Sobald du einen Firmenwagen auch privat nutzt, muss dieser Vorteil versteuert werden. Dafür gibt es zwei Wege: die pauschale 1-%-Regelung oder das genaue Fahrtenbuch. Welcher günstiger ist, hängt von Privatanteil, Listenpreis und Antrieb ab. Hier steht, wie die 1-%-Regelung rechnet, wann sich das Fahrtenbuch lohnt — und welche Belege in beiden Fällen anfallen.
Zwei Methoden für die private Nutzung
Nutzt du den Firmenwagen zu mehr als 50 % betrieblich, gehört er zum notwendigen Betriebsvermögen — und die private Mitnutzung wird nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG entweder pauschal (1-%-Regelung) oder genau (Fahrtenbuch) besteuert. Die Methode legst du je Fahrzeug und Wirtschaftsjahr fest; ein Wechsel ist erst zum Jahreswechsel oder bei einem Fahrzeugwechsel möglich.
Die 1-%-Regelung
Bei der 1-%-Regelung setzt du pro Monat 1 % des inländischen Bruttolistenpreises als geldwerten Vorteil an — ganz gleich, wie viel du privat fährst. Maßgeblich ist der Listenpreis (UVP) zum Zeitpunkt der Erstzulassung inklusive Sonderausstattung und Umsatzsteuer, gerundet auf volle 100 Euro. Das gilt auch für Gebraucht- und Leasingfahrzeuge: entscheidend bleibt der ursprüngliche Neupreis, nicht der Kaufpreis.
Beispiel: Listenpreis 40.000 € → 400 € geldwerter Vorteil pro Monat, also 4.800 € im Jahr, die deinen Gewinn erhöhen bzw. beim Arbeitnehmer versteuert werden.
Plus 0,03 % für Fahrten zur Arbeit
Fährst du mit dem Wagen von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte, kommt ein Zuschlag von 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer und Monat hinzu. Bei 40.000 € Listenpreis und 20 km Entfernung sind das zusätzlich 240 € pro Monat. Dem steht auf der anderen Seite die Entfernungspauschale als Werbungskosten gegenüber.
E-Auto: die 0,25-%-Begünstigung
Für reine Elektrofahrzeuge bis zu einer gesetzlich festgelegten Bruttolistenpreis-Grenze wird statt 1 % nur 0,25 % angesetzt — der geldwerte Vorteil beträgt also nur ein Viertel. Für bestimmte Plug-in-Hybride gilt 0,5 %. Das macht E-Dienstwagen steuerlich attraktiv; der Zuschlag für Fahrten zur Arbeit reduziert sich entsprechend auf 0,0075 % beziehungsweise 0,015 %.
Wann sich das Fahrtenbuch lohnt
Statt der Pauschale kannst du ein Fahrtenbuch führen und nur den tatsächlichen Privatanteil an den Gesamtkosten versteuern. Das lohnt sich vor allem bei geringer Privatnutzung, hohem Listenpreis oder einem bereits abgeschriebenen Fahrzeug mit niedrigen laufenden Kosten. Bedingung: Das Fahrtenbuch muss ordnungsgemäß geführt sein — zeitnah, geschlossen und lückenlos. Eine Grundlage bietet unsere Fahrtenbuch-Vorlage. Für Fahrten mit dem privaten Pkw gilt dagegen die Kilometerpauschale.
Die laufenden Firmenwagen-Belege
Egal welche Methode: Die laufenden Kfz-Kosten müssen belegt sein — Tankquittungen, Wartung, Reparaturen, Versicherung, Leasingrechnungen. Als Betriebsausgaben nach § 4 EStG mindern sie den Gewinn, und beim Fahrtenbuch brauchst du sie zusätzlich, um die tatsächlichen Kosten je Kilometer zu ermitteln. Gerade Tankbelege gehen als kleine Kartenbuchungen gern verloren.
So macht es belege.ai automatisch
belege.ai erkennt die Kfz-Zahlungen in deinen Bank- und Kartenbuchungen — Tanken, Werkstatt, Versicherung, Leasingrate — und beschafft zu jeder den passenden Beleg aus Postfach oder Portal. So ist die Kostenseite deines Firmenwagens am Monatsende lückenlos belegt, ob du die 1-%-Regelung oder das Fahrtenbuch nutzt. Wie Reisekosten insgesamt in die Buchhaltung kommen, steht in Reisekosten buchen: SKR03 & SKR04.