Bewirtungsbeleg-Grundlagen
Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Pflichtangaben, geschäftlicher Anlass, Teilnehmer, Trinkgeld, Vorsteuer und elektronische Genehmigung so dokumentieren, dass das Finanzamt den Beleg akzeptiert.
Der Bewirtungsbeleg ist der Beleg mit den meisten formalen Fallstricken — und deshalb der, den Betriebsprüfer zuerst ansehen. Die Restaurantrechnung allein genügt nie: Ohne die Angaben zu Anlass und Teilnehmern ist der Betriebsausgabenabzug verloren, selbst wenn die Bewirtung eindeutig geschäftlich war.
Die Systematik in drei Sätzen
Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar; die restlichen 30 % sind nicht abziehbare Bewirtungsaufwendungen. Die Vorsteuer bleibt davon unberührt und ist zu 100 % abziehbar, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte muss die maschinell erstellte und registrierte Rechnung des Betriebs beiliegen — eine handschriftliche Quittung reicht dort nicht.
Was auf den Beleg gehört
- Ort und Tag der Bewirtung
- Namen aller Teilnehmer, einschließlich des Bewirtenden selbst
- Der konkrete geschäftliche Anlass — nicht „Geschäftsessen", sondern das Projekt, das Angebot, die Verhandlung
- Höhe der Aufwendungen, inklusive gesondert ausgewiesenem Trinkgeld
- Genehmigung des Bewirtenden — handschriftlich oder als elektronische Genehmigung
Seit dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 ist die digitale Freigabe ausdrücklich anerkannt, wenn der Genehmigende eindeutig identifizierbar ist, der Zeitpunkt feststeht und der Beleg anschließend unveränderbar gespeichert wird. Eine handschriftliche Unterschrift auf Papier ist damit nicht mehr zwingend.
Praktisch scheitert der Abzug selten an der Rechtslage und fast immer an der Erinnerung: Wer zwei Monate später notiert, mit wem er essen war, schreibt „diverse Kunden" — und das trägt nicht. Die Angaben gehören zeitnah zum Beleg.
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Häufige Fragen
Wie viel Prozent der Bewirtungskosten sind abziehbar?
Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten sind zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die Vorsteuer bleibt bei ordnungsgemäßer Rechnung zu 100 Prozent abziehbar.
Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?
Ort und Tag, die Namen aller Teilnehmer einschließlich des Bewirtenden, den konkreten geschäftlichen Anlass, die Höhe der Aufwendungen und die Genehmigung des Bewirtenden.
Reicht der Anlass Geschäftsessen aus?
Nein. Der Anlass muss den konkreten geschäftlichen Zusammenhang erkennen lassen, also etwa das Projekt, das Angebot oder die Vertragsverhandlung. Allgemeine Formulierungen führen zur Streichung des Abzugs.
Ist eine handschriftliche Unterschrift noch nötig?
Nicht zwingend. Nach dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 genügt eine elektronische Genehmigung, wenn der Genehmigende eindeutig identifizierbar ist, der Zeitpunkt feststeht und der Beleg unveränderbar gespeichert wird.
Wie wird Trinkgeld behandelt?
Trinkgeld gehört zu den Bewirtungsaufwendungen und unterliegt derselben 70-Prozent-Grenze. Es sollte auf dem Beleg gesondert ausgewiesen oder durch einen Eigenbeleg dokumentiert werden.