Elektronische Genehmigung (Bewirtungsbeleg)
Die elektronische Genehmigung ist die dokumentierte digitale Freigabe eines Bewirtungsbelegs, die nach dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 die Unterschrift ersetzt, wenn Genehmigender, Zeitpunkt und Unveränderbarkeit elektronisch festgehalten sind.
Die elektronische Genehmigung ist die digitale Freigabe eines Bewirtungsbelegs durch den bewirtenden Steuerpflichtigen. Sie tritt an die Stelle der handschriftlichen Unterschrift, die der Bundesfinanzhof für den Eigenbeleg verlangt hatte. Anerkannt wird sie, wenn der Genehmigende feststeht, der Zeitpunkt der Freigabe elektronisch aufgezeichnet wird und die Angaben danach nicht mehr undokumentiert geändert werden können.
Rechtsgrundlage
Grundlage sind § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 und 3 EStG und das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen. Es ersetzt das Schreiben vom 30. Juni 2021 und gilt für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025; Anlass der Neufassung war die obligatorische E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern. In Randziffer 19 heißt es, der Eigenbeleg werde digital erstellt oder digitalisiert und die erforderliche Autorisierung sei „durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben“ zu gewährleisten.
Was sich gegenüber der Fassung von 2021 geändert hat
Materiell hat sich nichts bewegt: Die 70-Prozent-Grenze, die Pflichtangaben und die Anforderungen an die Bewirtungsrechnung bleiben unverändert. Neu ist die Systematik. Das Schreiben ordnet die Nachweisführung entlang der Rechnungsformen, die es seit der E-Rechnungspflicht gibt, und beschreibt für jede von ihnen, wie Eigenbeleg und Rechnung zusammenfinden. Damit wird der vollständig papierlose Ablauf zum ausdrücklich geregelten Normalfall statt zur geduldeten Ausnahme – vorausgesetzt, das Verfahren ist sauber dokumentiert.
In welcher Form die Rechnung vorliegen darf
- Als E-Rechnung im strukturierten Format nach § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG.
- Als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format, etwa als PDF.
- Als digitalisierte Papierrechnung, also gescannt oder abfotografiert und anschließend ordnungsgemäß archiviert.
- Als Beleg eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion; bis 250 Euro Gesamtbetrag ist dieser Kassenbeleg zugleich eine ordnungsgemäße sonstige Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG.
Die Angaben zu Anlass und Teilnehmern dürfen wahlweise auf einem eigenen Dokument stehen oder elektronisch direkt auf der Rechnung ergänzt werden. Beides ist gleichwertig, solange Ergänzung und Freigabe mit ihrem jeweiligen Zeitpunkt festgehalten sind.
Die Bedingungen im Einzelnen
Randziffer 22 zählt auf, wann die Nachweiserfordernisse als erfüllt gelten. Die folgende Tabelle übersetzt die fünf Punkte in das, was ein System leisten muss.
| Anforderung des BMF | Was das praktisch bedeutet |
|---|---|
| Zeitnahe Erstellung des elektronischen Eigenbelegs oder zeitnahe elektronische Ergänzung der Angaben auf der Rechnung | Anlass und Teilnehmer werden im Anschluss an die Bewirtung erfasst, nicht Monate später |
| Elektronische Aufzeichnung des Zeitpunkts der Erstellung oder Ergänzung | Ein Zeitstempel am Dokument, nicht nur ein Änderungsdatum in der Dateiablage |
| Digitale Signierung oder Genehmigung durch den Steuerpflichtigen | Ein zurechenbarer Freigabeschritt durch eine identifizierte Person |
| Elektronische Aufzeichnung des Zeitpunkts der Signierung oder Genehmigung | Freigabezeitpunkt getrennt vom Erstellungszeitpunkt protokolliert |
| Gemeinsame elektronische Aufbewahrung von Beleg und Bewirtungsrechnung | Zusammenführung oder gegenseitiger Verweis, GoBD-konform archiviert |
Hinzu kommt die Klammer um alles: Bei sämtlichen Vorgängen sind die GoBD einzuhalten und die angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Wer digital freigibt, aber kein Verfahren dokumentiert, erfüllt die Anforderungen nur halb. Bei belege.ai erfolgt die Genehmigung als Bestätigung im Chat, deren Zeitpunkt und Inhalt unveränderbar festgehalten werden.
