Vorsteuer
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die einem Unternehmer auf Eingangsrechnungen berechnet wird und die er nach § 15 UStG – bei ordnungsgemäßer Rechnung – von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen kann.
Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen beim Einkauf von Waren und Leistungen selbst bezahlt. Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, holt sie sich über die Voranmeldung vom Finanzamt zurück und verrechnet sie mit der eigenen Steuerschuld (§ 15 UStG). Für das Unternehmen ist Vorsteuer deshalb kein Aufwand, sondern ein durchlaufender Posten – vorausgesetzt, der Beleg stimmt.
Voraussetzungen für den Abzug
- Der Abzugsberechtigte ist Unternehmer und bezieht die Leistung für sein Unternehmen.
- Die Steuer wird vom Leistenden gesetzlich geschuldet; zu hoch oder zu Unrecht ausgewiesene Steuer ist nicht abziehbar.
- Es liegt eine Rechnung mit allen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG vor – bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung.
- Die Eingangsleistung dient nicht steuerfreien Ausgangsumsätzen (§ 15 Abs. 2 UStG).
- Es greift kein Abzugsverbot nach § 15 Abs. 1a UStG, das an die nicht abziehbaren Betriebsausgaben des § 4 Abs. 5 EStG anknüpft.
Die vier Vorsteuerarten nach § 15 Abs. 1 UStG
| Nr. | Vorsteuer aus … | Maßgeblicher Beleg |
|---|---|---|
| 1 | Rechnungen anderer Unternehmer für Lieferungen und sonstige Leistungen | Rechnung nach §§ 14, 14a UStG |
| 2 | Einfuhrumsatzsteuer für eingeführte Gegenstände | Einfuhrabgabenbescheid des Zolls |
| 3 | Steuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb | Rechnung des EU-Lieferanten, Selbstberechnung |
| 4 | selbst geschuldeter Steuer nach § 13b UStG | Nettorechnung mit Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft |
Rechenbeispiel und Buchungssatz
Eine Eingangsrechnung über 1.000,00 € netto zuzüglich 19 % ergibt 1.190,00 € brutto; darin stecken 190,00 € Vorsteuer. So sieht die Kontierung in den DATEV-Standardkontenrahmen aus:
| Soll/Haben | Konto | SKR03 | SKR04 | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Soll | Aufwands- oder Warenkonto | je nach Sachverhalt | je nach Sachverhalt | 1.000,00 € |
| Soll | Abziehbare Vorsteuer 19 % | 1576 | 1406 | 190,00 € |
| Haben | Bank oder Kreditorenkonto | 1200 | 1800 | 1.190,00 € |
Beim ermäßigten Satz läuft die Vorsteuer über SKR03 1571 beziehungsweise SKR04 1401. Hat der Betrieb im selben Monat 3.800,00 € Umsatzsteuer vereinnahmt, bleibt nach Abzug der 190,00 € eine Zahllast von 3.610,00 €, die in die Umsatzsteuervoranmeldung wandert.
Gemischte Nutzung, Aufteilung und Berichtigung
Nicht jede Eingangsleistung ist voll abzugsfähig. Wird ein Gegenstand zu weniger als 10 % unternehmerisch genutzt, gilt er nach § 15 Abs. 1 Satz 2 UStG gar nicht als für das Unternehmen bezogen – ein Vorsteuerabzug scheidet dann vollständig aus. Bei gemischt genutzten Gegenständen oberhalb dieser Grenze darf der Unternehmer wählen, ob er sie ganz, teilweise oder gar nicht dem Unternehmen zuordnet; die Entscheidung muss zeitnah dokumentiert sein. Erbringt der Betrieb sowohl steuerpflichtige als auch steuerfreie Ausgangsumsätze – der Klassiker bei Vermietung, Heilberufen oder Finanzdienstleistungen –, ist die Vorsteuer nach § 15 Abs. 4 UStG sachgerecht aufzuteilen. Ändern sich die Verhältnisse später, greift die Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG mit einem Berichtigungszeitraum von fünf Jahren, bei Grundstücken und Gebäuden von zehn Jahren.
Häufige Fehler
Der teuerste Fehler ist der fehlende Beleg: Quittungen aus dem Portemonnaie, Rechnungen in Portalen, die nie heruntergeladen wurden, PDF-Anhänge in alten Mails. Daneben stolpern Betriebe über eine falsche Empfängeranschrift, eine unpräzise Leistungsbeschreibung, gemischt genutzte Anschaffungen ohne Aufteilungsschlüssel und über Rechnungen von Kleinunternehmern, aus denen es schlicht nichts abzuziehen gibt. Wer teils steuerfreie Umsätze erbringt, muss die Vorsteuer nach § 15 Abs. 4 UStG aufteilen – der Vorsteuer-Aufteilungsrechner zeigt die Quote. Genau die erste Lücke schließt belege.ai, indem es Eingangsrechnungen aus E-Mail-Postfächern und Portalen automatisch einsammelt und den Banktransaktionen zuordnet.
Das Abzugsrecht entsteht frühestens, wenn beide Bedingungen erfüllt sind: Die Leistung ist ausgeführt und die Rechnung liegt vor. Eine Rechnung, die erst im Februar eintrifft, gehört nicht in die Januar-Voranmeldung. Für Anzahlungen gilt die Umkehrung: Dort genügen Rechnung und geleistete Zahlung, die Leistung darf noch ausstehen.
Häufige Fragen
Wer darf Vorsteuer abziehen?
Jeder Unternehmer, der die bezogene Leistung für sein Unternehmen und für steuerpflichtige Ausgangsumsätze verwendet. Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Betriebe mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen sind vom Abzug ausgeschlossen.
Was passiert, wenn die Rechnung fehlt?
Ohne Rechnung gibt es keinen Vorsteuerabzug. Die Betriebsausgabe bleibt zwar bestehen, die Umsatzsteuer wird aber zu echten Kosten – bei 1.000 € netto sind das 190 € pro fehlendem Beleg.
Kann eine fehlerhafte Rechnung nachträglich korrigiert werden?
Ja. Enthielt das Ursprungsdokument bereits Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Steuer, wirkt die Berichtigung auf den ursprünglichen Zeitraum zurück. Fehlt eine dieser Mindestangaben, entsteht das Abzugsrecht erst mit der korrigierten Rechnung.
In welchen Zeitraum gehört der Vorsteuerabzug?
In den Voranmeldungszeitraum, in dem Leistung und Rechnung zusammentreffen. Trifft die Rechnung später ein, wird die Vorsteuer im Monat des Rechnungseingangs gezogen; ein vergessener Abzug lässt sich bis zur Jahreserklärung nachholen.
Wie hoch darf eine Kleinbetragsrechnung sein?
Bis 250 € brutto. Sie braucht nach § 33 UStDV weder Empfängerangaben noch eine fortlaufende Rechnungsnummer, muss aber Steuersatz und Bruttoentgelt nennen.
Ist die Vorsteuer aus Bewirtungskosten voll abziehbar?
Ja, zu 100 %, sofern die Bewirtung angemessen und ordnungsgemäß nachgewiesen ist. Ertragsteuerlich sind dagegen nur 70 % der Kosten als Betriebsausgabe abzugsfähig.