Ersetzendes Scannen
Ersetzendes Scannen ist das Digitalisieren von Papierbelegen mit anschließender Vernichtung der Originale; nach den GoBD ist es zulässig, wenn der Scan bild- und inhaltsgleich ist, unveränderbar archiviert wird und eine Verfahrensdokumentation existiert.
Ersetzendes Scannen bezeichnet das Einscannen von Papierbelegen, um die Originale danach vernichten zu können. Die GoBD erlauben das, wenn der Scan bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt, anschließend unveränderbar archiviert wird und der Vorgang in einer Verfahrensdokumentation geregelt ist.
Wenige Unterlagen müssen im Original bleiben – etwa Jahresabschlüsse, notarielle Urkunden und bestimmte Zoll- bzw. Einfuhrbelege. Für die typische Eingangsrechnung oder den Kassenbon ist ersetzendes Scannen dagegen zulässig und spart das Papierarchiv.