Jedes Konto hat eine eigene Adresse wie vorname.nachname@belege.ai. Dahinter sitzt derselbe Agent wie im Chat: Er legt ab, was du hinschickst, beantwortet Fragen per Mail und verschickt von dieser Adresse aus E-Mails für dich.
Deine Adresse
Du findest sie auf der Startseite unter Belege per E-Mail und unter Konto & Agent → E-Mail-Weiterleitung. Dort legst du auch den Namensteil fest. Die Adresse gilt für beide Richtungen: Was an sie geht, landet in deinem Konto, und Mails des Agenten kommen von ihr. Änderst du sie, musst du die neue Adresse überall dort eintragen, wo die alte als Absender freigeschaltet war, etwa bei DATEV oder ADDISON.
Belege weiterleiten
Leite eine Rechnung oder Quittung einfach weiter. Der Agent erkennt, wo der Beleg steckt:
- Als Anhang: PDF, Foto oder E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD). Mehrere Belege in einer Mail sind kein Problem.
- Im Mailtext, wie bei Apple: Der Agent speichert die Rechnung aus der Mail als PDF.
- Hinter einem Download-Link, der ohne Login funktioniert: Der Agent lädt die Rechnung herunter.
- Als angehängte E-Mail („Als Anlage weiterleiten“): Die Mail wird ausgepackt und wie eine normale Weiterleitung gelesen.
- Als Handyfoto eines Papierbelegs, direkt aus der Mail-App.
belege.ai liest jeden Beleg aus und ordnet ihn der passenden Buchung zu. Eine Bestätigungsmail schickt der Agent dafür nicht; den abgelegten Beleg siehst du in der App. Antworten bekommst du nur, wenn du etwas gefragt hast oder etwas unklar ist.
Als Rechnungsadresse angeben
Noch einfacher, als jede Rechnung weiterzuleiten: Gib deine belege.ai-Adresse gleich dort an, wo die Rechnung entsteht. Trag sie beim Software-Anbieter, beim Mobilfunkvertrag oder im Online-Shop als Rechnungs-E-Mail ein. Beim Hotel nennst du sie bei der Buchung oder am Check-in: „Die Rechnung bitte an …@belege.ai.“ Dann kommt die Rechnung ohne Umweg bei belege.ai an.
Beim ersten Mal: Schreibt ein neuer Absender an deine Adresse, gibst du die Mail einmal frei (siehe Wer an die Adresse schreiben darf). Mit „Absender künftig vertrauen“ laufen alle weiteren Rechnungen von dort automatisch durch.
Liste vom Steuerberater weiterleiten
Schickt dir dein Steuerberater eine Liste offener Posten, leitest du seine Mail einfach weiter, ob die Liste als PDF, Excel-Tabelle oder im Mailtext steckt. Schreib dazu, was du willst, etwa „Bitte abarbeiten“. Der Agent gleicht jeden Punkt mit deinen Buchungen ab, startet für die fehlenden Belege die Suche und antwortet dir per Mail: was schon erledigt ist und was noch offen ist.
Auf Wunsch legt er einen login-freien Link mit genau den fertigen Belegen dazu, den du an deinen Steuerberater weitergibst. Offene Punkte stehen nicht im Link, sondern mit kurzer Begründung in der Mail. Wie das Abarbeiten im Detail läuft, zeigt Fehlende Belege vor dem Jahresabschluss finden.
Link mit den 5 fertigen Belegen für die Kanzlei: belege.ai/shared/export/…
Die 3 offenen sind noch nicht im Link.
Fragen per E-Mail stellen
Du kannst dem Agenten auch einfach schreiben, wie im Chat. Zum Beispiel:
- „Welche Belege fehlen noch für September?“
- „Schick mir die Rechnung von Hetzner aus März.“ Der Agent antwortet mit der Rechnung im Anhang.
- „Mach mir einen Link mit allen Belegen vom August für meinen Steuerberater.“
Die Antwort kommt per Mail an deine Login-Adresse.
Der Agent schreibt von dieser Adresse
Bittest du den Agenten im Chat, eine E-Mail zu verschicken, geht sie von deiner belege.ai-Adresse raus, etwa eine Rechnung oder ein Share-Link an deinen Steuerberater. Der Agent bereitet die Mail mit Empfänger, Text und Anhang fertig vor; an andere Empfänger wird sie erst verschickt, wenn du auf E-Mail senden tippst. Mails an deine eigene Adresse gehen direkt raus.
📧 E-Mail sendenAbbrechen
Antwortet der Empfänger, landet die Antwort wieder an deiner belege.ai-Adresse und damit beim Agenten. Eine Rechnung im Anhang ordnet er der Buchung zu. Von sich aus schlägt der Agent eine solche Mail nur bei Hotelaufenthalten vor, siehe Hotelrechnung anfordern. Auch die Verbindungen zu DATEV Unternehmen online und ADDISON schicken Belege von dieser Adresse an die Upload-Mail; deshalb schaltest du sie dort als Absender frei (siehe DATEV Unternehmen online verbinden).
Wer an die Adresse schreiben darf
Mails von deiner Login-Adresse verarbeitet der Agent sofort. Schreibt jemand anderes, etwa ein Hotel, ein Lieferant, dein Steuerberater oder ein zweites Postfach von dir, wartet die Mail auf deine Freigabe. Du bekommst dazu eine Benachrichtigung per E-Mail und entscheidest auf der Startseite:
- Einmal freigeben: Nur diese Mail wird verarbeitet.
- Absender künftig vertrauen: Weitere Mails dieses Absenders laufen direkt durch.
- Ablehnen: Die Mail wird nicht verarbeitet.
Antworten des Agenten an fremde Absender gehen erst nach deiner Freigabe raus. Mails ohne gültige DKIM-Signatur verarbeitet belege.ai nicht; so kann sich niemand als du oder als vertrauter Absender ausgeben.