Die meisten Rechnungen kommen per E-Mail. Verbindest du dein Postfach, prüft belege.ai neue E-Mails täglich auf Belege und durchsucht es gezielt nach den Belegen zu deinen Transaktionen — ohne dass du etwas weiterleiten musst.
Wo du verbindest
Beim Onboarding kommt direkt der Schritt „Postfach verbinden"; später findest du dasselbe jederzeit in der Web-App unter Integrationen. Gib zuerst deine E-Mail-Adresse ein. belege.ai erkennt dann bekannte Anbieter und schlägt die passende Verbindung vor.
Gmail per Login
Bei Gmail- oder Google-Workspace-Adressen schlägt belege.ai „Mit Google verbinden" vor. Du wirst zu Google weitergeleitet und bestätigst den Zugriff.
Wichtig: Gmail braucht Lesezugriff. Fehlt er, erscheint „Gmail wurde ohne Lesezugriff verbunden.“ — dann Gmail erneut verbinden.
Outlook / Microsoft 365 per Login
Bei Outlook-, Hotmail-, Live- oder Microsoft-365-Adressen schlägt belege.ai „Mit Microsoft verbinden" vor. Bestätige den Zugriff bei Microsoft vollständig. Gibt Microsoft kein dauerhaftes Zugriffs-Token zurück, erscheint die Meldung „Microsoft-Verbindung fehlgeschlagen. Microsoft hat kein Refresh-Token zurückgegeben. Bitte verbinde dein Microsoft-Konto erneut und bestätige die Zugriffsanfrage vollständig." — in dem Fall einfach über „Erneut verbinden" wiederholen und alle Haken setzen.
Geteilte Microsoft-365-Postfächer verbinden
Auch ein geteiltes beziehungsweise freigegebenes Postfach (Shared Mailbox) in Exchange Online lässt sich direkt anbinden, zum Beispiel rechnungen@example.com. Der Zugriff läuft über dein eigenes Microsoft-365-Benutzerkonto. Du brauchst kein eigenes Passwort für das geteilte Postfach.
- Stelle sicher, dass dein Microsoft-365-Benutzerkonto das geteilte Postfach lesen darf. Bei Bedarf richtet eure IT den Zugriff in Exchange Online ein, zum Beispiel über Vollzugriff auf das Postfach.
- Öffne in der Web-App Integrationen und den Bereich E-Mail. Verbinde zuerst dein eigenes Microsoft-365-Konto über „Mit Microsoft verbinden“ und bestätige die angefragten Leserechte.
- Öffne in der Zeile dieses verbundenen Microsoft-Kontos das Menü (⋯) und wähle „Shared Mailbox hinzufügen“.
- Trage die E-Mail-Adresse des geteilten Postfachs in das Feld „Shared-Mailbox-Adresse“ ein und klicke auf „Verbinden“.
belege.ai prüft vor dem Speichern, ob dein verbundenes Konto auf das Postfach zugreifen kann. Nach erfolgreicher Prüfung erscheint es als eigene Zeile mit dem Hinweis „Shared Mailbox · Zugriff über …“. Für weitere geteilte Postfächer wiederholst du die Schritte im Menü des Microsoft-Kontos, das jeweils Zugriff darauf hat. Die Belegsuche lässt sich für jedes Postfach separat einstellen.
Bei einer bestehenden Microsoft-Verbindung: Steht im Menü statt „Shared Mailbox hinzufügen“ der Eintrag „Shared-Freigaben aktivieren“, fehlen noch die zusätzlichen Microsoft-Berechtigungen für geteilte Postfächer. Wähle diesen Eintrag oder den Button „Outlook neu bestätigen“ im entsprechenden Hinweis und bestätige den Zugriff erneut bei Microsoft. Danach kannst du das geteilte Postfach hinzufügen.
Admin-Freigabe und Postfachzugriff sind zwei getrennte Voraussetzungen: Je nach Firmenrichtlinie muss ein Microsoft-365-Administrator belege.ai als App freigeben. Diese Freigabe ersetzt nicht die Zugriffsrechte deines Benutzerkontos auf das geteilte Postfach. Wird der Zugriff beim Verbinden abgelehnt, lass eure IT die Postfachadresse, deine Leserechte und die App-Freigabe prüfen.
