Verfahrensdokumentation
Eine Verfahrensdokumentation ist die nach den GoBD geforderte schriftliche Beschreibung, wie Belege und Daten erfasst, verarbeitet, archiviert und gesichert werden – so, dass ein sachverständiger Dritter die Abläufe nachvollziehen kann.
Die Verfahrensdokumentation ist eine Kernforderung der GoBD. Sie beschreibt vollständig, wie ein Betrieb seine Belege und steuerrelevanten Daten behandelt – vom Eingang über die Erfassung und Verbuchung bis zur revisionssicheren Archivierung und Datensicherung.
Maßstab ist, dass ein sachverständiger Dritter (z. B. ein Betriebsprüfer) die Prozesse in angemessener Zeit nachvollziehen kann. Üblich sind vier Bausteine: allgemeine Beschreibung, Anwender-, technische System- und Betriebsdokumentation. Wer Papierbelege per ersetzendem Scannen digitalisiert, braucht sie zwingend.