Betriebsausgabe
Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind; sie mindern den steuerlichen Gewinn und müssen durch einen Beleg nachgewiesen werden.
Eine Betriebsausgabe ist jede Aufwendung, die durch den Betrieb veranlasst ist – so lautet die vollständige gesetzliche Definition in § 4 Abs. 4 EStG. Sie mindert den Gewinn und damit die Einkommen-, Körperschaft- und Gewerbesteuer. Das Gesetz kennt keinen Katalog: Maßgeblich ist der objektive wirtschaftliche Zusammenhang mit dem Betrieb, nicht die Frage, ob die Ausgabe notwendig, üblich oder zweckmäßig war.
Betrieblich oder privat
Die Abgrenzung zur privaten Lebensführung ist der häufigste Streitpunkt. Rein private Kosten sind nie Betriebsausgabe; sie werden als Privatentnahme gebucht. Bei gemischt veranlassten Aufwendungen ist eine Aufteilung nach einem objektiven Maßstab zulässig, wenn sich der betriebliche Anteil zuverlässig abgrenzen lässt – etwa nach Zeit-, Flächen- oder Nutzungsanteil. Lässt er sich nicht trennen, entfällt der Abzug ganz. Für Arbeitnehmer heißt das Gegenstück Werbungskosten; die Systematik ist ähnlich, die Rechtsgrundlage aber § 9 EStG.
Sofortabzug oder Abschreibung
Nicht jede Betriebsausgabe wirkt sich sofort in voller Höhe aus. Bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens entscheidet der Netto-Anschaffungswert:
- bis 800 € netto: Sofortabzug als geringwertiges Wirtschaftsgut (§ 6 Abs. 2 EStG)
- 250 € bis 1.000 € netto: wahlweise Sammelposten, aufzulösen über fünf Jahre mit jeweils einem Fünftel (§ 6 Abs. 2a EStG)
- über 800 € netto: planmäßige Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer
Die Abzugsverbote des § 4 Abs. 5 EStG
| Aufwendung | Fundstelle | Abzugsfähig |
|---|---|---|
| Geschenke an Nichtarbeitnehmer | Nr. 1 | Nur, wenn je Empfänger und Wirtschaftsjahr höchstens 50 € zugewendet werden |
| Bewirtung aus geschäftlichem Anlass | Nr. 2 | 70 % der angemessenen Aufwendungen; Vorsteuer zu 100 % |
| Gästehäuser außerhalb des Betriebsorts | Nr. 3 | Nicht abziehbar |
| Jagd, Fischerei, Segel- und Motorjachten | Nr. 4 | Nicht abziehbar |
| Eigene Verpflegung auf Reisen | Nr. 5 | Nur die Pauschalen des § 9 Abs. 4a EStG, siehe Verpflegungsmehraufwand |
| Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte | Nr. 6 | Nur in Höhe der Entfernungspauschale |
| Häusliches Arbeitszimmer und Tagespauschale | Nr. 6b, 6c | Jahrespauschale 1.260 € bzw. Tagespauschale 6 € je Tag, höchstens 1.260 € im Jahr |
| Unangemessene Aufwendungen, die die Lebensführung berühren | Nr. 7 | Nur der angemessene Teil |
| Geldbußen, Ordnungs- und Verwarnungsgelder | Nr. 8 | Nicht abziehbar |
| Hinterziehungs- und bestimmte Nachzahlungszinsen | Nr. 8a | Nicht abziehbar |
| Zuwendung von Vorteilen bei rechtswidrigen Handlungen | Nr. 10 | Nicht abziehbar |
| Gewerbesteuer und Nebenleistungen | § 4 Abs. 5b EStG | Nicht abziehbar |
Rechenbeispiel: Geschäftsessen buchen
Eine Restaurantrechnung über 238,00 € brutto (200,00 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer, also 38,00 €) für ein Essen mit einem Kunden, bezahlt per Firmenkarte:
| Position | Betrag | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|---|
| Bewirtungskosten, abziehbarer Anteil (70 %) | 140,00 € | 4650 | 6640 |
| Nicht abziehbarer Anteil (30 %) | 60,00 € | 4654 | 6644 |
| Vorsteuer 19 %, voll abziehbar | 38,00 € | 1576 | 1406 |
| an Bank | 238,00 € | 1200 | 1800 |
Den Gewinn mindern nur 140,00 €. Die 60,00 € werden zwar gebucht, außerbilanziell aber wieder hinzugerechnet und zählen zu den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben. Die Vorsteuer bleibt vollständig abziehbar, weil § 15 Abs. 1a UStG die Bewirtung nach Nr. 2 gerade nicht ausschließt – anders als Geschenke oberhalb der 50-Euro-Grenze. Nachrechnen können Sie das mit dem Bewirtungskosten-Rechner.
§ 4 Abs. 7 EStG verlangt für Geschenke, Bewirtung, Gästehäuser, Jagd und unangemessene Aufwendungen eine einzelne und getrennte Aufzeichnung von den übrigen Betriebsausgaben. Wer Bewirtungsbelege einfach auf „sonstige Kosten“ bucht, verliert den Abzug allein wegen dieses Formfehlers – selbst wenn die Ausgabe unstreitig betrieblich veranlasst war.
Ohne Beleg kein Abzug
Der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ gilt auch für die Einnahmenüberschussrechnung. Fehlt der Nachweis, kann das Finanzamt den Abzug streichen. Für nachweislich entstandene Kosten bleibt der Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Empfänger und Anlass – der Vorsteuerabzug ist damit allerdings verloren, weil dafür eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen muss.
Häufige Fragen
Was zählt als Betriebsausgabe?
Jede Aufwendung, die durch den Betrieb veranlasst ist – § 4 Abs. 4 EStG kennt keine Aufzählung. Entscheidend ist der objektive wirtschaftliche Zusammenhang mit dem Betrieb, nicht die Notwendigkeit oder Angemessenheit der Ausgabe.
Kann ich eine Ausgabe ohne Beleg absetzen?
In der Regel nicht. Ohne Nachweis kann das Finanzamt den Abzug streichen. Bei nachweislich entstandenen Kosten hilft ein Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zahlungsempfänger und Anlass – der Vorsteuerabzug ist damit allerdings verloren.
Warum sind Bewirtungskosten nur zu 70 Prozent abziehbar?
Weil § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG einen pauschalen Eigenanteil unterstellt: 30 Prozent gelten als privat veranlasste Lebenshaltung. Die Vorsteuer bleibt trotzdem zu 100 Prozent abziehbar, weil § 15 Abs. 1a UStG die Bewirtung nicht ausschließt.
Bis zu welchem Betrag sind Geschenke an Kunden abziehbar?
Bis 50 Euro je Empfänger und Wirtschaftsjahr. Wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, entfällt der Abzug für den gesamten Betrag – und mit ihm nach § 15 Abs. 1a UStG auch der Vorsteuerabzug.
Muss ich Bewirtung und Geschenke getrennt buchen?
Ja. § 4 Abs. 7 EStG verlangt, dass diese Aufwendungen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Fehlt die getrennte Aufzeichnung, ist der Abzug allein deshalb zu versagen.
Wann muss ich eine Anschaffung abschreiben statt sofort abzuziehen?
Sobald die Netto-Anschaffungskosten eines selbstständig nutzbaren Wirtschaftsguts 800 Euro übersteigen. Darunter ist der Sofortabzug möglich, zwischen 250 und 1.000 Euro alternativ der Sammelposten über fünf Jahre.