Verknüpfung von Beleg und Rechnung
Der digitale oder digitalisierte Eigenbeleg muss mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg zusammengefügt werden. Ausreichend ist bereits ein Verweis vom Eigenbeleg auf die Rechnung; zulässig sind ein eindeutiger Index, ein Barcode oder die Verknüpfung in einem Dokumentenmanagementsystem. Die Verantwortung für die Zuordnung liegt beim Steuerpflichtigen. Alternativ dürfen die geforderten Angaben auch direkt auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung, auf einem visualisierten Dokument der E-Rechnung oder auf einem elektronischen Beleg der Kasse angebracht werden.
Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nach dem BMF-Schreiben nicht erbracht und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen. Das trifft in der Praxis vor allem gemischte Ablagen: Rechnung im Buchhaltungssystem, Eigenbeleg als Foto im Chatverlauf. Eine getrennte Ablage ist erlaubt, die eineindeutige Zuordnung muss aber stets gewährleistet sein.
Abgrenzung: Signatur, Genehmigung, Unterschrift
Das BMF stellt elektronische Unterschrift und elektronische Genehmigung gleichberechtigt nebeneinander. Eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung wird nicht verlangt – entscheidend ist nicht das kryptografische Verfahren, sondern die Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann was freigegeben, und ist eine spätere Änderung erkennbar? Eine reine Papierunterschrift bleibt zulässig; sie muss dann aber zusammen mit der Rechnung so abgelegt werden, dass die Zuordnung gesichert bleibt. Für den Eigenbeleg außerhalb der Bewirtung, etwa bei einem verlorenen Beleg, gelten die allgemeinen GoBD-Regeln.
Was das für den Alltag heißt
- Ein Foto der Rechnung allein genügt nicht – Anlass, Teilnehmer und die Freigabe müssen dazukommen.
- Der Freigabeschritt braucht eine identifizierbare Person; ein anonymes Häkchen im Buchhaltungssystem reicht nicht.
- Nachträgliche Korrekturen sind erlaubt, müssen aber protokolliert werden und dürfen den ursprünglichen Stand nicht überschreiben – vergleichbar mit der Festschreibung in der Buchführung.
- Digitalisierte Papierrechnungen sind zulässig; das Verfahren dazu gehört in die Verfahrensdokumentation, siehe ersetzendes Scannen.
- Ein Muster für den Beleg selbst gibt es unter Bewirtungsbeleg-Vorlage, die Schritt-für-Schritt-Anleitung unter digitale Signatur beim Finanzamt.
Häufige Fragen
Ersetzt ein Klick auf „Bestätigen“ wirklich die Unterschrift?
Ja, wenn der Vorgang dokumentiert ist. Das BMF lässt eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung zu, sofern der Genehmigende feststeht, der Zeitpunkt elektronisch aufgezeichnet wird und die Angaben nicht undokumentiert geändert werden können.
Brauche ich eine qualifizierte elektronische Signatur?
Nein. Verlangt wird eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung mit aufgezeichnetem Zeitpunkt und Änderungsschutz. Eine qualifizierte Signatur nach eIDAS fordert das BMF-Schreiben nicht.
Was bedeutet „zeitnah“ in diesem Zusammenhang?
Das Schreiben nennt keine Tagesfrist. Gemeint ist der unmittelbare Anschluss an die Bewirtung, nicht die Nacharbeit zum Jahresabschluss. Der Bundesfinanzhof verlangt die Angaben seit jeher zeitnah zum Vorgang.
Darf die Rechnung digital und der Eigenbeleg auf Papier liegen?
Ja, getrennte Ablagen sind ausdrücklich zulässig. Die eineindeutige Zuordnung der Belege aus beiden Ablagen muss aber stets gewährleistet sein, sonst gilt der Nachweis als nicht erbracht.
Gilt die elektronische Genehmigung auch rückwirkend?
Nur für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025. Für frühere Bewirtungen bleibt das BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 maßgeblich.
Muss das Verfahren in der Verfahrensdokumentation stehen?
Ja. Das BMF verlangt, dass die GoBD eingehalten und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.