Abschlussbuchung
Abschlussbuchungen sind die Buchungen am Ende eines Geschäftsjahres, mit denen Abschreibungen, Rechnungsabgrenzungen, Rückstellungen und Bestandsveränderungen erfasst und die Konten in Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung überführt werden.
Abschlussbuchungen sind die Buchungen am Ende eines Geschäftsjahres, die aus der laufenden Buchführung einen Jahresabschluss machen. Sie ordnen Aufwand und Ertrag der richtigen Periode zu, bewerten die Bestände neu und führen anschließend alle Konten in Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zusammen. Gebucht wird zum Abschlussstichtag, erfasst wird oft erst Wochen später — der Stichtag zählt.
Grundlage ist § 242 HGB: Der Kaufmann stellt zum Schluss jedes Geschäftsjahres eine Bilanz und eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge auf; beide zusammen bilden den Jahresabschluss. Kapitalgesellschaften haben dafür drei Monate Zeit, kleine Kapitalgesellschaften bis zu sechs Monate (§ 264 Abs. 1 HGB).
Der Katalog der Abschlussbuchungen
| Sachverhalt | Buchungssatz | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|---|
| Planmäßige Abschreibung | Abschreibungen an Anlagekonto | 4830 | 6220 |
| Aktive Rechnungsabgrenzung | ARAP an Aufwandskonto | 0980 | 1900 |
| Passive Rechnungsabgrenzung | Ertragskonto an PRAP | 0990 | 3900 |
| Sonstige Rückstellung | Aufwandskonto an Rückstellung | 0970 | 3070 |
| Bestandserhöhung Waren | Waren (Bestand) an Bestandsveränderungen | 3980 / 3960 | 1140 / 5880 |
Rechenbeispiel: Mietvorauszahlung abgrenzen
Ein Betrieb überweist am 28.12.2026 die Büromiete für das erste Quartal 2027, insgesamt 7.200,00 € (umsatzsteuerfreie Vermietung nach § 4 Nr. 12 UStG). Wirtschaftlich gehört der Aufwand vollständig ins Jahr 2027:
| Datum | Buchungssatz (SKR03 / SKR04) | Betrag |
|---|---|---|
| 28.12.2026 | 4210 / 6310 Miete an 1200 Bank (SKR03) bzw. 1800 Bank (SKR04) | 7.200,00 € |
| 31.12.2026 | 0980 / 1900 Aktive Rechnungsabgrenzung an 4210 / 6310 Miete | 7.200,00 € |
| 01.01.2027 | 4210 / 6310 Miete an 0980 / 1900 Aktive Rechnungsabgrenzung | 7.200,00 € |
Ergebnis: Der Mietaufwand 2026 sinkt um 7.200,00 €, die Bilanz zum 31.12.2026 weist stattdessen einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten in dieser Höhe aus, und 2027 trifft der Aufwand die Periode, in die er gehört. Bei einem Steuersatz auf den Gewinn von beispielsweise 30 % verschiebt allein diese eine Buchung rund 2.160 € Steuerlast von 2026 nach 2027.
Rechenbeispiel: Rückstellung bilden und auflösen
Am 31.12.2026 steht fest, dass der Jahresabschluss 2026 noch erstellt werden muss; die erwarteten Kosten betragen 4.000,00 € netto. Gebucht wird Aufwandskonto an 0970 / 3070 Sonstige Rückstellungen 4.000,00 € — netto, denn eine Rückstellung enthält keine Vorsteuer. Kommt die Rechnung im Mai 2027 über 4.500,00 € netto zuzüglich 855,00 € Umsatzsteuer, wird die Rückstellung mit 4.000,00 € aufgelöst, die Differenz von 500,00 € als periodenfremder Aufwand 2027 gebucht und die Vorsteuer von 855,00 € auf 1576 im SKR03 beziehungsweise 1406 im SKR04 gezogen. Fällt die Rechnung niedriger aus, entsteht spiegelbildlich ein sonstiger betrieblicher Ertrag.
