Reisekosten sind kein einzelner Posten, sondern vier: Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung und Reisenebenkosten. Jeder wird anders behandelt – und auf einem anderen Konto gebucht. Hier ist die saubere Aufteilung mit den üblichen SKR03- und SKR04-Konten.
Die vier Bestandteile der Reisekosten
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit setzt sich steuerlich aus vier Blöcken zusammen:
- Fahrtkosten – Pauschale je Kilometer oder tatsächliche Kosten (Bahn, Flug, Mietwagen, Taxi und ÖPNV vor Ort).
- Verpflegungsmehraufwand – gesetzliche Pauschalen, keine Einzelbelege nötig.
- Übernachtungskosten – tatsächliche, belegte Kosten.
- Reisenebenkosten – Parken, Maut, Gepäckaufbewahrung, beruflich veranlasste Telefonkosten.
Fahrtkosten: 0,30 € pro Kilometer
Nutzt du für die Dienstreise den privaten Pkw, kannst du 0,30 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer ansetzen (Hin- und Rückweg zusammen), beim Motorrad 0,20 €. Diese Reisekostenpauschale ist nicht zu verwechseln mit der Entfernungspauschale für den Arbeitsweg.
Alternativ buchst du die tatsächlichen Kosten per Beleg: Bahnticket, Flug, Mietwagen oder Taxi. Aus diesen Belegen ist die Vorsteuer abziehbar, sofern die Umsatzsteuer ausgewiesen ist – bei der Kilometerpauschale dagegen nicht.
Verpflegungsmehraufwand
Für die Verpflegung gelten Pauschalen statt Einzelbelegen: im Inland 28 € pro vollem Tag und 14 € für An-/Abreisetage sowie Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit. Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale (Frühstück 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 11,20 €).
Die genauen Beträge und einen kostenlosen Rechner findest du in unserem Verpflegungspauschalen-Rechner. Auf die Pauschale entfällt keine Vorsteuer.
Übernachtung und Reisenebenkosten
Übernachtungskosten werden bei Unternehmern nur in tatsächlicher, belegter Höhe angesetzt – also per Hotelrechnung. Ein darin enthaltenes Frühstück gehört zur Verpflegung und muss herausgerechnet werden (es kürzt die Verpflegungspauschale). Arbeitgeber dürfen Arbeitnehmern für Inlandsübernachtungen alternativ 20 € pro Nacht steuerfrei pauschal erstatten.
Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung oder beruflich veranlasste Telefonkosten sind in voller Höhe abziehbar – jeweils per Beleg. Tickets für Bus, Bahn oder Taxi am Zielort zählen dagegen zu den Fahrtkosten (R 9.5 LStR), auch wenn viele Kontenrahmen beides im selben Sammelkonto führen.
Die Konten in SKR03 und SKR04
Die üblichen DATEV-Standardkonten für Reisekosten des Unternehmers:
| Posten | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| Reisekosten Unternehmer (Sammelkonto) | 4670 | 6670 |
| Fahrtkosten | 4673 | 6673 |
| Verpflegungsmehraufwand | 4674 | 6674 |
| Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten | 4676 | 6680 |
Reisekosten von Arbeitnehmern werden getrennt gebucht (SKR03 ab 4660, SKR04 ab 6650), weil sie lohnsteuerlich anders behandelt werden. Die exakten Konten und Unterkonten können je nach Kontenrahmen, Branchenlösung und Kanzlei abweichen; im Zweifel mit dem Steuerberater abstimmen.
Unternehmer, GmbH-Geschäftsführer, Arbeitnehmer
Welche Konten gelten, hängt weniger von der Reise ab als davon, wer reist. Die drei Fälle, die in der Praxis verwechselt werden:
| Fall | Wie gebucht wird | Konten |
|---|---|---|
| Einzelunternehmer und Freiberufler | Die eigene Reise ist unmittelbar Betriebsausgabe. Es gibt keine Erstattung an eine andere Person, nur den Aufwand. | SKR03 4670 ff. SKR04 6670 ff. |
| GmbH mit Gesellschafter-Geschäftsführer | Der Geschäftsführer ist lohnsteuerlich Arbeitnehmer der GmbH. Die GmbH erstattet ihm die Reisekosten; innerhalb der gesetzlichen Pauschalen bleibt die Erstattung steuerfrei. | SKR03 ab 4660 SKR04 ab 6650 |
| Angestellte Arbeitnehmer | Der Arbeitgeber erstattet gegen Reisekostenabrechnung. Was über die Pauschalen hinausgeht, ist steuerpflichtiger Arbeitslohn und gehört in die Lohnabrechnung. | SKR03 ab 4660 SKR04 ab 6650 |
Praktische Folge: Wer als GmbH-Geschäftsführer seine Reisekosten auf 4670 bucht, verwendet das Unternehmerkonto für eine Arbeitnehmererstattung. Das fällt oft erst in der Lohnsteuerprüfung auf. Für alle drei Fälle gilt gleichermaßen, dass Pauschalen keine Vorsteuer enthalten und belegte Kosten wie Hotel oder Bahn eine ordnungsgemäße Rechnung brauchen.
Reisekostenabrechnung ohne Excel
Mit dem kostenlosen Reisekostenabrechnung-Generator erstellst du die Abrechnung direkt als PDF. Im laufenden Betrieb erstellt belege.ai aus deinen Reisedaten automatisch eine Reisekostenabrechnung: Es setzt die Verpflegungspauschalen an, berücksichtigt die Mahlzeitenkürzung und sammelt die Belege für Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten ein – jeder Beleg der passenden Buchung zugeordnet und DATEV-fertig exportiert. Die Verbuchung auf 4670 ff. macht dann deine Buchhaltung; die Grundlage liefert belege.ai lückenlos.
Fazit
Reisekosten buchen heißt sauber trennen: Fahrtkosten (0,30 €/km oder Beleg), Verpflegung (Pauschale), Übernachtung (Beleg) und Nebenkosten – jeweils auf das passende Konto. Mit 4670/4673/4674/4676 im SKR03 beziehungsweise 6670/6673/6674/6680 im SKR04 ist die Unternehmer-Reise schnell verbucht, sobald die Belege und die Abrechnung vollständig vorliegen.