Rückstellungen

Rückstellungen sind Verbindlichkeiten, die dem Grunde oder der Höhe nach noch ungewiss sind — etwa für Steuernachzahlungen, Gewährleistungen oder Prozesskosten — und nach § 249 HGB in der Bilanz zu passivieren sind.

Rückstellungen sind Verpflichtungen, die dem Grunde oder der Höhe nach noch ungewiss sind, deren wirtschaftliche Ursache aber bereits vor dem Bilanzstichtag liegt. § 249 HGB verpflichtet Bilanzierende, sie zu passivieren — für Steuernachzahlungen, Gewährleistungen, Prozessrisiken, ausstehende Rechnungen, Abschluss- und Prüfungskosten oder die Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Sie sorgen dafür, dass der Aufwand in dem Jahr steht, das ihn verursacht hat, und nicht erst dann, wenn die Rechnung kommt.

Wann eine Rückstellung anzusetzen ist

Drei Voraussetzungen müssen zusammenkommen: eine Verpflichtung gegenüber einem Dritten oder eine hinreichend konkretisierte öffentlich-rechtliche Pflicht, die wirtschaftliche Verursachung bis zum Bilanzstichtag und eine wahrscheinliche Inanspruchnahme. § 249 Abs. 2 HGB stellt klar, dass für andere Zwecke keine Rückstellungen gebildet werden dürfen — allgemeine Puffer oder frei gewählte Vorsorgeposten sind unzulässig, und aufgelöst werden darf erst, wenn der Grund entfallen ist.

Entscheidend ist dabei der Blick auf den Stichtag: Maßgebend sind alle Erkenntnisse bis zur Aufstellung des Abschlusses, soweit sie Verhältnisse betreffen, die am Stichtag schon bestanden. Eine Steuernachzahlung aus einer Betriebsprüfung, deren Feststellungen ein bereits abgelaufenes Jahr betreffen, gehört deshalb in jenes Jahr — auch wenn der Bescheid erst später kommt. Ein Schaden dagegen, der erst im Januar entsteht, bleibt draußen. In kleineren Betrieben sind es meist immer dieselben Posten: Kosten für die Erstellung des Jahresabschlusses und der Steuererklärungen, Aufbewahrungskosten, Urlaubs- und Überstundenrückstellungen, Gewährleistungen sowie noch nicht abgerechnete Fremdleistungen.

Welche Rückstellungen es gibt

Art	Beispiel	Handelsbilanz	Steuerbilanz
Ungewisse Verbindlichkeiten	Steuernachzahlung, Prozesskosten, Jahresabschlusskosten	Pflicht	Pflicht
Drohende Verluste aus schwebenden Geschäften	Auftrag, der teurer wird als der vereinbarte Preis	Pflicht (§ 249 Abs. 1 HGB)	verboten (§ 5 Abs. 4a EStG)
Unterlassene Instandhaltung	Reparatur, nachgeholt in den ersten drei Monaten des Folgejahres	Pflicht	Pflicht
Abraumbeseitigung	Nachholung im folgenden Geschäftsjahr	Pflicht	Pflicht
Gewährleistung ohne rechtliche Verpflichtung	Kulanzleistung an Stammkunden	Pflicht	Pflicht

Bewertung und Abzinsung

Angesetzt wird nach § 253 Abs. 1 HGB der nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendige Erfüllungsbetrag. Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr sind handelsrechtlich mit dem durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen sieben Geschäftsjahre abzuzinsen, bei Altersversorgungsverpflichtungen der vergangenen zehn Jahre; die Sätze veröffentlicht die Deutsche Bundesbank monatlich. Steuerlich schreibt § 6 Abs. 1 Nr. 3a EStG einen festen Zinssatz von 5,5 Prozent vor, ausgenommen Verpflichtungen mit einer Laufzeit unter zwölf Monaten. Derselbe Absatz verlangt, Erfahrungswerte über eine nur teilweise Inanspruchnahme und künftige Vorteile wertmindernd zu berücksichtigen und die Wertverhältnisse am Bilanzstichtag zugrunde zu legen — künftige Preis- und Kostensteigerungen bleiben also außen vor.

