Kilometerpauschale
Die Kilometerpauschale erlaubt es, Fahrtkosten einer Dienstreise mit dem privaten Pkw ohne Einzelnachweis mit 0,30 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer anzusetzen – nicht zu verwechseln mit der Entfernungspauschale für den Arbeitsweg.
Die Kilometerpauschale deckt die Fahrtkosten einer beruflichen Auswärtstätigkeit mit dem eigenen Fahrzeug ab, ohne dass du Tankquittungen, Versicherung oder Werkstattrechnungen sammeln musst. Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, der auf die höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz verweist: 0,30 € je Kilometer für den Pkw. Gezählt wird jeder tatsächlich gefahrene Kilometer, also Hin- und Rückweg sowie Fahrten vor Ort.
Alle Sätze 2026 im Überblick
| Fahrt / Fahrzeug | Satz 2026 | Was gezählt wird |
|---|---|---|
| Auswärtstätigkeit mit eigenem Pkw | 0,30 € je km | jeder gefahrene Kilometer, Hin- und Rückweg |
| Auswärtstätigkeit mit Motorrad, Motorroller, Moped | 0,20 € je km | jeder gefahrene Kilometer |
| Auswärtstätigkeit mit Fahrrad oder Pedelec | keine Pauschale | nur nachgewiesene tatsächliche Kosten |
| Mitnahme weiterer Personen | kein Zuschlag | Mitnahmeentschädigung seit 2014 entfallen |
| Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte (Entfernungspauschale) | 0,38 € je km | nur einfache Entfernung, ab dem ersten Kilometer, höchstens 4.500 € im Jahr |
| Wöchentliche Familienheimfahrt bei doppelter Haushaltsführung | 0,38 € je km | einfache Entfernung, ohne den Höchstbetrag von 4.500 € |
| Fahrt mit dem Firmenwagen | keine Pauschale | Kosten trägt der Betrieb, Privatanteil wird versteuert |
Die Entfernungspauschale beträgt seit dem 1. Januar 2026 einheitlich 0,38 € ab dem ersten Kilometer; die frühere Staffelung mit 0,30 € für die ersten 20 Kilometer ist entfallen. Sie hat mit der Reisekosten-Kilometerpauschale nichts zu tun – wer beide verwechselt, rechnet den Arbeitsweg doppelt oder die Dienstreise zu niedrig ab.
Rechenbeispiel
Eine Handwerkerin fährt mit dem privaten Pkw zu einem Kundentermin: 168 km hin, 168 km zurück, dazu 24 km Fahrten vor Ort. Das sind 360 km x 0,30 € = 108,00 € Fahrtkosten. Ihr Arbeitsweg zur Werkstatt beträgt 21 km an 220 Arbeitstagen: 21 km x 220 x 0,38 € = 1.755,60 € Entfernungspauschale. Beide Beträge stehen nebeneinander, aber in verschiedenen Zeilen der Steuererklärung – nachrechnen lässt sich das mit dem Kilometergeld-Rechner und dem Pendlerpauschale-Rechner. Erstattet der Arbeitgeber die 108,00 € Fahrtkosten, ist die Zahlung nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei; die Entfernungspauschale kann er dagegen nicht steuerfrei erstatten, sondern allenfalls einen Fahrtkostenzuschuss mit 15 % pauschal versteuern.
Was die Pauschale abdeckt – und was nicht
Abgegolten sind sämtliche laufenden Fahrzeugkosten: Kraftstoff, Öl, Wartung, Reparaturen, Versicherung, Kfz-Steuer und Abschreibung. Nicht abgegolten sind Kosten, die zusätzlich zur reinen Fahrt entstehen. Park- und Mautgebühren, Fährkosten oder Unfallkosten auf einer Dienstfahrt zählen zu den Reisenebenkosten und kommen obendrauf. Aus der Pauschale selbst ist kein Vorsteuerabzug möglich, weil ihr keine Rechnung zugrunde liegt – aus Tank- und Parkbelegen dagegen schon.
Sammelpunkt und weiträumiges Tätigkeitsgebiet
Zwischen Arbeitsweg und Dienstreise liegt ein Graubereich, den § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG regelt. Wer arbeitstäglich einen festen Sammelpunkt ansteuern soll – Betriebshof, Bushaltestelle, Fährstelle – oder in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet wie Hafen, Forst oder Zustellbezirk arbeitet, rechnet die Fahrt von der Wohnung bis dorthin nur mit der Entfernungspauschale ab, obwohl er gar keine erste Tätigkeitsstätte hat. Erst die Fahrten innerhalb des Gebiets beziehungsweise ab dem Sammelpunkt sind Reisekosten mit 0,30 € je Kilometer. Die Verpflegungspauschale bleibt in beiden Fällen erhalten, weil sie nur an die Abwesenheit von der Wohnung anknüpft.
Individueller Kilometersatz statt Pauschale
Wer ein teures Fahrzeug mit geringer Jahresfahrleistung fährt, kommt mit 0,30 € oft nicht hin. Zulässig ist dann der Ansatz der tatsächlichen Kosten: Du ermittelst die Gesamtkosten des Fahrzeugs für zwölf Monate – inklusive Abschreibung – und teilst sie durch die Jahresfahrleistung. Der so gebildete individuelle Kilometersatz gilt so lange, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern; belegt werden muss er einmal vollständig. Für den Nachweis der beruflichen Fahrten reicht eine geordnete Aufstellung, ein Fahrtenbuch im technischen Sinn ist nur beim Firmenwagen nötig. Eine fertige Aufstellung liefert die Kilometergeld-Vorlage; die Beträge gehören anschließend in die Reisekostenabrechnung und im SKR03 auf 4673 (SKR04: 6673).
Häufige Fragen
Wie viel bekomme ich pro Kilometer bei einer Dienstreise?
0,30 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer mit dem eigenen Pkw, also Hin- und Rückfahrt zusammen. Für Motorrad, Motorroller oder Moped sind es 0,20 €.
Was ist der Unterschied zur Pendlerpauschale?
Die Pendlerpauschale gilt nur für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, zählt lediglich die einfache Entfernung und beträgt seit dem 1. Januar 2026 0,38 € ab dem ersten Kilometer. Die Kilometerpauschale von 0,30 € gilt für jede andere beruflich veranlasste Fahrt und zählt jeden gefahrenen Kilometer.
Gibt es noch Geld für Mitfahrer?
Nein. Die Mitnahmeentschädigung von 0,02 € je Kilometer ist im steuerlichen Reisekostenrecht seit 2014 gestrichen. Zahlt der Arbeitgeber sie trotzdem, ist sie steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Kann ich mehr als 0,30 € je Kilometer ansetzen?
Ja, aber nicht pauschal. Du musst dafür die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs für zwölf Monate belegen und daraus mit der Jahresfahrleistung einen individuellen Kilometersatz bilden.
Gilt die Kilometerpauschale auch für den Firmenwagen?
Nein. Wer einen Firmenwagen fährt, hat keine eigenen Fahrtkosten – die trägt der Betrieb. Die Privatnutzung wird stattdessen über die 1-Prozent-Regelung oder ein Fahrtenbuch versteuert.
Muss ich die gefahrenen Kilometer nachweisen?
Ja, mit Datum, Ziel, Anlass und Kilometerzahl je Fahrt. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist dafür nicht nötig, eine nachvollziehbare Aufstellung der Reisen genügt.