Reisekosten sind kein einzelner Posten, sondern vier: Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung und Reisenebenkosten. Jeder wird anders behandelt – und auf einem anderen Konto gebucht. Hier ist die saubere Aufteilung mit den üblichen SKR03- und SKR04-Konten.
Die vier Bestandteile der Reisekosten
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit setzt sich steuerlich aus vier Blöcken zusammen:
- Fahrtkosten – Pauschale je Kilometer oder tatsächliche Kosten (Bahn, Flug, Mietwagen).
- Verpflegungsmehraufwand – gesetzliche Pauschalen, keine Einzelbelege nötig.
- Übernachtungskosten – tatsächliche, belegte Kosten.
- Reisenebenkosten – Parken, Maut, ÖPNV vor Ort, beruflich veranlasste Telefonkosten.
Fahrtkosten: 0,30 € pro Kilometer
Nutzt du für die Dienstreise den privaten Pkw, kannst du 0,30 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer ansetzen (Hin- und Rückweg zusammen), beim Motorrad 0,20 €. Diese Reisekostenpauschale ist nicht zu verwechseln mit der Entfernungspauschale für den Arbeitsweg.
Alternativ buchst du die tatsächlichen Kosten per Beleg: Bahnticket, Flug, Mietwagen oder Taxi. Aus diesen Belegen ist die Vorsteuer abziehbar, sofern die Umsatzsteuer ausgewiesen ist – bei der Kilometerpauschale dagegen nicht.
Verpflegungsmehraufwand
Für die Verpflegung gelten Pauschalen statt Einzelbelegen: im Inland 28 € pro vollem Tag und 14 € für An-/Abreisetage sowie Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit. Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale (Frühstück 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 11,20 €).
Die genauen Beträge und einen kostenlosen Rechner findest du in unserem Verpflegungspauschalen-Rechner. Auf die Pauschale entfällt keine Vorsteuer.
Übernachtung und Reisenebenkosten
Übernachtungskosten werden bei Unternehmern nur in tatsächlicher, belegter Höhe angesetzt – also per Hotelrechnung. Ein darin enthaltenes Frühstück gehört zur Verpflegung und muss herausgerechnet werden (es kürzt die Verpflegungspauschale). Arbeitgeber dürfen Arbeitnehmern für Inlandsübernachtungen alternativ 20 € pro Nacht steuerfrei pauschal erstatten.
Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Maut oder ÖPNV-Tickets vor Ort sind in voller Höhe abziehbar – jeweils per Beleg.
Die Konten in SKR03 und SKR04
Die üblichen DATEV-Standardkonten für Reisekosten des Unternehmers:
| Posten | SKR03 |
|---|---|
| Reisekosten Unternehmer (Sammelkonto) | 4670 |
| Fahrtkosten | 4673 |
| Verpflegungsmehraufwand | 4674 |
| Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten | 4676 |
Im SKR04 liegen die Unternehmer-Reisekosten in der 6950er-Reihe. Reisekosten von Arbeitnehmern werden getrennt gebucht (SKR03 ab 4660), weil sie lohnsteuerlich anders behandelt werden. Die exakten Konten – besonders die Unterkonten und die SKR04-Nummern – hängen vom verwendeten Kontenrahmen und der Kanzlei ab; im Zweifel mit dem Steuerberater abstimmen.
Reisekostenabrechnung ohne Excel
belege.ai erstellt aus deinen Reisedaten automatisch eine Reisekostenabrechnung: Es setzt die Verpflegungspauschalen an, berücksichtigt die Mahlzeitenkürzung und sammelt die Belege für Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten ein – jeder Beleg der passenden Buchung zugeordnet und DATEV-fertig exportiert. Die Verbuchung auf 4670 ff. macht dann deine Buchhaltung; die Grundlage liefert belege.ai lückenlos.
Fazit
Reisekosten buchen heißt sauber trennen: Fahrtkosten (0,30 €/km oder Beleg), Verpflegung (Pauschale), Übernachtung (Beleg) und Nebenkosten – jeweils auf das passende Konto. Mit den SKR03-Konten 4670/4673/4674/4676 ist die Unternehmer-Reise schnell verbucht, sobald die Belege und die Abrechnung vollständig vorliegen.