So wird gebucht

Beispiel: Zum 31.12. werden die Kosten für die Erstellung des Jahresabschlusses auf 1.800 € geschätzt. Gebucht wird der Aufwand gegen das Rückstellungskonto — SKR03 0977 bzw. SKR04 3095 (Rückstellungen für Abschluss- und Prüfungskosten). Im Folgejahr kommt die Rechnung über 1.500 € netto zuzüglich 285 € Umsatzsteuer.

Inanspruchnahme: Rückstellung 1.500 € und abziehbare Vorsteuer 285 € (SKR03 1576 / SKR04 1406) an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.785 € (SKR03 1600 / SKR04 3300).
Auflösung des Rests: Rückstellung 300 € an Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen — der Betrag erhöht den Gewinn des Folgejahres.

Weitere gebräuchliche Konten sind SKR03 0955 / SKR04 3020 für Steuerrückstellungen und SKR03 0970 / SKR04 3070 für sonstige Rückstellungen. Die Bildung ist eine klassische Abschlussbuchung und gehört zu den Arbeiten, bei denen sich zeigt, ob alle fehlenden Belege beschafft wurden.

Seit 2025

Die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen bemisst sich nach der Restlaufzeit der Aufbewahrungspflicht. Seit dem 01.01.2025 beträgt sie für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre — für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse aber weiterhin zehn Jahre. Wer den Rückstellungsbetrag pauschal fortschreibt, setzt ihn seither tendenziell zu hoch an.

Abgrenzung

Von der Verbindlichkeit unterscheidet die Rückstellung die Ungewissheit über Höhe oder Bestehen, von der Rücklage die Zugehörigkeit zum Fremdkapital. Wer den Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, bildet gar keine Rückstellungen: Dort mindert der Aufwand den Gewinn erst im Jahr der Zahlung, weshalb Rückstellungen dort auch keine Betriebsausgabe vorziehen können.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Rückstellung und Rücklage?

Eine Rückstellung ist Fremdkapital für eine ungewisse Verpflichtung gegenüber einem Dritten, eine Rücklage ist Eigenkapital. Rückstellungen mindern den Gewinn, die Bildung einer Rücklage aus dem Jahresüberschuss dagegen nicht.

Darf ich eine Rückstellung für drohende Verluste bilden?

Handelsrechtlich ja, steuerlich nein. § 249 Abs. 1 HGB verlangt die Drohverlustrückstellung, § 5 Abs. 4a EStG verbietet ihren Ansatz in der Steuerbilanz — die Differenz führt zu einer Abweichung zwischen Handels- und Steuerbilanz.

Werden Rückstellungen verzinst oder abgezinst?

Steuerlich mit 5,5 Prozent nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG, sofern die Laufzeit am Bilanzstichtag mindestens zwölf Monate beträgt. Handelsrechtlich gilt der durchschnittliche Marktzinssatz der vergangenen sieben Geschäftsjahre, bei Altersversorgungsverpflichtungen der der vergangenen zehn Jahre.

Kann ich als Einnahmenüberschussrechner Rückstellungen bilden?

Nein. In der Einnahmenüberschussrechnung zählt allein der Geldfluss, deshalb gibt es dort weder Rückstellungen noch Forderungen oder Verbindlichkeiten. Der Aufwand wirkt sich erst im Jahr der Zahlung aus.

Was passiert mit einer zu hoch gebildeten Rückstellung?

Sie wird in Höhe des überschüssigen Betrags ertragswirksam aufgelöst, sobald der Grund entfallen ist. Die Auflösung erhöht den Gewinn des Jahres, in dem sich die Schätzung als zu hoch herausstellt.