Belegnummer
Die Belegnummer ist die eindeutige, nachvollziehbar vergebene Kennung eines Belegs, die ihn mit seiner Buchung verknüpft; sie ist nach den GoBD eine Pflichtangabe und nicht identisch mit der Rechnungsnummer nach § 14 Abs. 4 UStG.
Die Belegnummer ist die eindeutige Kennung, unter der ein Beleg abgelegt und gebucht wird. Sie stellt die Verbindung zwischen dem einzelnen Geschäftsvorfall und seinem Nachweis her und macht jede Buchung in beide Richtungen prüfbar: vom Beleg zur Buchung und von der Buchung zurück zum Beleg.
Damit ist sie das technische Herzstück des Belegprinzips. Ohne sie lässt sich eine Buchung nicht mehr ihrem Nachweis zuordnen, und die Buchführung verliert die von § 145 AO geforderte Nachvollziehbarkeit für einen sachverständigen Dritten.
Rechtsgrundlage
Die GoBD führen die eindeutige Belegnummer ausdrücklich als eine der Angaben auf, die bei der Belegerfassung vorhanden sein müssen. Die vollständige Liste umfasst:
- eindeutige Belegnummer
- Belegaussteller und Belegempfänger
- Betrag beziehungsweise Mengen- oder Wertangaben
- Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung
- hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls
- Belegdatum
- verantwortlicher Aussteller, soweit vorhanden
Zusammen mit der Kontierung und der Festschreibung bildet die Belegnummer die Belegfunktion – sie ist Voraussetzung dafür, dass die Buchführung als ordnungsgemäß gilt.
Belegnummer und Rechnungsnummer sind nicht dasselbe
| Merkmal | Belegnummer | Rechnungsnummer (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG) |
|---|---|---|
| Wer vergibt sie | wer bucht – also auch der Empfänger einer fremden Rechnung | ausschließlich der Rechnungsaussteller |
| Rechtsgrundlage | GoBD, §§ 145, 146 AO | § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG |
| Zweck | Verknüpfung von Beleg und Buchung | einmalige Identifikation der Rechnung |
| Gilt für | jeden Buchungsbeleg, auch Kassenbons, Kontoauszüge, Eigenbelege | nur für ausgestellte Rechnungen |
| Mehrere Nummernkreise | ja, als Belegkreise je Belegart | ja, etwa je Filiale, Jahr oder Zeitraum |
| Lücken | zulässig, wenn erklärbar | zulässig, eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend |
| Entfällt bei | nie | Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und Fahrausweisen nach § 34 UStDV |
Für die Ausgangsseite hilft der Rechnungsnummer-Generator beim Aufbau eines sauberen Schemas.
Belegkreise in der Praxis
| Belegkreis | Kürzel | Typische Belege |
|---|---|---|
| Eingangsrechnungen | ER | Lieferanten- und Dienstleisterrechnungen |
| Ausgangsrechnungen | AR | eigene Rechnungen an Kunden |
| Kasse | K | Kassenbons, Quittungen, Kassenbericht |
| Bank | B | Kontoauszüge und die zugehörigen Zahlungsbelege |
| Eigenbelege | EB | Ersatzbelege ohne Fremdbeleg |
| Löhne und Gehälter | L | Lohnjournal, Beitragsnachweise |
| Umbuchungen | UB | Korrektur- und Abschlussbuchungen |
Ein bewährtes Schema kombiniert Kreis, Jahr und laufende Nummer: ER-2026-00417. Der Jahresbestandteil erlaubt den Neustart der Zählung zum 1. Januar, ohne dass eine unerklärte Lücke entsteht, und die feste Stellenzahl hält die Rechnungsablage sortierbar.
Lücken in der Nummernfolge sind nicht automatisch ein Mangel – sie müssen aber erklärbar sein. Ein Systemwechsel, eine stornierte Rechnung oder ein jahresbezogener Nummernkreis sind akzeptierte Gründe. Unerklärte Lücken sind dagegen ein klassischer Anlass für Hinzuschätzungen in der Betriebsprüfung. Dokumentiere den Aufbau deiner Nummernkreise deshalb in der Verfahrensdokumentation.
So vergibst du Belegnummern
- Belegkreis festlegen. Für jede Belegart einen eigenen Kreis, damit Eingangs- und Ausgangsseite nicht durcheinandergeraten.
- Format fixieren. Kreis, Jahr, laufende Nummer mit fester Stellenzahl – und dieses Format über alle Jahre beibehalten.
- Nummer beim Eingang vergeben, nicht beim Buchen. So ist jeder Beleg ab dem ersten Kontakt identifizierbar, auch wenn die Buchung erst später erfolgt.
- Nummer auf dem Beleg oder im Dokumentenmanagement hinterlegen, damit die Verknüpfung in beide Richtungen funktioniert.
- Vergabe dokumentieren. Welche Kreise es gibt, wer vergibt und wie mit Stornos umgegangen wird, gehört in die Verfahrensdokumentation.
Der Maßstab dahinter ist die doppelte Prüfbarkeit: progressiv vom Beleg über das Journal bis in den Abschluss und retrograd vom Abschlusswert zurück zum einzelnen Beleg. Beides funktioniert nur, wenn jeder Beleg eine Nummer trägt und diese Nummer im Buchungsjournal auftaucht.
Häufige Fehler
- Dieselbe Nummer zweimal vergeben – meist nach einem Wechsel der Buchhaltungssoftware oder bei parallel arbeitenden Personen.
- Sprechende Nummern mit Kundennamen, die sich später ändern und die Sortierung zerstören.
- Belegnummer nur in der Software, ohne dass die Verknüpfung zum digitalen Dokument nachvollziehbar dokumentiert ist.
- Kassenbons ohne Nummer lose im Ordner – jeder Buchungsbeleg braucht seine Kennung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Belegnummer und Rechnungsnummer?
Die Rechnungsnummer vergibt der Rechnungsaussteller einmalig zur Identifikation der Rechnung, sie ist Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG. Die Belegnummer vergibt derjenige, der bucht – sie verbindet jeden Beleg mit seiner Buchung im eigenen System.
Müssen Belegnummern lückenlos sein?
Sie müssen nachvollziehbar sein. Lücken sind unschädlich, solange sie erklärbar sind – etwa durch einen Systemwechsel, eine Stornierung oder einen Jahreswechsel im Nummernschema. Unerklärte Lücken laden zu Hinzuschätzungen ein.
Was ist ein Belegkreis?
Ein Belegkreis ist ein eigener Nummernkreis für eine Belegart, etwa ER für Eingangsrechnungen, AR für Ausgangsrechnungen, K für Kassenbelege und B für Bankbelege. Mehrere parallele Kreise sind ausdrücklich zulässig.
Welche Angaben verlangen die GoBD auf einem Beleg?
Eine eindeutige Belegnummer, Belegaussteller und -empfänger, Betrag beziehungsweise Mengen- und Wertangaben, bei Fremdwährung Währung und Wechselkurs, eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls, das Belegdatum und den verantwortlichen Aussteller, soweit vorhanden.
Darf ich die Belegnummer auf den Papierbeleg schreiben?
Ja, das ist der klassische Weg und ausdrücklich erwünscht. Bei digitaler Ablage übernimmt die Software die Verknüpfung, dann muss die Nummer nicht händisch auf dem Dokument stehen.
Brauchen Eigenbelege eine Belegnummer?
Ja. Jeder Buchungsbeleg braucht eine, auch der selbst erstellte. Ein eigener Belegkreis wie EB-2026-014 macht in der Prüfung sofort sichtbar, wie viele Ersatzbelege es gibt.