241a HGB befreit kleine Einzelkaufleute davon. Steuerlich kommt die Pflicht entweder abgeleitet aus dem Handelsrecht (§ 140 AO) oder originär nach § 141 AO, wenn der Umsatz 800.000 € im Kalenderjahr oder der Gewinn 80.000 € im Wirtschaftsjahr übersteigt. Wer darunter bleibt, darf die Einnahmenüberschussrechnung nutzen – die Grundsätze zu Belegen, Einzelaufzeichnung und Aufbewahrung gelten trotzdem.
GoBD: die GoB für digitale Buchführung
Sobald Belege gescannt, Daten importiert oder Buchungen in Software erfasst werden, greifen die GoBD. Sie fordern unter anderem eine fortlaufende Belegnummer, die Unveränderbarkeit der erfassten Daten, eine Verfahrensdokumentation für den gesamten Ablauf und den maschinellen Datenzugriff der Prüfung. Der Kontierungsvermerk muss bei elektronischen Belegen nicht auf dem Dokument stehen – eine eindeutige Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung genügt.
Ein Beleg, der nur im E-Mail-Postfach liegt, ist nicht ordnungsgemäß abgelegt. Er muss in unveränderbarer Form im Belegarchiv liegen, mit der Buchung verknüpft und über die gesamte Frist lesbar sein – sonst fehlt die Belegfunktion, obwohl die Rechnung physisch vorhanden ist.
Aufbewahrung als Teil der Ordnungsmäßigkeit
Zur Ordnungsmäßigkeit gehört, dass die Unterlagen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist greifbar bleiben. Seit dem 1. Januar 2025 gelten drei Stufen:
- Zehn Jahre – Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz und Kassenaufzeichnungen.
- Acht Jahre – Buchungsbelege und Rechnungen (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG).
- Sechs Jahre – empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, einschließlich geschäftlicher E-Mails.
Welche Unterlagen wann vernichtet werden dürfen, lässt sich mit dem Aufbewahrungsfristen-Rechner bestimmen; die Fristen laufen jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist.
Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung
Formell und sachlich richtige Buchführung genießt nach § 158 AO Beweiskraft. Fällt diese weg – etwa durch Kassenfehlbeträge, Lücken in der Nummernfolge oder eine fehlende Verfahrensdokumentation –, darf das Finanzamt schätzen (§ 162 AO). Typische Auslöser in der Praxis sind fehlende Belege zu Kartenzahlungen, nicht dokumentierte Privatentnahmen und nachträglich veränderte Tabellen. Wer laufend prüft, ob zu jeder Zahlung ein Beleg vorliegt, verhindert genau die Lücken, die in der Prüfung teuer werden – belege.ai holt fehlende Rechnungen dafür automatisch aus Postfach und Portalen.
Häufige Fragen
Sind GoB und GoBD dasselbe?
Nein. Die GoB stehen im Gesetz und im Gewohnheitsrecht, die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, die diese Grundsätze für IT-gestützte Buchführung konkretisiert. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 in der später geänderten Fassung.
Wie lange muss ich Buchungsbelege aufbewahren?
Acht Jahre, seit dem 1. Januar 2025 (§ 147 Abs. 3 AO). Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Kassenaufzeichnungen bleiben bei zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs Jahren.
Was passiert, wenn die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist?
Das Finanzamt kann ihr die Beweiskraft nach § 158 AO absprechen und die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen. In der Praxis endet das mit Zuschätzungen und Nachzahlungszinsen, im Extremfall mit einem Steuerstrafverfahren.
Gelten die GoB auch für die Einnahmenüberschussrechnung?
Teilweise. Wer eine EÜR erstellt, braucht keine doppelte Buchführung, ist aber an das Belegprinzip, die Einzelaufzeichnungspflicht, die Aufbewahrungsfristen und die GoBD gebunden.
Muss ich meine Buchhaltung täglich machen?
Nein, aber Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Unbare Vorgänge dürfen periodisch erfasst werden, solange die Belege bis dahin gesichert und unveränderbar abgelegt sind.