Handelsbrief (Geschäftsbrief)
Handels- bzw. Geschäftsbriefe sind alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen — auch E-Mails; empfangene Briefe und Kopien abgesandter Briefe sind nach § 257 HGB und § 147 AO sechs Jahre aufzubewahren.
Handelsbriefe — steuerlich Geschäftsbriefe — sind nach § 257 Abs. 2 HGB alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Reklamationen, Verträge, Mahnungen. Entscheidend ist der Inhalt, nicht das Medium. Auch eine E-Mail ist ein Handelsbrief, wenn sie ein Geschäft vorbereitet, abschließt, abwickelt oder rückgängig macht.
Was dazugehört — und was nicht
- Handelsbriefe sind zum Beispiel: Angebote, die zu einem Abschluss geführt haben, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Lieferscheine, Verträge und Vertragsänderungen, Preisabsprachen, Reklamationen und deren Beantwortung, Mahnungen, Kündigungen, Zahlungsvereinbarungen.
- Keine Handelsbriefe sind: Angebote, aus denen kein Geschäft geworden ist, reine Werbeschreiben und Prospekte ohne Bezug zu einem konkreten Vorgang, interne Notizen und Entwürfe sowie rein privater Schriftverkehr.
Die Abgrenzung ist keine Spitzfindigkeit: Sie entscheidet darüber, ob ein Schreiben sechs Jahre aufbewahrt werden muss oder gar nicht. Zusätzlich greift § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO für sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind — auch für sie gelten sechs Jahre.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Ein pauschales „alles zehn Jahre“ ist seit 2025 falsch. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt; die Fristen für Bücher und für Handelsbriefe blieben unverändert. Details und Sonderfälle stehen unter Aufbewahrungsfrist:
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, auch E-Mails | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO |
| Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO |
| Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege und Rechnungen | 8 Jahre (seit 01.01.2025) | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG |
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde. Zwei Einschränkungen sind wichtig: Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Frist nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist. Und für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es bei Buchungsbelegen bei zehn Jahren — die Verkürzung auf acht Jahre wurde für diese Unternehmen wieder zurückgenommen.
Dient ein Schreiben zugleich als Buchungsbeleg, gilt die längere Frist. Eine Rechnung ist deshalb nie ein Sechsjahres-Dokument, sondern acht Jahre aufzubewahren; ein Vertrag, aus dem laufend gebucht wird, ebenfalls. Im Zweifel richtet sich die Aufbewahrung nach der strengeren Kategorie — welcher Jahrgang wann vernichtet werden darf, klärt der Aufbewahrungsfristen-Rechner.
E-Mails richtig archivieren
Für E-Mails bedeutet die Pflicht praktisch, dass ein normales Postfach als Archiv nicht genügt: Auch hier verlangen die GoBD unveränderbare, jederzeit lesbare und auffindbare Speicherung. Eine Mail, die sich löschen oder nachträglich bearbeiten lässt, erfüllt das nicht. Drei Punkte helfen bei der Umsetzung:
- Trägermedium-Regel. Dient eine E-Mail nur als Transportmittel für einen Anhang und enthält selbst keine aufbewahrungspflichtigen Angaben, ist sie wie ein Briefumschlag zu behandeln und muss nicht archiviert werden. Der Anhang schon.
- Format. Empfangene Handelsbriefe sind nach § 257 Abs. 3 HGB und § 147 Abs. 2 AO bildlich übereinstimmend wiederzugeben, andere Unterlagen inhaltlich. Ein Weiterleiten mit geändertem Betreff verändert den Brief.
- Prozess. Wer welche Mails wie ins Archiv bringt, gehört in die Verfahrensdokumentation, genauso wie die Regeln für die Rechnungsablage.
Häufige Fehler
- Geschäftliche Korrespondenz über private Messenger oder persönliche Postfächer führen, aus denen kein Archiv entsteht.
- Beim Ausscheiden von Mitarbeitern das Postfach löschen und damit sechs Jahre Korrespondenz vernichten.
- Handelsbriefe pauschal zehn Jahre lagern und dadurch unnötig Daten vorhalten — die ordnungsmäßige Buchführung verlangt Aufbewahrung, nicht Horten.
- Umgekehrt Verträge nach sechs Jahren vernichten, obwohl daraus noch gebucht wird.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Handelsbriefe aufbewahren?
Sechs Jahre. Das gilt für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe ebenso wie für Kopien der abgesandten, geregelt in § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO.
Sind geschäftliche E-Mails aufbewahrungspflichtig?
Ja, wenn sie ein Geschäft vorbereiten, abschließen, abwickeln oder rückgängig machen. Entscheidend ist der Inhalt, nicht das Medium — eine Auftragsbestätigung per E-Mail ist ein Handelsbrief wie ein Brief auf Papier.
Muss ich eine E-Mail aufbewahren, die nur eine Rechnung im Anhang hat?
Nein. Dient die E-Mail lediglich als Transportmittel und enthält selbst keine aufbewahrungspflichtigen Angaben, ist sie wie ein Briefumschlag zu behandeln. Der Anhang muss dagegen archiviert werden.
Zählt ein Angebot, aus dem nichts geworden ist, als Handelsbrief?
Nein. Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen; ein Angebot, das zu keinem Abschluss geführt hat, gehört ebenso wenig dazu wie reine Werbung ohne Bezug zu einem konkreten Geschäft.
Warum gelten für Rechnungen acht Jahre und nicht sechs?
Weil eine Rechnung zugleich Buchungsbeleg ist. Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren; trifft ein Schreiben beide Kategorien, gilt immer die längere Frist.
Wann beginnt die Sechsjahresfrist?
Mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde. Ein Schreiben aus dem März 2026 ist damit bis zum 31. Dezember 2032 aufzubewahren.