§ 147 AO
§ 147 AO regelt die steuerlichen Aufbewahrungspflichten – welche Unterlagen aufzubewahren sind, wie lange (zehn, acht oder sechs Jahre), in welcher Form und wie die Finanzbehörde auf die Daten zugreifen darf.
§ 147 der Abgabenordnung ist die zentrale Norm für die steuerliche Aufbewahrung. Sie beantwortet vier Fragen: Was ist aufzubewahren, in welcher Form, wie lange und wie die Finanzbehörde darauf zugreifen darf. Zusammen mit § 146 AO (Ordnungsvorschriften) und den GoBD bildet sie die rechtliche Grundlage der revisionssicheren digitalen Archivierung. Handelsrechtlich steht ihr § 257 HGB fast wortgleich zur Seite, umsatzsteuerlich § 14b UStG.
Die Absätze im Überblick
| Absatz | Regelungsinhalt |
|---|---|
| Abs. 1 | Katalog der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in fünf Gruppen (Nr. 1 bis 5) |
| Abs. 2 | Aufbewahrung als Wiedergabe auf Bild- oder Datenträgern zulässig – ausgenommen Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz und bestimmte amtliche Zollunterlagen |
| Abs. 3 | Fristen von zehn, acht und sechs Jahren, Sonderregel für Lieferscheine und die Ablaufhemmung bei laufender Festsetzungsfrist |
| Abs. 4 | Fristbeginn mit dem Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung, Feststellung oder Entstehung |
| Abs. 5 | Pflicht, auf eigene Kosten Hilfsmittel zur Lesbarmachung bereitzustellen |
| Abs. 6 | Datenzugriff der Finanzbehörde in den drei Formen Z1, Z2 und Z3 |
| Abs. 7 | Verarbeitung und Aufbewahrung der überlassenen Daten durch die Finanzbehörde bis zur Unanfechtbarkeit der Verwaltungsakte |
Der Katalog des Absatzes 1
- Nr. 1 – Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Nr. 2 – die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
- Nr. 3 – Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- Nr. 4 – Buchungsbelege
- Nr. 4a – Unterlagen nach Artikel 15 Abs. 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
- Nr. 5 – sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Fristen: zehn, acht, sechs
Seit dem 1. Januar 2025 sind die Unterlagen der Nr. 1 und Nr. 4a zehn Jahre, die Buchungsbelege der Nr. 4 acht Jahre und die übrigen Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Die Verkürzung für Buchungsbelege stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz; sie gilt für alle Belege, deren alte Zehn-Jahres-Frist am 31. Dezember 2024 noch lief (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Details, Fristbeginn und Ablaufhemmung stehen im Eintrag Aufbewahrungsfrist.
Die Acht-Jahres-Frist gilt nur für Buchungsbelege. Kassenbuch, Kassenberichte und der Datenexport aus dem Kassensystem sind Aufzeichnungen nach Nr. 1 und bleiben deshalb zehn Jahre aufbewahrungspflichtig – ein Punkt, der bei der Kassennachschau regelmäßig geprüft wird.
Verhältnis zu § 257 HGB und § 14b UStG
Drei Normen regeln dieselbe Sache aus drei Blickwinkeln. § 147 AO gilt steuerlich für alle Aufzeichnungspflichtigen und ist die weiteste Vorschrift. § 257 HGB verpflichtet nur Kaufleute, ist ansonsten aber fast wortgleich – auch dort gelten zehn, acht und sechs Jahre, mit einer Ausnahme für Kreditinstitute, beaufsichtigte Versicherungen und Wertpapierinstitute, die Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre aufbewahren müssen. § 14b UStG regelt speziell Rechnungen: acht Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung, für Rechnungsdoppel ebenso wie für empfangene Rechnungen. Wo sich die Vorschriften unterscheiden, gilt in der Praxis die längste Frist.
Datenzugriff nach Absatz 6
Absatz 6 gibt der Finanzbehörde drei Wege zu den steuerrelevanten Daten: den unmittelbaren Zugriff (Z1) als Nur-Lese-Zugriff auf das Datenverarbeitungssystem, den mittelbaren Zugriff (Z2) über Auswertungen nach ihren Vorgaben und die Datenträgerüberlassung (Z3), bei der die Daten in maschinell auswertbarer Form übergeben oder übertragen werden. Diese Systematik geht auf die früheren GDPdU zurück und ist heute in den GoBD ausformuliert. Voraussetzung ist in allen drei Fällen, dass die Daten überhaupt maschinell auswertbar vorliegen – ein PDF-Archiv ohne Exportmöglichkeit erfüllt das nicht.
Folgen bei Verstößen
Wer Unterlagen nicht vorlegen kann, riskiert mehr als eine Rüge. Die Finanzbehörde kann nach § 146 Abs. 2c AO ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro festsetzen. Fehlen Belege ganz, wird die Buchführung verworfen und der Gewinn nach § 162 AO geschätzt – meist zu Lasten des Betriebs. Eine saubere Verfahrensdokumentation, konsequente Festschreibung und ein geordnetes Archiv sind deshalb keine Kür, sondern der günstigste Weg durch die Prüfung. Wie Sie das vorbereiten, zeigt unser Ratgeber zur Betriebsprüfung.
Häufige Fragen
Für wen gilt § 147 AO?
Für jeden, der nach Steuer- oder Handelsrecht Bücher führen oder Aufzeichnungen machen muss – also für Kaufleute, bilanzierende Unternehmen, aber auch für Einnahmenüberschussrechner und Freiberufler, soweit sie steuerrelevante Unterlagen haben.
Welche Unterlagen zählt § 147 Abs. 1 AO auf?
Fünf Gruppen: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Abschlüsse und Organisationsunterlagen; empfangene Handels- und Geschäftsbriefe; Wiedergaben abgesandter Briefe; Buchungsbelege; bestimmte Zollunterlagen sowie sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen.
Darf ich alles digital aufbewahren?
Fast alles. § 147 Abs. 2 AO erlaubt die Aufbewahrung als Wiedergabe auf Bild- oder Datenträgern. Ausgenommen sind Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und bestimmte amtliche Zollunterlagen – die bleiben im Original.
Was bedeutet Z1, Z2 und Z3?
Es sind die drei Zugriffsarten der Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO: unmittelbarer Nur-Lese-Zugriff auf das System, mittelbare Auswertung nach Vorgaben des Prüfers und die Überlassung der Daten in maschinell auswertbarer Form.
Wer trägt die Kosten der Lesbarmachung?
Der Steuerpflichtige. § 147 Abs. 5 AO verpflichtet ihn, auf eigene Kosten die Hilfsmittel bereitzustellen, die zum Lesbarmachen der Unterlagen erforderlich sind, und auf Verlangen Ausdrucke oder lesbare Wiedergaben zu liefern.
Was droht bei Verstößen gegen § 147 AO?
Die Finanzbehörde kann ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro festsetzen, wenn Daten oder Unterlagen nicht fristgerecht bereitgestellt werden. Fehlende Unterlagen führen zudem regelmäßig zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO.