Belegart und Jahr wählen — der Rechner zeigt dir bis wann aufzubewahren ist und ab wann vernichtet werden darf. Inklusive des Fristbeginns, an dem sich fast alle verrechnen. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Eine Rechnung vom 3. Februar 2020 läuft deshalb nicht bis Februar 2028, sondern bis zum 31.12.2028 — und darf erst ab dem 1.1.2029 vernichtet werden.
Rechner
Rechnungen sind Buchungsbelege. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat ihre Frist von zehn auf acht Jahre verkürzt.
Ergebnis ohne Gewähr. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch offen ist — etwa bei begonnener Außenprüfung, vorläufiger Steuerfestsetzung oder laufendem Rechtsbehelfsverfahren (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Für Institute nach § 1 Abs. 1b KWG, Unternehmen unter Versicherungsaufsicht und Wertpapierinstitute bleibt es bei Buchungsbelegen bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB).
Der häufigste Fehler
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, der Jahresabschluss aufgestellt, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Wer stattdessen vom Belegdatum rechnet, liegt fast immer ein knappes Jahr daneben — und vernichtet zu früh.
Praktisch heißt das: Eine Rechnung aus dem Jahr 2020 wird so behandelt, als wäre sie am 31.12.2020 entstanden. Acht Jahre später endet die Frist am 31.12.2028; der erste Tag, an dem vernichtet werden darf, ist der 1.1.2029. Deshalb fällt der Vernichtungstermin in der Praxis immer auf einen Jahreswechsel.
Ein zweiter Stolperstein ist die Ablaufhemmung: Solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, läuft auch die Aufbewahrungsfrist nicht ab (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Eine begonnene Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung oder ein offenes Rechtsbehelfsverfahren verlängern die Aufbewahrung faktisch.
So rechnest du
Von der Eingangsrechnung über den Kassenbeleg bis zum Jahresabschluss: Jede Unterlagenart hat ihre eigene Frist von sechs, acht oder zehn Jahren.
Maßgeblich ist das Jahr der letzten Eintragung oder der Entstehung des Belegs, nicht das Jahr, in dem du ihn abgeheftet oder eingescannt hast.
Der Rechner zeigt den Fristbeginn zum 31.12., das Ende der Aufbewahrungsfrist und den ersten Tag, an dem vernichtet werden darf.
Übersicht 2026
| Unterlage | Frist | Fristbeginn | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Eingangsrechnung (Lieferantenrechnung) | 8 Jahre | Jahr, in dem die Rechnung entstanden ist | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG |
| Ausgangsrechnung (Doppel der eigenen Rechnung) | 8 Jahre | Jahr, in dem die Rechnung ausgestellt wurde | § 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Kassenbeleg, Kassenbon oder Quittung | 8 Jahre | Jahr, in dem der Beleg entstanden ist | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB |
| Kontoauszug oder Zahlungsbeleg | 8 Jahre | Jahr, in dem der Beleg entstanden ist | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB |
| Bewirtungsbeleg | 8 Jahre | Jahr, in dem der Beleg entstanden ist | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB |
| Reisekosten- oder Spesenabrechnung | 8 Jahre | Jahr, in dem die Abrechnung entstanden ist | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB |
| Eigenbeleg (Ersatzbeleg) | 8 Jahre | Jahr, in dem der Eigenbeleg entstanden ist | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB |
| Lohn- und Gehaltsabrechnung als Buchungsbeleg | 8 Jahre | Jahr, in dem die Abrechnung entstanden ist | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB |
| Jahresabschluss, Bilanz, GuV und Lagebericht | 10 Jahre | Jahr, in dem der Abschluss aufgestellt wurde | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB |
| Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | Jahr, in dem die Bilanz aufgestellt wurde | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB |
| Inventar und Inventurunterlagen | 10 Jahre | Jahr, in dem das Inventar aufgestellt wurde | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB |
| Buchführung: Hauptbuch, Journal, Konten | 10 Jahre | Jahr der letzten Eintragung | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB |
| Kassenbuch und digitale Kassenaufzeichnungen | 10 Jahre | Jahr der letzten Eintragung | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB |
| Verfahrensdokumentation, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen | 10 Jahre | Jahr, in dem die Unterlage zuletzt gegolten hat | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB |
| Empfangener Handels- oder Geschäftsbrief (auch E-Mail) | 6 Jahre | Jahr des Empfangs | § 147 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 4 HGB |
| Abgesandter Handels- oder Geschäftsbrief (Kopie) | 6 Jahre | Jahr des Versands | § 147 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 4 HGB |
| Angebot oder Auftragsbestätigung, die zu einem Auftrag geführt hat | 6 Jahre | Jahr des Versands oder Empfangs | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB |
| Vertrag (Frist ab Vertragsende) | 6 Jahre | Jahr, in dem der Vertrag geendet hat | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB |
| Lohnkonto und Lohnunterlagen | 6 Jahre | Jahr der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG |
| Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre | Jahr, in dem die Unterlage entstanden ist | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO |
Rechtsstand 2026. Die Verkürzung der Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und gilt nach der Anwendungsregelung in Art. 97 § 19a EGAO für alle Buchungsbelege, deren Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Für Institute nach § 1 Abs. 1b KWG, Unternehmen unter Versicherungsaufsicht und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB). Alle Angaben ohne Gewähr — im Zweifel entscheidet die Steuerberatung.
FAQ
Nicht am Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Jahresabschluss aufgestellt, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Eine Rechnung aus Februar 2020 ist deshalb bis zum 31.12.2028 aufzubewahren und darf erst ab dem 1.1.2029 vernichtet werden.
Acht Jahre. Rechnungen sind Buchungsbelege im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO; § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB sehen dafür seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht statt zehn Jahre vor. Auch § 14b Abs. 1 UStG nennt acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Ja. Nach der Anwendungsregelung in Art. 97 § 19a EGAO gilt die verkürzte Frist für alle Buchungsbelege, deren zehnjährige Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Praktisch heißt das: Für jeden Buchungsbeleg, den du heute noch im Archiv hast, kannst du mit acht Jahren rechnen.
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB). Dazu zählen auch das Kassenbuch und die digitalen Kassenaufzeichnungen.
Nicht immer. Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Eine begonnene Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung oder ein laufendes Rechtsbehelfs- oder Steuerstrafverfahren hemmen den Ablauf.
Für Institute nach § 1 Abs. 1b KWG einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG, für Unternehmen unter der Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und für Wertpapierinstitute nach § 2 Abs. 1 WpIG bleibt es bei Buchungsbelegen bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB). Steuerlich führt die Anwendungsregelung im EGAO zum selben Ergebnis.
Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung sind nach § 28f Abs. 1 SGB IV bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren. Lohnbuchungsbelege für die Finanzbuchhaltung folgen der Acht-Jahres-Frist.
Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung; bei abgesandten Lieferscheinen mit dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO). Enthält der Lieferschein dagegen buchungsrelevante Angaben, ist er Buchungsbeleg und acht Jahre aufzubewahren.
Ja. Elektronische Belege sind Papierbelegen gleichgestellt, solange sie den GoBD entsprechen: unveränderbar, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar. Wer Papierbelege ersetzend scannt und anschließend vernichtet, braucht dafür eine Verfahrensdokumentation.
Ohne Beleg kann das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug und den Vorsteuerabzug streichen und im Extremfall schätzen. Deshalb lohnt es sich, das Archiv über die gesamte Frist vollständig zu halten. belege.ai sammelt Belege automatisch ein, ordnet sie den Zahlungen zu und archiviert sie revisionssicher.
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