Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind: seit 2025 acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, sechs Jahre für Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 3 AO).
Die Aufbewahrungsfrist bestimmt, wie lange steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen verfügbar bleiben müssen. Die Rechtsgrundlagen sind § 147 AO, § 257 HGB und – für Rechnungen – § 14b UStG. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gibt es nicht mehr zwei, sondern drei Fristen: zehn, acht und sechs Jahre. Ein pauschales „zehn Jahre für alles“ ist ebenso falsch wie die Annahme, seit 2025 gelte überall acht.
Die drei Fristen im Überblick
| Frist | Unterlagen | Beispiele | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| 10 Jahre | Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen; bestimmte Zollunterlagen | Hauptbuch und Journal, Kassenbuch und Kassenberichte, Kassendaten-Export der Registrierkasse, Inventurlisten, Bilanz und GuV, Kontenplan, Verfahrensdokumentation | § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4a, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB |
| 8 Jahre | Buchungsbelege – seit dem 1. Januar 2025 verkürzt von zehn auf acht Jahre | Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbons, Bewirtungsbelege, Eigenbelege, Reisekostenabrechnungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen als Buchungsunterlage | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 14b Abs. 1 UStG |
| 6 Jahre | Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Briefe, sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen | Angebots- und Auftragskorrespondenz, E-Mails mit Geschäftsbriefcharakter, Mahnungen, ausgelaufene Verträge, Lohnkonten (§ 41 Abs. 1 EStG), Preislisten | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB |
Wann die Frist beginnt
Die Frist beginnt nicht am Tag des Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, das Inventar aufgestellt, der Jahresabschluss festgestellt oder der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Für Rechnungen stellt § 14b Abs. 1 UStG auf das Jahr der Ausstellung ab.
Beispiel: Eine Eingangsrechnung vom 12. März 2025 wird im Jahr 2025 gebucht. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2025 und endet nach acht Jahren am 31. Dezember 2033 – vernichtet werden darf der Beleg also frühestens am 1. Januar 2034. Der Jahresabschluss für 2025, festgestellt im Juni 2026, läuft dagegen zehn Jahre ab Ende 2026 und damit bis zum 31. Dezember 2036.
Ablaufhemmung: wenn die Frist nicht abläuft
§ 147 Abs. 3 AO enthält eine wichtige Bremse: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die reguläre Festsetzungsfrist beträgt vier Jahre, bei leichtfertiger Steuerverkürzung fünf und bei Steuerhinterziehung zehn Jahre (§ 169 Abs. 2 AO); ihr Beginn verschiebt sich durch die Anlaufhemmung des § 170 Abs. 2 AO. Praktisch bedeutet das: Ist eine Außenprüfung angeordnet oder begonnen (§ 171 Abs. 4 AO), ist ein Einspruch offen oder erging der Bescheid vorläufig, dürfen die betroffenen Unterlagen nicht vernichtet werden – auch wenn die acht, zehn oder sechs Jahre rechnerisch vorbei sind.
Die Verkürzung auf acht Jahre gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO für alle Buchungsbelege, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Ein Beleg aus 2015 wäre nach altem Recht bis Ende 2025 aufzubewahren gewesen; da die Frist Ende 2024 noch lief, greift die Acht-Jahres-Regel, die bereits am 31. Dezember 2023 geendet hätte – der Beleg durfte damit ab dem 1. Januar 2025 vernichtet werden. Für Kreditinstitute, beaufsichtigte Versicherungen und Wertpapierinstitute bleibt es nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO und § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB dauerhaft bei zehn Jahren.
Was zum 1. Januar 2026 frei geworden ist
| Unterlagenart | Frist | Letzte Eintragung, Feststellung oder Entstehung im Jahr |
|---|---|---|
| Bücher, Kassenaufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | 2015 und früher |
| Buchungsbelege, Rechnungen, Kontoauszüge | 8 Jahre | 2017 und früher |
| Handels- und Geschäftsbriefe, E-Mails | 6 Jahre | 2019 und früher |
Der Stichtag gilt jeweils nur, wenn keine Ablaufhemmung greift. Welche Jahrgänge in Ihrem Fall betroffen sind, können Sie mit dem Aufbewahrungsfristen-Rechner und der Vernichtungsliste ermitteln.
Sonderfälle und Form
Empfangene Lieferscheine, die nicht selbst Buchungsbeleg sind, dürfen bereits mit Erhalt der Rechnung vernichtet werden; für abgesandte Lieferscheine endet die Frist mit dem Rechnungsversand (§ 147 Abs. 3 AO). Privatpersonen, die eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück beziehen, müssen die Rechnung zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Digitale Belege sind nach den GoBD im Originalformat, unveränderbar und maschinell auswertbar zu archivieren – der Ausdruck einer E-Rechnung genügt dafür nicht. Wer Belege ohnehin automatisch aus E-Mail-Postfächern und Lieferantenportalen einsammeln lässt, etwa mit belege.ai, hat sie im Originalformat vorliegen, bevor sie im Posteingang untergehen.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege und Rechnungen eine Frist von acht statt zehn Jahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG). Gerechnet wird ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Gilt die Verkürzung auf acht Jahre auch für ältere Belege?
Ja, für alle Buchungsbelege, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Belege, die schon vorher frei waren, bleiben frei; eine Wiederaufnahme der Aufbewahrung gibt es nicht.
Warum bleiben Kassenaufzeichnungen bei zehn Jahren?
Weil sie keine Buchungsbelege sind, sondern Aufzeichnungen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO. Kassenbuch, Kassenberichte und der Datenexport der Kasse fallen deshalb weiter unter die Zehn-Jahres-Frist, auch wenn der einzelne Kassenbon nur acht Jahre aufzubewahren ist.
Wann darf ich trotz abgelaufener Frist nicht vernichten?
Solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Eine laufende Außenprüfung, ein offener Einspruch, eine vorläufige Steuerfestsetzung oder ein Steuerstrafverfahren hemmen den Fristablauf nach § 147 Abs. 3 AO.
Gelten für Banken und Versicherungen andere Fristen?
Ja. Für Kreditinstitute, beaufsichtigte Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es dauerhaft bei zehn Jahren für Buchungsbelege (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO, § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB). Die Verkürzung auf acht Jahre gilt für sie nicht.
Reicht der Scan oder muss ich das Papier behalten?
Der Scan reicht für fast alle Belege, wenn er bild- und inhaltsgleich ist, unveränderbar archiviert wird und eine Verfahrensdokumentation vorliegt. Im Original aufzubewahren sind unter anderem Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und bestimmte Zollunterlagen.