Durchlaufende Posten
Durchlaufende Posten sind Beträge, die ein Unternehmer im fremden Namen und für fremde Rechnung vereinnahmt und verausgabt; sie gehören nach § 10 Abs. 1 Satz 4 UStG nicht zum Entgelt und sind weder Betriebseinnahme noch Betriebsausgabe.
Durchlaufende Posten sind Beträge, die ein Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und wieder verausgabt. Er ist dabei nur Zahlstelle: Das Geld gehört ihm nie, es fließt durch sein Konto hindurch. Klassische Beispiele sind Gerichtskosten, die ein Anwalt für den Mandanten verauslagt, Zulassungsgebühren beim Autohaus oder Notargebühren, die exakt in der angefallenen Höhe weitergereicht werden.
Weil kein eigener Umsatz und kein eigener Aufwand entsteht, sind durchlaufende Posten ergebnisneutral: umsatzsteuerlich kein Entgelt (§ 10 Abs. 1 Satz 4 UStG), ertragsteuerlich weder Betriebseinnahme noch Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 3 Satz 2 EStG).
Die vier Voraussetzungen
- Fremder Name. Der Unternehmer tritt nach außen erkennbar für einen anderen auf.
- Fremde Rechnung. Wirtschaftlich trägt der Auftraggeber den Betrag, nicht der Unternehmer.
- Unmittelbare Rechtsbeziehung. Zwischen dem Auftraggeber und dem Zahlungsempfänger — Gericht, Behörde, Lieferant — besteht das Rechtsverhältnis direkt. Praktischer Prüfstein: Auf wen lautet die Rechnung oder der Kostenbescheid?
- Betragsgleiche Weiterleitung. Es wird exakt der verauslagte Betrag durchgereicht, ohne Aufschlag und ohne Kürzung.
Fehlt eine dieser Voraussetzungen, liegt kein durchlaufender Posten vor, sondern ein normaler steuerpflichtiger Umsatz. Das ist eine der Abgrenzungen, die in Betriebsprüfungen regelmäßig aufgegriffen wird — mit Nachzahlung, weil die Umsatzsteuer dann rückwirkend aus dem vereinnahmten Betrag herauszurechnen ist.
Rechenbeispiel: Gerichtskostenvorschuss
Eine Kanzlei erhält vom Mandanten 1.200,00 € für den Gerichtskostenvorschuss und überweist denselben Betrag an die Gerichtskasse. Gebucht wird über das Konto Durchlaufende Posten — SKR03 1590, SKR04 1370:
| Vorgang | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Vorschuss geht ein | Bank (SKR03 1200 / SKR04 1800) | Durchlaufende Posten (1590 / 1370) | 1.200,00 € |
| Zahlung an die Gerichtskasse | Durchlaufende Posten (1590 / 1370) | Bank (SKR03 1200 / SKR04 1800) | 1.200,00 € |
| Saldo Konto 1590 / 1370 | 0,00 € |
Weder Erlöskonto noch Aufwandskonto werden berührt, Umsatzsteuer entsteht keine. Das Konto ist bewusst so eingerichtet, dass daraus Vorsteuer gar nicht erst gezogen werden kann. Der Gewinn bleibt unverändert, egal ob 1.200 € oder 12.000 € durchlaufen.
Abgrenzung zur weiterberechneten Auslage
Der Unterschied entscheidet sich am Rechnungsempfänger, nicht am Betrag. Verauslagt ein Fotograf 1.200,00 € Reisekosten auf eigenen Namen und stellt sie dem Kunden in Rechnung, ist das kein durchlaufender Posten: Er berechnet 1.200,00 € netto zuzüglich 228,00 € Umsatzsteuer, insgesamt 1.428,00 €, und zieht seinerseits die Vorsteuer aus den Eingangsrechnungen.