Bewertung nach der Inventur
Vor den Abschlussbuchungen steht die Inventur. Aus ihr ergeben sich die tatsächlichen Bestände an Waren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen. Die Differenz zum Buchbestand wird über das Bestandsveränderungskonto gebucht — steigt der Warenbestand von 16.000,00 € auf 19.500,00 €, lautet die Buchung 3980 / 1140 Waren (Bestand) 3.500,00 € an 3960 / 5880 Bestandsveränderungen. Dazu kommen die Bewertung der Forderungen (Einzel- und Pauschalwertberichtigung), die Abschreibung des Anlagevermögens auf den Buchwert und die Bildung von Rückstellungen. Wie sich eine Abschreibung über die Nutzungsdauer verteilt, rechnet der AfA-Rechner vor.
Der eigentliche Abschluss der Konten
Zum Schluss werden die Konten abgeschlossen: Erfolgskonten über die Gewinn- und Verlustrechnung, Bestandskonten über das Schlussbilanzkonto. Der Saldo der Gewinn- und Verlustrechnung geht ins Eigenkapital ein und stellt die Bilanz glatt. In DATEV-Kontenrahmen existieren eigene Konten für Schlussbilanz und Gewinn- und Verlustrechnung allerdings nicht — dort entstehen beide Auswertungen direkt aus den Salden, und der Kreis schließt sich erst mit der Eröffnungsbuchung des Folgejahres über Konto 9000.
Der Jahresabschluss ist der Moment, in dem fehlende Belege endgültig auffallen — nur ist es dann ein Jahr her, dass die Zahlung lief. Was jetzt nicht dokumentiert ist, wird nicht abgezogen oder muss über einen Eigenbeleg ersetzt werden, der beim Vorsteuerabzug ohnehin nicht hilft. Unterjährig lückenlos sammeln verkürzt diese Phase spürbar; so finden Sie fehlende Belege für den Jahresabschluss.
Häufige Fragen
Bis wann muss der Jahresabschluss aufgestellt sein?
Kapitalgesellschaften haben drei Monate nach dem Abschlussstichtag, kleine Kapitalgesellschaften bis zu sechs Monate (§ 264 Abs. 1 HGB). Offengelegt werden muss spätestens ein Jahr nach dem Stichtag (§ 325 Abs. 1a HGB).
Was ist der Unterschied zwischen Rückstellung und Verbindlichkeit?
Eine Verbindlichkeit steht nach Betrag und Fälligkeit fest, eine Rückstellung nicht. Bei der Rückstellung sind Höhe oder Zeitpunkt ungewiss, die Verpflichtung selbst aber am Stichtag bereits verursacht.
Wann brauche ich einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten?
Wenn Sie vor dem Stichtag zahlen, der Aufwand aber ins nächste Jahr gehört — etwa Miete oder Versicherung für Januar, die im Dezember abfließt. Der Betrag wird aus dem Aufwand herausgenommen und im Folgejahr wieder aufgelöst.
Was passiert mit Belegen, die beim Abschluss fehlen?
Ohne Beleg kein Betriebsausgabenabzug. Bei kleinen Beträgen und nachweisbarem betrieblichem Anlass hilft ein Eigenbeleg, bei Vorsteuer nicht: Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus.
Wird die Gewinn- und Verlustrechnung über ein eigenes Konto abgeschlossen?
In der Lehrbuchsystematik ja, über GuV-Konto und Schlussbilanzkonto. In DATEV-Kontenrahmen gibt es diese Konten nicht — die Programme bilden Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung direkt aus den Salden.
Muss ich für den Abschluss inventieren?
Ja, bilanzierende Unternehmen müssen zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. Die Bestände aus der Inventur sind die Grundlage für Bewertung und Bestandsveränderung.