Kann ich eine Ausgabe ohne Beleg absetzen?

Als Betriebsausgabe kannst du sie oft noch glaubhaft machen — etwa mit einem Eigenbeleg plus Kontoauszug. Der Vorsteuerabzug ist aber an eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG gebunden: Ohne diese geht die Vorsteuer verloren, auch wenn die Ausgabe betrieblich war.

Wie fordere ich eine Zweitschrift einer Rechnung an?

Beim Aussteller: Nenne Datum, Betrag und – falls bekannt – die Rechnungsnummer und bitte um eine Zweitschrift oder Kopie als PDF. Bei Portalen (Airlines, Hotels, Software) lädst du die Rechnung meist selbst mit Buchungs- oder Kundennummer erneut herunter.

Wann ist ein Eigenbeleg erlaubt?

Wenn der Originalbeleg objektiv nicht mehr zu beschaffen ist. Der Eigenbeleg muss Empfänger, Art und Datum der Ausgabe, den Betrag und den betrieblichen Anlass enthalten sowie Datum und Unterschrift. Er sollte die Ausnahme bleiben – der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ gilt weiter.

Reicht der Kontoauszug als Beleg?

Der Kontoauszug ist ein Zahlungsnachweis, aber keine Rechnung. Er belegt, dass gezahlt wurde, ersetzt aber nicht die Angaben nach § 14 UStG. Als Stütze für einen Eigenbeleg ist er wertvoll, für den Vorsteuerabzug allein genügt er nicht.

Beleg verloren — was tun? So rettest du Betriebsausgabe und Vorsteuer

Ein Beleg fehlt — der Kassenbon ist weg, die Rechnung nie angekommen, das PDF unauffindbar. Kein Grund zur Panik: Die meisten Belege lassen sich wiederbeschaffen, und selbst im Ernstfall ist die Betriebsausgabe oft nicht verloren. Wichtig ist die richtige Reihenfolge — und zu wissen, wann der Vorsteuerabzug erhalten bleibt und wann nicht.

Erst mal: die meisten Belege sind wiederbeschaffbar

Für nahezu jede digitale Zahlung existiert der Beleg noch irgendwo — im Rechnungsportal des Anbieters, im E-Mail-Postfach oder im Kundenkonto. Der Eigenbeleg ist deshalb der letzte Schritt, nicht der erste. Gehe die drei Stufen der Reihe nach durch.

Schritt 1: Original aus Portal, Postfach oder beim Anbieter

Rechnungsportal: Airlines, Hotels, Software-Anbieter und viele Händler stellen die Rechnung dauerhaft zum erneuten Download bereit — meist mit Buchungs-, Bestell- oder Kundennummer.
Postfach durchsuchen: Oft hängt die Rechnung als PDF an der Bestell- oder Zahlungsbestätigung. Suche nach Betrag, Anbietername oder „Rechnung“.
Beim Anbieter anfordern: Hilft kein Portal, genügt eine kurze E-Mail mit Datum, Betrag und Rechnungsanschrift. Musterformulierungen findest du in Nur ein Kassenbon? So bekommst du nachträglich eine Rechnung.

Für einzelne Quellen haben wir eigene Anleitungen: PayPal-Rechnung herunterladen, Amazon-Rechnung herunterladen, Flugrechnung anfordern und Hotelrechnung anfordern.

Schritt 2: Zweitschrift anfordern

Ist der Beleg beim Anbieter noch vorhanden, aber nicht selbst abrufbar, bittest du um eine Zweitschrift (Kopie/Duplikat). Nenne Datum, Betrag und – falls bekannt – die Rechnungsnummer. Eine Zweitschrift ist umsatzsteuerlich vollwertig: Weist sie alle Angaben nach § 14 UStG aus, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, als hättest du das Original.

Schritt 3: Eigenbeleg — nur als Notbehelf

Lässt sich der Beleg objektiv nicht mehr beschaffen — etwa ein verlorener Parkschein oder ein Trinkgeld ohne Quittung — erstellst du einen Eigenbeleg. Er muss enthalten:

Zahlungsempfänger (Name und Anschrift),
Art und Datum der Ausgabe,
Betrag (und, wenn bekannt, der Steuersatz),
den konkreten betrieblichen Anlass,
Datum der Erstellung und deine Unterschrift.

Ein Zahlungsnachweis wie der Kontoauszug stützt den Eigenbeleg zusätzlich. Wichtig: Der Eigenbeleg ist die Ausnahme. Häufen sich Eigenbelege, wertet das Finanzamt die Buchführung schnell als nicht ordnungsgemäß — die GoBD verlangen für jede Buchung grundsätzlich einen echten Beleg. Wie du einen Eigenbeleg sauber aufsetzt, zeigt Eigenbeleg statt Bewirtungsbeleg erstellen.

Was mit der Vorsteuer passiert

Hier liegt der teuerste Unterschied: Beschaffst du Original oder Zweitschrift, bleibt der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG erhalten. Beim reinen Eigenbeleg dagegen fehlt eine ordnungsgemäße Rechnung — die Vorsteuer ist verloren. Die Ausgabe kannst du als Betriebsausgabe oft noch glaubhaft machen, den Steuervorteil aus der Vorsteuer aber nicht. Genau deshalb lohnt es sich, zuerst das Original zu jagen.

So macht es belege.ai automatisch

belege.ai geht deine Bankbuchungen durch und erkennt, zu welcher Zahlung ein Beleg fehlt. Der Agent holt das Original aus Portal oder Postfach, fordert bei Bedarf eine Zweitschrift beim Anbieter an — und erst wenn wirklich nichts zu beschaffen ist, hilft er beim finanzamt-konformen Eigenbeleg. So bleibt die Zahl echter Eigenbelege klein und der Vorsteuerabzug, wo immer möglich, erhalten. Den kompletten Ablauf zum Jahresende beschreibt Fehlende Belege vor dem Jahresabschluss finden.

Telegram-Chat mit belege.ai (nachgestellt)

Zu drei Buchungen finde ich keinen Beleg mehr. Muss ich die jetzt alle als Eigenbeleg machen?

Nicht sofort. Ich versuche zuerst, die Originale zu beschaffen — zwei davon liegen als Rechnung im Portal des Anbieters, die ziehe ich direkt.

Zwei Rechnungen habe ich gefunden und zugeordnet; die Vorsteuer bleibt damit erhalten. Bei der dritten (ein Parkschein) gibt es objektiv keinen Beleg mehr.

Für den Parkschein bereite ich einen Eigenbeleg mit Betrag, Datum und Anlass vor — den bestätigst du mir kurz. Vorsteuer gibt es dafür keine, die Ausgabe bleibt aber als Betriebsausgabe drin.