Ersetzendes Scannen
Ersetzendes Scannen ist das Digitalisieren von Papierbelegen mit anschließender Vernichtung der Originale; nach den GoBD ist es zulässig, wenn der Scan bild- und inhaltsgleich ist, unveränderbar archiviert wird und eine Verfahrensdokumentation existiert.
Ersetzendes Scannen bezeichnet das Einscannen von Papierbelegen mit dem Ziel, die Originale anschließend zu vernichten. Steuerlich ist das der Normalfall: § 147 Abs. 2 AO erlaubt ausdrücklich, aufbewahrungspflichtige Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufzubewahren, solange die Wiedergabe den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und lesbar sind.
Die drei Voraussetzungen
Die GoBD knüpfen die Vernichtung des Papiers an drei Bedingungen: Der Scan muss bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmen, er muss anschließend unveränderbar archiviert werden, und der gesamte Ablauf muss in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein. Fehlt eine dieser drei Säulen, ist die Vernichtung riskant, weil der Beleg im Streitfall nicht mehr rekonstruierbar ist.
„Bildlich und inhaltlich übereinstimmend“ heißt mehr, als es klingt: Auch Stempel, handschriftliche Vermerke, Freigabezeichen, Skontovermerke und die Rückseite eines Belegs gehören dazu, wenn dort etwas steht. Ein einseitiger Graustufen-Scan eines beidseitig bedruckten Lieferscheins erfüllt die Anforderung nicht. Nach der Erfassung muss der Scan über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben und darf nicht mehr unbemerkt verändert werden können – ein PDF in einem gewöhnlichen Netzlaufwerk, in dem jeder Nutzer Dateien überschreiben kann, genügt dafür nicht.
Der Scanprozess Schritt für Schritt
- Identifizieren: Welche Dokumente werden gescannt, wer entscheidet das, was passiert mit Ausnahmen?
- Vorbereiten: Heftklammern entfernen, mehrseitige Belege zusammenhalten, Anlagen zuordnen.
- Erfassen: Scanner, Multifunktionsgerät oder Smartphone; Auflösung und Farbtiefe so wählen, dass Stempel, Unterschriften und farbige Vermerke erkennbar bleiben.
- Nachbearbeiten: OCR, Verschlagwortung, Zuordnung zu Kreditor, Beleg- und Rechnungsnummer.
- Qualität sichern: Sichtkontrolle auf Vollständigkeit und Lesbarkeit, Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Belegen.
- Integrität sichern: Ablage im revisionssicheren Archiv, Schreibschutz, Protokollierung von Zugriffen.
- Vernichten und protokollieren: Papier erst nach erfolgreicher Qualitätskontrolle vernichten, den Vorgang protokollieren.
Was vernichtet werden darf und was nicht
| Unterlage | Original vernichten? | Grund |
|---|---|---|
| Eingangsrechnung, Kontoauszug, Lieferschein | Ja | Buchungsbeleg, § 147 Abs. 2 AO greift |
| Kassenbon, Bewirtungsbeleg, Tankquittung | Ja | Buchungsbeleg; Eigenbelege und Anlagen mitscannen |
| Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz | Nein | Ausdrücklich von § 147 Abs. 2 AO ausgenommen |
| Amtliche Zollurkunden und handschriftlich zu unterschreibende Präferenznachweise | Nein | Ausnahme in § 147 Abs. 2 AO |
| Notarielle Urkunden, Wertpapiere, Bürgschaften, Testamente, Vollmachten | Nein | Außersteuerliche Vorschriften und Urkundenbeweis |
| Verträge mit gesetzlichem Schriftformerfordernis | Nein | Zivilrechtliche Wirksamkeit hängt am Original |
Kassenbons auf Thermopapier verblassen oft schon nach Monaten. Die GoBD verlangen aber Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist. Scannen Sie solche Belege deshalb sofort und nicht erst beim Monatsabschluss – ein unlesbarer Bon ist steuerlich wertlos, und ein nachträglich erstellter Eigenbeleg ersetzt ihn nur bei Kleinbeträgen ohne Vorsteuerabzug.
TR RESISCAN und der Beweiswert
Die Technische Richtlinie BSI TR-03138 (RESISCAN) – „rechtssicheres ersetzendes Scannen“ – ist ein praktischer Handlungsleitfaden für die Gestaltung des Scanprozesses, inklusive Schutzbedarfsanalyse und Maßnahmenkatalog. Eine Zertifizierung ist nicht vorgeschrieben und für die Finanzverwaltung nicht erforderlich; für Betriebe mit hohem Beweisbedürfnis lohnt sie sich trotzdem. Denn: Steuerlich ist der Scan dem Original gleichwertig, zivilrechtlich nicht. Mit dem Papier geht die Urkunde verloren; der Scan unterliegt vor Gericht nur der freien Beweiswürdigung. Bei Verträgen und allem, was Sie im Streitfall beweisen müssen, ist das ein Argument fürs Archiv.
Häufige Fehler
- Vernichtung vor der Qualitätskontrolle – die zweite Seite fehlt und niemand merkt es.
- Ablage der Scans in einem gewöhnlichen Ordner auf dem Dateiserver, in dem jeder Dateien überschreiben oder löschen kann.
- Graustufen-Scan eines Belegs mit farbigem Freigabevermerk, der dadurch nicht mehr erkennbar ist.
- Kein geregelter Umgang mit den wenigen Original-Unterlagen – sie landen im Reißwolf statt im Sonderordner.
Häufige Fragen
Darf ich Rechnungen nach dem Scannen wegwerfen?
Ja, bei den allermeisten Belegen. § 147 Abs. 2 AO erlaubt die Aufbewahrung als Wiedergabe auf einem Datenträger; nach der bildlichen Erfassung dürfen die Papieroriginale vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.
Welche Unterlagen muss ich im Original behalten?
Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und bestimmte Zollunterlagen, außerdem notarielle Urkunden, Wertpapiere und Dokumente, die kraft Gesetzes der Schriftform bedürfen. Für sie greift § 147 Abs. 2 AO nicht oder es fehlt der zivilrechtliche Beweiswert.
Reicht ein Foto mit dem Smartphone?
Ja, wenn es bild- und inhaltsgleich ist und der Prozess dokumentiert wurde. Die GoBD lassen die bildliche Erfassung mit Multifunktionsgeräten und mobilen Geräten ausdrücklich zu, einschließlich der Erfassung im Ausland, wenn der Beleg dort entstanden oder empfangen wurde.
Muss ich nach TR RESISCAN zertifiziert sein?
Nein. Die BSI-Richtlinie TR-03138 ist ein freiwilliger Handlungsleitfaden ohne Zertifizierungspflicht. Steuerlich zählt allein, ob der Scanprozess den GoBD entspricht und in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist.
Wie lange muss ich den Scan aufbewahren?
Genauso lange wie das Papieroriginal. Der Scan tritt an dessen Stelle, also acht Jahre bei Buchungsbelegen und Rechnungen, zehn Jahre bei Büchern, Inventaren und Jahresabschlüssen, sechs Jahre bei Geschäftsbriefen.