Am Jahresende kommt die Liste: Buchungen, zu denen noch ein Beleg fehlt. Das Ärgerliche ist nicht die Liste, sondern die Suche — die Ausgabe ist Monate her, die E-Mail unauffindbar. Genau hier spielt belege.ai seine Stärke aus.
5 davon sind bei mir schon erledigt, 3 sind noch offen — los geht's.
Ich geh die 3 offenen jetzt durch und suche die Belege; bei dem, wo ich nicht rankomme, melde ich mich.
Das typische Problem
Fehlt ein Beleg, kannst du die Ausgabe nicht absetzen. Bei vielen kleinen Buchungen summiert sich das. Manuell bedeutet das: jede Position einzeln recherchieren — frustrierend und zeitraubend.
Steuerberater-Liste direkt schicken
Du musst die Anfrage deines Steuerberaters nicht abtippen. Schick sie einfach in den Chat — als Tabelle, PDF-Auswertung (Monatskonto / FiBu / DATEV), kopierte E-Mail, Foto/Screenshot oder als freie Beschreibung. belege.ai erkennt die einzelnen Punkte, ordnet jeden deiner Buchungen zu und sagt dir sofort, wie viele schon erledigt sind und wie viele noch offen. Die offenen geht der Agent dann mit dir durch.
Offene Buchungen sichtbar machen
Willst du es selbst anstoßen, sorge zuerst dafür, dass alle Transaktionen des Zeitraums in belege.ai sind (siehe Transaktionen einlesen). Der Agent kennt dann den Status jeder Buchung: zugeordnet, offen oder bewusst ignoriert — und weist dich von sich aus auf offene Posten hin, die älter als ein halbes Jahr sind und beim Jahresabschluss leicht übersehen werden.
Buchung für Buchung abarbeiten
Pro offener Buchung sucht der Agent den Beleg automatisch — erst im Postfach, dann per Browser-Agent im Portal (siehe Wie der Agent Belege findet). Du musst nur dort eingreifen, wo er ohne dich nicht weiterkommt, etwa bei einer 2FA.
Der unvermeidbare Rest
Für die wenigen Buchungen, zu denen es wirklich keinen Beleg gibt, erstellst du gemeinsam mit dem Agent einen Eigenbeleg. Am Ende hat jede Position einen Nachweis — und dein Steuerberater bekommt einen vollständigen Export.