Die meisten Rechnungen kommen per E-Mail. Verbindest du dein Postfach, durchsucht der Agent es automatisch nach den Belegen zu deinen Transaktionen — ohne dass du etwas weiterleiten musst.
Wo du verbindest
Beim Onboarding kommt direkt der Schritt „Postfach verbinden"; später findest du dasselbe jederzeit in der Web-App unter Integrationen. Dort stehen drei Buttons zur Wahl: „Gmail verbinden", „Outlook verbinden" und „IMAP verbinden".
Gmail per Login
Klick auf „Gmail verbinden". Du wirst zu Google weitergeleitet und bestätigst den Zugriff.
Wichtig: Lass auf dem Google-Zustimmungsbildschirm die Berechtigung zum Lesen deiner E-Mails aktiviert. Entfernst du dieses Häkchen, kann belege.ai keine Rechnungen finden — du bekommst dann eine Fehlermeldung und musst die Verbindung erneut herstellen.
Outlook / Microsoft 365 per Login
Klick auf „Outlook verbinden" und bestätige den Zugriff bei Microsoft vollständig. Gibt Microsoft kein dauerhaftes Zugriffs-Token zurück, erscheint die Meldung „Microsoft-Verbindung fehlgeschlagen. Microsoft hat kein Refresh-Token zurückgegeben. Bitte verbinde dein Microsoft-Konto erneut und bestätige die Zugriffsanfrage vollständig." — in dem Fall einfach über „Erneut verbinden" wiederholen und alle Haken setzen.
Jedes andere Postfach per IMAP
Nutzt du einen anderen Anbieter, klick auf „IMAP verbinden" — es öffnet sich ein Formular mit diesen Feldern:
- Your email — deine E-Mail-Adresse
- IMAP host — der Posteingangsserver, z. B.
imap.fastmail.com - Port — meist 993
- Username — oft die E-Mail-Adresse selbst
- Password (or app password) — siehe Hinweis unten
Sobald du deine E-Mail-Adresse eintippst, füllt das Formular Host, Port und Benutzernamen für bekannte Anbieter automatisch vor. Als Port ist 993 (IMAPS/SSL) empfohlen; 143 nur bei STARTTLS, 587 ist SMTP und hier falsch. Schlägt die Verbindung am Port fehl, bietet dir das Formular den passenden Port direkt als Button an.
App-Passwort statt normalem Passwort: Anbieter mit Zwei-Faktor-Schutz (Gmail, iCloud, GMX, Outlook …) akzeptieren für IMAP kein normales Passwort. Erzeuge im Konto deines Anbieters ein App-Passwort und trag dieses ein.
Status und mehrere Postfächer
Nach dem Verbinden steht das Konto in der Liste — mit dem Status „Verified" (grün, geprüft) oder „Needs check" (gelb, muss noch geprüft werden). Du kannst mehrere Postfächer anbinden (etwa ein Google-Konto und ein IMAP-Konto); der Agent durchsucht dann alle, wenn er nach einem Beleg sucht.