Spesenabrechnung
Spesenabrechnung ohne Excel: Reisekosten, Verpflegungspauschalen, Bewirtungsbelege, gestellte Mahlzeiten und Belegnachweise sauber erfassen und steuerbereit abrechnen.
Reisekosten sind der Bereich, in dem Pauschalen und Einzelnachweise nebeneinander gelten — und genau daraus entstehen die meisten Fehler. Verpflegung wird pauschal abgerechnet, Übernachtung und Fahrt in der Regel nach Beleg, und für die Fahrt mit dem eigenen Fahrzeug gibt es wieder eine Pauschale.
Die vier Bausteine einer Reisekostenabrechnung
| Baustein | Abrechnung | Beleg nötig? |
|---|---|---|
| Fahrtkosten | tatsächliche Kosten oder Kilometerpauschale für den eigenen Pkw | bei tatsächlichen Kosten ja |
| Verpflegung | Verpflegungspauschale nach Abwesenheitsdauer, gekürzt um gestellte Mahlzeiten | nein — Pauschale statt Nachweis |
| Übernachtung | tatsächliche Kosten laut Hotelrechnung | ja |
| Reisenebenkosten | tatsächliche Kosten (Parken, Maut, Gepäck, Telefon) | ja |
Zwei Punkte werden regelmäßig verwechselt. Erstens: Die Kilometerpauschale für eine Dienstreise mit dem eigenen Pkw ist etwas anderes als die Entfernungspauschale für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte — unterschiedliche Sätze, unterschiedliche Systematik. Zweitens: Die Kürzung der Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten bemisst sich an der Pauschale des Ziellandes, nicht an der Inlandspauschale.
Dazu kommt die Dreimonatsfrist: Wer länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte arbeitet, verliert danach den Anspruch auf die Verpflegungspauschale, bis eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen eintritt.
Die praktische Hürde ist aber selten die Rechtslage, sondern der Papierkram: Hotelrechnung im Postfach, Tankbeleg im Handschuhfach, Bahnticket in der App. Wer die Belege erst am Monatsende zusammensucht, findet sie nicht mehr vollständig.
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Häufige Fragen
Brauche ich für die Verpflegungspauschale einen Beleg?
Nein. Die Verpflegungspauschale wird nach Abwesenheitsdauer gewährt und ersetzt den Einzelnachweis. Belege für Essen sind dafür weder nötig noch zusätzlich abziehbar.
Wie wirken sich gestellte Mahlzeiten aus?
Die Verpflegungspauschale wird gekürzt: um 20 Prozent für ein Frühstück und um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen. Maßgeblich für die Kürzung ist die volle Tagespauschale des jeweiligen Ziellandes.
Was ist der Unterschied zwischen Kilometerpauschale und Entfernungspauschale?
Die Kilometerpauschale gilt für Dienstreisen mit dem eigenen Fahrzeug und wird je gefahrenem Kilometer angesetzt. Die Entfernungspauschale gilt für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte und rechnet nur die einfache Entfernung.
Was besagt die Dreimonatsfrist?
Bei längerfristiger Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte entfällt die Verpflegungspauschale nach drei Monaten. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang.
Kann ich Übernachtungskosten pauschal ansetzen?
Selbständige rechnen Übernachtungen nur mit der tatsächlichen Rechnung ab. Der Übernachtungspauschbetrag kommt allein für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber in Betracht.