| Merkmal | Durchlaufender Posten | Weiterberechnete Auslage |
|---|---|---|
| Rechnung des Dritten lautet auf | den Auftraggeber | den Unternehmer selbst |
| Umsatzsteuer beim Weiterreichen | keine | Steuersatz der Hauptleistung |
| Vorsteuerabzug des Unternehmers | nein | ja, bei ordnungsgemäßer Rechnung |
| Gewinnwirkung | keine | Aufwand und Ertrag, im Ergebnis null |
| Konto | 1590 (SKR03) / 1370 (SKR04) | Aufwands- und Erlöskonto |
| Ausweis in der EÜR | gar nicht | als Betriebseinnahme und Betriebsausgabe |
Versand- und Portokosten sind im Versandhandel kein durchlaufender Posten. Sie sind unselbständige Nebenleistung zur Warenlieferung und teilen deren Steuersatz — bei einem Buchversand also 7 %, bei sonstiger Ware 19 %. Ein durchlaufender Posten läge nur vor, wenn der Kunde selbst Vertragspartner des Versanddienstleisters wäre und der Händler das Porto lediglich für ihn auslegt.
Typische Fälle in der Praxis
- Gerichts-, Grundbuch- und Notargebühren, die Anwälte und Notare für Mandanten verauslagen
- Zulassungs- und Kfz-Gebühren, die ein Autohaus im Namen des Käufers an die Zulassungsstelle zahlt
- Kurtaxe und Fremdenverkehrsabgaben, die ein Beherbergungsbetrieb im Namen der Gemeinde einzieht
- Von Speditionen im Namen des Auftraggebers verauslagte Zölle und Einfuhrumsatzsteuer
Für alle gilt dieselbe Dokumentationsregel: Der Nachweis, dass der Dritte Vertragspartner war, hängt am Beleg. Ohne den Kostenbescheid oder die auf den Auftraggeber lautende Rechnung lässt sich in der Prüfung nicht mehr zeigen, warum der Betrag ergebnisneutral geblieben ist — und dann wird aus dem durchlaufenden Posten ein nachträglich steuerpflichtiger Vorgang.
Häufige Fragen
Wann liegt ein durchlaufender Posten vor?
Wenn ein Betrag im fremden Namen und für fremde Rechnung vereinnahmt und in exakt derselben Höhe weitergereicht wird. Entscheidend ist die unmittelbare Rechtsbeziehung zwischen dem Auftraggeber und dem Zahlungsempfänger — die Rechnung des Dritten muss auf den Auftraggeber lauten.
Fällt auf durchlaufende Posten Umsatzsteuer an?
Nein. Nach § 10 Abs. 1 Satz 4 UStG gehören sie nicht zum Entgelt, es entsteht also keine Umsatzsteuer. Im Gegenzug steht dem durchleitenden Unternehmer aus dem verauslagten Betrag auch kein Vorsteuerabzug zu.
Auf welches Konto buche ich durchlaufende Posten?
Auf das Konto Durchlaufende Posten: im SKR03 die 1590, im SKR04 die 1370. Es sollte zum Jahresende auf null stehen. Ein Restsaldo ist ein Hinweis auf eine vergessene Weiterleitung oder eine Fehlbuchung.
Sind weiterberechnete Auslagen durchlaufende Posten?
In der Regel nicht. Lautet die Rechnung des Dritten auf den Unternehmer selbst und wird der Betrag nur weiterberechnet, ist das ein steuerpflichtiger Umsatz mit dem Steuersatz der Hauptleistung — auch dann, wenn kein Aufschlag berechnet wird.
Wie behandele ich Porto und Versandkosten?
Versandkosten im Versandhandel sind keine durchlaufenden Posten, sondern unselbständige Nebenleistung und teilen den Steuersatz der Hauptleistung. Ein durchlaufender Posten kommt nur in Betracht, wenn der Kunde selbst Vertragspartner des Versanddienstleisters ist.
Tauchen durchlaufende Posten in der EÜR auf?
Nein. § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG nimmt sie ausdrücklich aus der Gewinnermittlung heraus. Aufgezeichnet werden müssen sie trotzdem, damit die Zahlungswege auf dem Bankkonto lückenlos nachvollziehbar bleiben.