Reisekosten sind kein einzelner Posten, sondern vier: Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung und Reisenebenkosten. Jeder wird anders behandelt – und auf einem anderen Konto gebucht. Hier ist die saubere Aufteilung mit den üblichen SKR03- und SKR04-Konten.
Die vier Bestandteile der Reisekosten
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit setzt sich steuerlich aus vier Blöcken zusammen:
- Fahrtkosten – Pauschale je Kilometer oder tatsächliche Kosten (Bahn, Flug, Mietwagen).
- Verpflegungsmehraufwand – gesetzliche Pauschalen, keine Einzelbelege nötig.
- Übernachtungskosten – tatsächliche, belegte Kosten.
- Reisenebenkosten – Parken, Maut, ÖPNV vor Ort, beruflich veranlasste Telefonkosten.
Fahrtkosten: 0,30 € pro Kilometer
Nutzt du für die Dienstreise den privaten Pkw, kannst du 0,30 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer ansetzen (Hin- und Rückweg zusammen), beim Motorrad 0,20 €. Diese Reisekostenpauschale ist nicht zu verwechseln mit der Entfernungspauschale für den Arbeitsweg.
Alternativ buchst du die tatsächlichen Kosten per Beleg: Bahnticket, Flug, Mietwagen oder Taxi. Aus diesen Belegen ist die Vorsteuer abziehbar, sofern die Umsatzsteuer ausgewiesen ist – bei der Kilometerpauschale dagegen nicht.
Verpflegungsmehraufwand
Für die Verpflegung gelten Pauschalen statt Einzelbelegen: im Inland 28 € pro vollem Tag und 14 € für An-/Abreisetage sowie Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit. Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale (Frühstück 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 11,20 €).
Die genauen Beträge und einen kostenlosen Rechner findest du in unserem Verpflegungspauschalen-Rechner. Auf die Pauschale entfällt keine Vorsteuer.
Übernachtung und Reisenebenkosten
Übernachtungskosten werden bei Unternehmern nur in tatsächlicher, belegter Höhe angesetzt – also per Hotelrechnung. Ein darin enthaltenes Frühstück gehört zur Verpflegung und muss herausgerechnet werden (es kürzt die Verpflegungspauschale). Arbeitgeber dürfen Arbeitnehmern für Inlandsübernachtungen alternativ 20 € pro Nacht steuerfrei pauschal erstatten.
Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Maut oder ÖPNV-Tickets vor Ort sind in voller Höhe abziehbar – jeweils per Beleg.
Die Konten in SKR03 und SKR04
Die üblichen DATEV-Standardkonten für Reisekosten des Unternehmers:
| Posten | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| Reisekosten Unternehmer (Sammelkonto) | 4670 | 6670 |
| Fahrtkosten | 4673 | 6673 |
| Verpflegungsmehraufwand | 4674 | 6674 |
| Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten | 4676 | 6680 |
Reisekosten von Arbeitnehmern werden getrennt gebucht (SKR03 ab 4660, SKR04 ab 6650), weil sie lohnsteuerlich anders behandelt werden. Die exakten Konten und Unterkonten können je nach Kontenrahmen, Branchenlösung und Kanzlei abweichen; im Zweifel mit dem Steuerberater abstimmen.
Reisekostenabrechnung ohne Excel
belege.ai erstellt aus deinen Reisedaten automatisch eine Reisekostenabrechnung: Es setzt die Verpflegungspauschalen an, berücksichtigt die Mahlzeitenkürzung und sammelt die Belege für Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten ein – jeder Beleg der passenden Buchung zugeordnet und DATEV-fertig exportiert. Die Verbuchung auf 4670 ff. macht dann deine Buchhaltung; die Grundlage liefert belege.ai lückenlos.
Fazit
Reisekosten buchen heißt sauber trennen: Fahrtkosten (0,30 €/km oder Beleg), Verpflegung (Pauschale), Übernachtung (Beleg) und Nebenkosten – jeweils auf das passende Konto. Mit 4670/4673/4674/4676 im SKR03 beziehungsweise 6670/6673/6674/6680 im SKR04 ist die Unternehmer-Reise schnell verbucht, sobald die Belege und die Abrechnung vollständig vorliegen.