Beendet Microsoft die Verbindung ohne Freigabe, zeigt belege.ai den Freigabe-Link belege.ai/microsoft/admin-consent an. Euer Microsoft-365-Administrator öffnet ihn, liest dort, welche Berechtigungen belege.ai anfragt, meldet sich über „Weiter zu Microsoft“ als Administrator an und bestätigt mit „Akzeptieren“. Danach verbindest du dein Postfach mit „Erneut verbinden“.
Falls eine direkte Verbindung in eurer Microsoft-365-Umgebung nicht möglich ist, kannst du Rechnungs-E-Mails alternativ an deine belege.ai-Adresse weiterleiten.
Jedes andere Postfach per IMAP
Bei bekannten IMAP-Anbietern wie STRATO, IONOS/1&1, GMX, WEB.DE, T-Online, Posteo, mailbox.org, Fastmail oder iCloud füllt belege.ai Server und Port automatisch vor. Danach brauchst du nur noch das Passwort oder App-Passwort. Bei unbekannten Domains kannst du weiterhin manuell IMAP wählen; dann öffnet sich ein Formular mit diesen Feldern:
- E-Mail-Adresse
- IMAP-Server — der Posteingangsserver, z. B.
imap.fastmail.com - Port — meist 993
- Benutzername — oft die E-Mail-Adresse selbst
- Passwort (oder App-Passwort) — siehe Hinweis unten
Nach der Erkennung füllt das Formular Host, Port und Benutzernamen für bekannte Anbieter automatisch vor. Als Port ist 993 (IMAPS/SSL) empfohlen; 143 nur bei STARTTLS, 587 ist SMTP und hier falsch. Schlägt die Verbindung am Port fehl, bietet dir das Formular den passenden Port direkt als Button an.
App-Passwort statt normalem Passwort: Anbieter mit Zwei-Faktor-Schutz (Gmail, iCloud, GMX, Outlook …) akzeptieren für IMAP kein normales Passwort. Erzeuge im Konto deines Anbieters ein App-Passwort und trag dieses ein.
Status und mehrere Postfächer
Nach dem Verbinden steht das Konto in der Liste — mit dem Status Geprüft oder Prüfung nötig. Eine fehlgeschlagene IMAP-Zeile hat Bearbeiten und Erneut prüfen. Du kannst mehrere Postfächer anbinden; der Agent durchsucht dann alle.
Belegsuche pro Postfach einstellen
Neue Postfächer starten mit Zusätzlich jede neue E-Mail prüfen: Direkt nach dem Verbinden und danach einmal täglich ruft belege.ai die neuen E-Mails ab, eingehende wie gesendete. Eine KI prüft die Mails mit PDF-Anhang samt Betreff und Mailtext und übernimmt Rechnungen, Quittungen, Gutschriften und Zahlungsbelege; Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine bleiben liegen. Der erste Durchlauf beginnt eine Woche vor dem Startmonat, den du beim Einrichten gewählt hast; ohne diese Angabe reicht er ein Quartal zurück, bei älteren Buchungen entsprechend weiter. Unabhängig davon sucht der Agent zu jeder Zahlung ohne Beleg gezielt im Postfach.
Die Einstellung steht in der Postfach-Zeile unter Integrationen im Menü (⋯) unter Belegsuche in diesem Postfach:
- Nur bei offenen Transaktionen — das Postfach wird nur durchsucht, wenn zu einer Zahlung ein Beleg fehlt.
- Zusätzlich jede neue E-Mail prüfen — mit E-Mails prüfen ab legst du fest, ab welchem Tag geprüft wird.
Ganz lokal geht es mit der Mac-App: Dort verbindest du Gmail direkt auf dem Mac. Apple Intelligence prüft die Mails auf dem Gerät (macOS 26 und Apple Intelligence erforderlich), und nur erkannte Rechnungen werden an belege.ai hochgeladen; die E-Mails selbst verlassen den Mac nicht.